Đăng ký
Đăng nhập
Hoá đơn thương mại/Commercial Invoice là chứng từ quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế. Chứng từ này thường do người bán lập để thể hiện thông tin hàng hóa, giá trị giao dịch, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và các thông tin cần thiết cho quá trình thanh toán, khai báo hải quan, vận chuyển và lưu hồ sơ xuất nhập khẩu.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp dễ nhầm hóa đơn thương mại với hóa đơn giá trị gia tăng. Tuy nhiên, đây là hai loại chứng từ có bản chất và mục đích sử dụng khác nhau. Hóa đơn thương mại thường dùng trong giao dịch xuất nhập khẩu, còn hóa đơn GTGT là hóa đơn phục vụ quản lý thuế, kê khai thuế và ghi nhận giao dịch theo quy định về hóa đơn điện tử tại Việt Nam.
Hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại, tiếng Anh là Commercial Invoice, là chứng từ do người bán hoặc người xuất khẩu lập trong giao dịch mua bán quốc tế. Hóa đơn này ghi nhận thông tin về người bán, người mua, hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán theo thỏa thuận giữa các bên.
Commercial Invoice thường được dùng làm căn cứ để người mua thanh toán tiền hàng, đồng thời hỗ trợ cơ quan hải quan kiểm tra trị giá, thông tin hàng hóa và xử lý thủ tục xuất nhập khẩu. Đây cũng là chứng từ quan trọng trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu, thường đi kèm hợp đồng, packing list, vận đơn, tờ khai hải quan và chứng nhận xuất xứ nếu có.
Vai trò của hóa đơn thương mại gồm:
- Làm căn cứ thanh toán: Người mua dựa vào hóa đơn để thanh toán tiền hàng cho người bán.
- Phục vụ khai báo hải quan: Cơ quan hải quan dùng thông tin trên hóa đơn để kiểm tra trị giá, hàng hóa và hồ sơ xuất nhập khẩu.
- Làm chứng từ trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu: Commercial Invoice thường đi cùng hợp đồng, packing list, vận đơn, tờ khai hải quan, chứng nhận xuất xứ nếu có.
- Hỗ trợ đối chiếu giao dịch: Doanh nghiệp dùng hóa đơn để đối chiếu số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng và công nợ.
- Làm căn cứ ghi nhận kế toán: Kế toán có thể sử dụng thông tin trên hóa đơn thương mại để theo dõi doanh thu, chi phí, công nợ và hồ sơ thanh toán quốc tế.
Quy định về hóa đơn thương mại hiện nay
Hóa đơn thương mại không có một mẫu cố định áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp, nhưng cần thể hiện đầy đủ thông tin cần thiết để phục vụ thanh toán, vận chuyển, khai báo hải quan và lưu hồ sơ. Trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa, quy định về thời điểm lập hóa đơn cũng cần được kế toán và bộ phận xuất nhập khẩu lưu ý.
Theo hướng dẫn hiện hành về hóa đơn điện tử, đối với xuất khẩu hàng hóa, bao gồm cả gia công xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
Thời hạn xuất hóa đơn thương mại
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với hàng hóa xuất khẩu, bao gồm cả gia công xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan. Quy định này có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.
Có thể hiểu như sau:
- Doanh nghiệp không bắt buộc phải lập hóa đơn ngay đúng thời điểm hàng được thông quan.
- Người bán được chủ động chọn thời điểm lập hóa đơn, nhưng phải nằm trong khoảng từ thời điểm hàng được thông quan đến hết ngày làm việc tiếp theo.
- Ví dụ, hàng hóa được thông quan vào thứ Hai thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn chậm nhất trong ngày thứ Ba, nếu thứ Ba là ngày làm việc.
- Nếu ngày tiếp theo rơi vào ngày nghỉ, ngày lễ thì mốc “ngày làm việc tiếp theo” được xác định theo ngày làm việc kế tiếp theo quy định.
Quy định này áp dụng cho hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu. Vì vậy, doanh nghiệp cần theo dõi chính xác ngày thông quan trên tờ khai hải quan để xác định hạn cuối lập hóa đơn, tránh lập hóa đơn muộn hơn thời điểm pháp luật cho phép.
Nội dung cần có trong mẫu hóa đơn
Một mẫu hóa đơn thương mại Commercial Invoice thường cần có các thông tin cơ bản sau:
- Tên chứng từ: Commercial Invoice/Hóa đơn thương mại.
- Số hóa đơn và ngày lập hóa đơn.
- Thông tin người bán/người xuất khẩu.
- Thông tin người mua/người nhập khẩu.
- Thông tin người nhận hàng nếu khác người mua.
- Số hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc mã tham chiếu nếu có.
- Mô tả hàng hóa, mã hàng, quy cách, xuất xứ nếu cần.
- Số lượng, đơn vị tính, đơn giá và tổng trị giá hàng hóa.
- Đồng tiền thanh toán.
- Điều kiện giao hàng theo Incoterms nếu có.
- Phương thức thanh toán.
- Cảng đi, cảng đến, phương thức vận chuyển hoặc thông tin lô hàng nếu cần.
- Chữ ký, họ tên, chức vụ của người lập/người đại diện bên bán.
Tùy từng thị trường nhập khẩu, mặt hàng hoặc yêu cầu của người mua, hóa đơn thương mại có thể cần thêm thông tin về mã HS, nước xuất xứ, trọng lượng, số kiện, số container, số vận đơn hoặc thông tin chứng nhận đi kèm.
Các mẫu hóa đơn thương mại Commercial Invoice phổ biến hiện nay
Tùy mục đích sử dụng, thời điểm lập và yêu cầu của giao dịch, doanh nghiệp có thể gặp nhiều loại mẫu hóa đơn thương mại khác nhau. Dưới đây là các mẫu phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Hóa đơn thương mại chính thức
Hóa đơn thương mại chính thức thường được gọi là Final Invoice. Đây là hóa đơn được lập khi giao dịch đã xác định đầy đủ thông tin về hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng và nghĩa vụ thanh toán giữa hai bên.
Final Invoice thường được dùng làm căn cứ thanh toán cuối cùng, khai báo hải quan và lưu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Loại hóa đơn này cần khớp với hợp đồng, packing list, vận đơn và các chứng từ liên quan để hạn chế sai lệch khi thông quan hoặc đối chiếu công nợ.
Hóa đơn tạm thời
Hóa đơn tạm thời trong tiếng Anh thường gọi là Provisional Invoice. Loại hóa đơn này được sử dụng khi giá trị, số lượng hoặc một số điều kiện của lô hàng chưa được xác định chính xác tại thời điểm lập chứng từ.
Provisional Invoice thường gặp trong trường hợp giao hàng từng phần, thanh toán tạm thời, giá hàng còn phụ thuộc kết quả kiểm định hoặc cần chốt lại sau khi cân đo, nghiệm thu. Sau khi dữ liệu chính thức được xác nhận, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn chính thức để làm căn cứ thanh toán cuối cùng.
Hóa đơn chi tiết
Hóa đơn chi tiết thường được gọi là Detailed Invoice. Đây là loại hóa đơn thể hiện chi tiết cấu thành giá trị hàng hóa, từng dòng hàng, đơn giá, số lượng, khoản cộng/trừ hoặc các yếu tố liên quan đến giá.
Detailed Invoice phù hợp với giao dịch có nhiều mặt hàng, nhiều cấu phần giá hoặc cần giải trình rõ cơ sở tính giá cho người mua, ngân hàng, đơn vị logistics hoặc cơ quan hải quan. Loại hóa đơn này giúp các bên dễ đối chiếu hơn so với hóa đơn chỉ ghi tổng giá trị chung.
Hóa đơn thương mại chiếu lệ
Hóa đơn thương mại chiếu lệ thường được gọi là Proforma Invoice. Đây là chứng từ có hình thức gần giống hóa đơn thương mại, nhưng thường được lập trước khi giao dịch chính thức hoàn tất để báo giá, xác nhận điều kiện bán hàng hoặc làm căn cứ xin giấy phép, mở L/C, đặt cọc, chuẩn bị thủ tục nhập khẩu.
Proforma Invoice không phải hóa đơn yêu cầu thanh toán cuối cùng như Commercial Invoice chính thức. Do đó, doanh nghiệp cần ghi rõ tính chất chiếu lệ/tạm tính và không dùng nhầm Proforma Invoice thay cho Final Invoice trong bộ hồ sơ thanh toán chính thức.
Hóa đơn thương mại lãnh sự
Hóa đơn thương mại lãnh sự trong tiếng Anh là Consular Invoice. Đây là loại hóa đơn thương mại đặc biệt, được cơ quan lãnh sự của nước nhập khẩu xác nhận hoặc hợp pháp hóa theo yêu cầu của một số quốc gia, thị trường hoặc loại hàng hóa cụ thể.
Consular Invoice thường được sử dụng để hỗ trợ cơ quan nhập khẩu kiểm soát hàng hóa, trị giá, xuất xứ hoặc thông tin giao dịch. Không phải thị trường nào cũng yêu cầu loại hóa đơn này, nên doanh nghiệp cần kiểm tra trước quy định của nước nhập khẩu và yêu cầu từ đối tác trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Phân biệt hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng đều là chứng từ ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. Cả hai đều có thể thể hiện thông tin người bán, người mua, hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng giá trị giao dịch.
Tuy nhiên, hai loại hóa đơn này khác nhau về mục đích sử dụng, phạm vi áp dụng, cơ sở pháp lý và vai trò trong hồ sơ kế toán, thuế, hải quan.
| Tiêu chí | Hóa đơn thương mại/Commercial Invoice | Hóa đơn giá trị gia tăng |
| Bản chất | Chứng từ thương mại trong giao dịch quốc tế | Hóa đơn thuế theo quy định về hóa đơn, chứng từ tại Việt Nam |
| Phạm vi sử dụng | Chủ yếu dùng trong xuất nhập khẩu, mua bán hàng hóa quốc tế | Dùng trong bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng lập hóa đơn GTGT |
| Người lập | Người bán/người xuất khẩu lập theo thỏa thuận thương mại | Người bán lập theo quy định pháp luật về hóa đơn, thuế GTGT |
| Mục đích chính | Thanh toán quốc tế, khai báo hải quan, đối chiếu bộ chứng từ xuất nhập khẩu | Ghi nhận doanh thu, kê khai thuế GTGT, hạch toán kế toán và quản lý thuế |
| Mẫu biểu | Không có mẫu cố định bắt buộc chung, thường theo thông lệ quốc tế và yêu cầu giao dịch | Có nội dung bắt buộc theo quy định về hóa đơn điện tử |
| Thuế GTGT | Không phải lúc nào cũng thể hiện như hóa đơn GTGT nội địa | Thể hiện thuế suất, tiền thuế GTGT nếu thuộc đối tượng chịu thuế |
| Vai trò với hải quan | Là chứng từ quan trọng trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu | Có thể được sử dụng trong một số trường hợp theo quy định, nhưng không thay thế toàn bộ vai trò thương mại của Commercial Invoice |
| Ngôn ngữ, đồng tiền | Thường dùng tiếng Anh và ngoại tệ theo hợp đồng | Có thể dùng tiếng Việt, ngoại tệ hoặc đồng Việt Nam theo quy định hóa đơn điện tử |
| Tính pháp lý | Căn cứ theo thỏa thuận thương mại, quy định hải quan và thông lệ giao dịch quốc tế | Căn cứ theo pháp luật thuế, hóa đơn điện tử và kế toán tại Việt Nam |
Như vậy, doanh nghiệp xuất khẩu cần phân biệt đúng để lập hồ sơ phù hợp. Commercial Invoice phục vụ nhiều cho giao dịch quốc tế và hải quan, còn hóa đơn GTGT phục vụ quản lý thuế và kê khai theo quy định trong nước.
Lưu ý khi sử dụng mẫu hóa đơn thương mại
Khi sử dụng mẫu hóa đơn thương mại, doanh nghiệp không nên chỉ điền thông tin theo mẫu có sẵn mà cần kiểm tra sự thống nhất với toàn bộ bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Một sai lệch nhỏ về tên hàng, số lượng, đơn giá hoặc điều kiện giao hàng có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu giải trình hoặc chỉnh sửa.
Một số lưu ý quan trọng gồm:
- Thông tin trên hóa đơn phải khớp với hợp đồng và packing list. Tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền, điều kiện giao hàng và thông tin người mua cần thống nhất giữa các chứng từ.
- Mô tả hàng hóa cần rõ ràng. Doanh nghiệp nên ghi đầy đủ tên hàng, mã hàng, quy cách, model, chất liệu, xuất xứ hoặc mã HS nếu cần theo yêu cầu hồ sơ.
- Đồng tiền thanh toán phải đúng theo thỏa thuận. Nếu hợp đồng thanh toán bằng USD, EUR hoặc ngoại tệ khác, hóa đơn thương mại cần thể hiện đúng đồng tiền đó.
- Điều kiện giao hàng cần ghi chính xác. Các điều kiện như FOB, CIF, EXW, CFR cần thống nhất với hợp đồng, vận đơn và hồ sơ khai hải quan.
- Không dùng nhầm Proforma Invoice thay cho Final Invoice. Hóa đơn chiếu lệ thường chỉ dùng để báo giá hoặc chuẩn bị giao dịch, không thay thế hóa đơn thương mại chính thức khi thanh toán cuối cùng.
- Kiểm tra yêu cầu riêng của nước nhập khẩu. Một số thị trường có thể yêu cầu Consular Invoice, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thông tin bổ sung trên hóa đơn.
- Lưu đầy đủ bản hóa đơn và chứng từ liên quan. Doanh nghiệp nên lưu Commercial Invoice cùng hợp đồng, packing list, vận đơn, tờ khai hải quan, chứng từ thanh toán và chứng nhận xuất xứ nếu có.
- Phối hợp giữa kế toán và bộ phận xuất nhập khẩu. Kế toán cần đối chiếu thông tin hóa đơn thương mại với hóa đơn điện tử, hồ sơ thuế, công nợ và tỷ giá ghi sổ để bảo đảm số liệu không bị lệch.
Hoá đơn thương mại/Commercial Invoice là chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, dùng để thể hiện giá trị giao dịch, yêu cầu thanh toán, thông tin hàng hóa và căn cứ khai báo hải quan. Doanh nghiệp cần lập hóa đơn thương mại chính xác, thống nhất với hợp đồng, packing list, vận đơn và các chứng từ liên quan để hạn chế rủi ro khi thông quan hoặc thanh toán quốc tế.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phân biệt rõ hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng. Commercial Invoice phục vụ giao dịch quốc tế và hồ sơ hải quan, còn hóa đơn GTGT phục vụ quản lý thuế, kê khai và hạch toán theo quy định tại Việt Nam. Với các doanh nghiệp thường xuyên phát sinh hóa đơn xuất khẩu, xCyber Bill có thể hỗ trợ quản lý hóa đơn điện tử tập trung, giúp kế toán tra cứu, lưu trữ và đối chiếu chứng từ thuận tiện hơn.
