Điều chỉnh giảm hóa đơn về 0: Quy trình và thủ tục thực hiện chi tiết

Trong quá trình quản lý hóa đơn điện tử, việc phát sinh sai sót là điều khó tránh khỏi. Một trong những nghiệp vụ thường khiến kế toán lúng túng chính là điều chỉnh giảm hóa đơn về 0. Vậy khi nào cần thực hiện thao tác này và quy trình lập biên bản, xuất hóa đơn ra sao để đảm bảo tính hợp lệ theo quy định của cơ quan Thuế? Hãy cùng theo dõi hướng dẫn chi tiết trong bài viết dưới đây.

Điều chỉnh giảm hóa đơn về 0 là gì? Lý do cần điều chỉnh?

Điều chỉnh giảm hóa đơn về 0 là nghiệp vụ kế toán thực hiện lập hóa đơn điện tử điều chỉnh nhằm giảm toàn bộ các giá trị (thành tiền, tiền thuế, tổng thanh toán) trên hóa đơn gốc đã lập xuống mức bằng 0. Phương pháp này được áp dụng khi hóa đơn ban đầu không còn phản ánh đúng thực tế giao dịch và cần được triệt tiêu hoàn toàn giá trị pháp lý.

Dưới đây là một số lý do điều chỉnh giảm hóa đơn về 0 phổ biến:

– Sai sót làm “sai toàn bộ giá trị” hóa đơn:

• Ghi sai hàng hóa, dịch vụ (nhầm mặt hàng hoặc mô tả sai dẫn đến giá trị không đúng).
• Sai số lượng, đơn giá làm tổng tiền bị ghi nhận sai hoàn toàn.
• Sai thuế suất, tiền thuế kéo theo tổng tiền thanh toán không đúng.

– Giao dịch thực tế không phát sinh hoặc bị hủy: Sau khi xuất hóa đơn, hai bên quyết định chấm dứt/hủy thỏa thuận cung cấp hàng hóa, dịch vụ, hoặc bên bán không giao hàng/không nghiệm thu, dẫn đến hóa đơn gốc không còn căn cứ.

– Điều chỉnh theo kết luận/đối chiếu: Sau thanh toán hoặc quyết toán, giá trị bị điều chỉnh giảm toàn bộ theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ quyết toán.

Hướng dẫn cách điều chỉnh giảm hóa đơn về 0

Để thực hiện đúng quy định pháp luật (theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC), cách điều chỉnh giảm hóa đơn về 0 bao gồm các bước trình tự sau đây:

Bước 1: Xác định lý do điều chỉnh giảm hóa đơn về 0 và phương án xử lý

Đầu tiên, kế toán cần rà soát lại hóa đơn gốc cùng hồ sơ giao dịch để xác định chính xác lý do cần “giảm về 0” (ví dụ như sai toàn bộ giá trị, giao dịch bị hủy…). Sau đó, người bán lựa chọn phương án lập hóa đơn điều chỉnh để triệt tiêu giá trị của hóa đơn sai sót. 

Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận/thông báo trước khi lập hóa đơn điều chỉnh

Căn cứ quy định hiện hành, trước khi thực hiện nghiệp vụ, hai bên cần có sự thống nhất:

• Đối với người mua là tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh: Hai bên bắt buộc phải lập biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn về 0. Trong biên bản cần ghi rõ nội dung sai sót và thống nhất cách điều chỉnh. Việc lưu trữ mẫu biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn về 0 tại doanh nghiệp là bắt buộc để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Đối với người mua là cá nhân: Người bán chỉ cần thông báo cho người mua hoặc thông báo công khai trên website (nếu có) và lưu trữ lại hồ sơ.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm về 0

Khi tiến hành xuất hóa đơn điều chỉnh giảm về 0, kế toán cần đảm bảo các nguyên tắc khắt khe trên mẫu điều chỉnh giảm hóa đơn về 0:

• Bắt buộc có dòng chữ ghi chú: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” để liên kết rõ ràng với hóa đơn gốc.
• Ghi giá trị âm (-): Các chỉ tiêu điều chỉnh giảm (tiền hàng, tiền thuế, tổng thanh toán…) phải được ghi bằng số âm (-) tương ứng với phần giảm để tổng hợp lại làm triệt tiêu giá trị hóa đơn gốc.

Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh giảm

Sau khi lập xong, người bán thực hiện ký số trên hóa đơn:

• Hóa đơn không có mã: Gửi trực tiếp cho người mua.
• Hóa đơn có mã: Gửi lên cơ quan thuế để được cấp mã, sau đó mới gửi cho khách hàng.

Bước 5: Kê khai điều chỉnh và lưu trữ hồ sơ

Thực hiện kê khai bổ sung, điều chỉnh theo kỳ hiện hành, đảm bảo số liệu của cả hai bên đồng nhất. Đừng quên lưu trữ đầy đủ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh, văn bản thỏa thuận và tài liệu liên quan để phục vụ đối chiếu sau này. 

Ví dụ chi tiết về điều chỉnh giảm hóa đơn về 0

Để hình dung rõ hơn, chúng ta hãy xem xét ví dụ cụ thể sau:

Doanh nghiệp đã xuất hóa đơn số 00000001 ngày 18/06/2025 cho khách hàng với tổng giá trị 17.325.000đ. Tuy nhiên, do sơ suất nên hóa đơn này bị xuất trùng. Để xử lý, kế toán thực hiện điều chỉnh về 0 như sau:

Sau khi thực hiện Bước 1 và Bước 2 (lập thỏa thuận), bạn thao tác lập hóa đơn điều chỉnh. Trọng tâm nằm ở Bước 3: Khai báo thông tin trên hóa đơn như sau:

• Lý do điều chỉnh: Ghi rõ “Xuất nhầm/xuất trùng hóa đơn”.
• Tùy chỉnh tính toán: Bỏ chọn tính năng “Tự động tính toán số liệu” trên phần mềm để có thể tự nhập số âm.
• Cột Số lượng: Ghi âm toàn bộ số lượng tại từng dòng hàng (thêm dấu “-“).
  • Dòng 1: Điền -15
  • Dòng 2: Điền -15
• Cột Đơn giá: Bỏ trống.
• Cột Thành tiền: Ghi âm số tiền tại từng dòng.

• Dòng 1: Điền -7.500.000
• Dòng 2: Điền -8.250.000

• Cộng tiền hàng: Điền –15.750.000
• Tiền thuế GTGT: Điền -1.575.000
• Tổng tiền thanh toán: Điền -17.325.000

Cuối cùng, bạn kiểm tra lại số liệu, ký số, lưu và phát hành hóa đơn điều chỉnh. 

Lưu ý khi tiến hành điều chỉnh giảm hóa đơn về 0

Khi thực hiện nghiệp vụ này, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

• Chỉ áp dụng khi hóa đơn gốc chưa bị thay thế: Đảm bảo rằng hóa đơn bạn định điều chỉnh vẫn đang ở trạng thái hợp lệ và chưa từng bị thay thế bởi một hóa đơn khác.
• Nguyên tắc điều chỉnh lần 2: Theo điểm a Khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu hóa đơn đã được điều chỉnh một lần nhưng vẫn tiếp tục phát hiện sai sót, bạn phải lập hóa đơn điều chỉnh mới cho chính hóa đơn bị điều chỉnh đó.
• Tính thống nhất: Nội dung trên biên bản thỏa thuận và nội dung ghi trên hóa đơn điều chỉnh phải hoàn toàn khớp nhau về số liệu và lý do
• Kiểm tra kỹ dấu âm (-): Khi ghi nhận giảm, bắt buộc phải có dấu trừ (-) trước các con số thành tiền, tiền thuế và tổng thanh toán để khi hệ thống cộng gộp với hóa đơn gốc, kết quả mới trở về 0 một cách đồng bộ.

Việc nắm vững quy trình điều chỉnh giảm hóa đơn về 0 không chỉ giúp kế toán xử lý sai sót nhanh chóng mà còn đảm bảo an toàn về mặt pháp lý cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn chi tiết và các bước thực hiện cụ thể nhất. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về quy định hóa đơn, hãy tham khảo thêm các văn bản hướng dẫn từ cơ quan Thuế để thực hiện chính xác nhất!