Đăng ký
Đăng nhập
Trong hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp, giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ không thể thiếu để kiểm soát các khoản chi nội bộ. Việc hiểu rõ cách lập và sử dụng các biểu mẫu này không chỉ giúp nhân viên nhanh chóng nhận được kinh phí thực hiện nhiệm vụ mà còn giúp kế toán dễ dàng theo dõi, hạch toán
Giấy đề nghị tạm ứng là gì? Khi nào cần sử dụng?
Giấy đề nghị tạm ứng là một loại chứng từ nội bộ do cá nhân hoặc các bộ phận trong doanh nghiệp lập ra. Mục đích của loại giấy này là để xin tạm ứng một số tiền nhất định phục vụ cho một công việc cụ thể như: chi trả công tác phí, mua sắm hàng hóa, tạm ứng lương nhân viên hay các chi phí vận hành khác.
Giấy tạm ứng đóng vai trò cực kỳ quan trọng:
- Là căn cứ xác đáng để kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu và thực hiện thủ tục tạm ứng.
- Làm cơ sở để lập phiếu chi và xuất quỹ.
- Giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, ngăn chặn việc chi sai mục đích.
- Đảm bảo tính minh bạch trong quá trình thanh toán, hoàn ứng, cũng như phục vụ tốt cho công tác kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.
Khi nào cần sử dụng mẫu đề nghị tạm ứng?
Doanh nghiệp nên yêu cầu nhân viên lập chứng từ này trong các trường hợp sau:
- Đi công tác: Chi trả chi phí đi lại, lưu trú khách sạn, tiếp khách hoặc các khoản chi chưa thể có hóa đơn quyết toán ngay.
- Mua hàng hóa – dịch vụ: Cần ứng tiền trước để thanh toán cho đối tác, nhà cung cấp.
- Tạm ứng lương: Người lao động có nhu cầu ứng trước tiền lương, tiền thưởng trong kỳ theo quy định của công ty.
- Chi phí dự án: Phục vụ cho các công trình, nhiệm vụ đặc thù hoặc các bộ phận sản xuất.
- Các khoản chi phát sinh gấp chưa kịp lấy hóa đơn nhưng cần thanh toán ngay lập tức.
[Danh sách] Biểu mẫu giấy đề nghị tạm ứng chuẩn Thông tư
Dưới đây là bảng tổng hợp các mẫu đề nghị tạm ứng được cập nhật mới nhất dựa trên các Thông tư của Bộ Tài chính.
Lưu ý: Các biểu mẫu này mang tính chất hướng dẫn, không bắt buộc cứng nhắc. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể linh hoạt tùy chỉnh để phù hợp với đặc thù hoạt động và quy chế nội bộ, miễn là vẫn đảm bảo các nội dung cốt lõi theo Luật Kế toán.
| Tên mẫu | Đối tượng áp dụng | Link tải |
| Mẫu 03-TT (Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC) | Cho mọi doanh nghiệp (Hiệu lực từ ngày 1/1/2026) | [Tải File Word] |
| Mẫu 03-TT (Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC) | Cho mọi doanh nghiệp (Áp dụng đến hết ngày 31/12/2025) | [Tải File Word] |
| Mẫu 03-TT (Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC) | Dành cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa | [Tải File Word] |
| Mẫu C42-HD (Theo Thông tư 107/2017/TT-BTC) | Đơn vị hành chính sự nghiệp, công lập (Hết hiệu lực 1/1/2025) | [Tải File Word] |
| Mẫu tạm ứng tiền lương | NLĐ xin ứng lương, ứng tiền theo chế độ nội bộ | [Tải File Word] |
| Mẫu tạm ứng hợp đồng | Tạm ứng hợp đồng mua sắm, dịch vụ, xây dựng | [Tải File Word] |
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 99
Thông tư 99/2025/TT-BTC là chế độ kế toán doanh nghiệp mới nhất, sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 1/1/2026 (thay thế cho Thông tư 200). Giấy đề nghị tạm ứng theo thông tư 99 thể hiện đầy đủ các thông tin cốt lõi nhất bao gồm: thông tin người đề nghị, phòng ban công tác, nội dung xin tạm ứng, số tiền (ghi bằng số và bằng chữ), thời hạn hoàn ứng và không thể thiếu chữ ký phê duyệt của các cấp quản lý.
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 200
Giấy đề nghị tạm ứng theo thông tư 200 là mẫu cực kỳ quen thuộc và áp dụng cho mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, các kế toán viên cần đặc biệt lưu ý: từ ngày 1/1/2026, Thông tư này sẽ chính thức hết hiệu lực. Do đó, các đơn vị đang sử dụng mẫu này cần có kế hoạch chuyển đổi sang mẫu mới theo Thông tư 99/2025/TT-BTC để đảm bảo tính hợp pháp.
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 133
Về cơ bản, cấu trúc của giấy đề nghị tạm ứng theo thông tư 133 có nhiều điểm tương đồng với mẫu mới theo Thông tư 99. Biểu mẫu này yêu cầu người lập phải cung cấp tối thiểu các thông tin: tên người đề nghị, lý do xin tạm ứng, số tiền cụ thể, thời hạn thanh toán hoàn ứng và các chữ ký phê duyệt liên quan.
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 107
Giấy đề nghị tạm ứng theo thông tư 107 chuyên được sử dụng trong nội bộ các đơn vị hành chính sự nghiệp và cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, xin lưu ý rằng mẫu này đã hết hiệu lực pháp lý kể từ ngày 1/1/2025. Dù vậy, các đơn vị hiện nay vẫn có thể tham khảo cấu trúc nội dung cốt lõi của mẫu này để tự tạo ra một biểu mẫu phù hợp với nhu cầu thực tế của cơ quan mình.
Chi tiết các mẫu đề nghị tạm ứng phổ biến hiện nay
Bên cạnh các biểu mẫu mang tính chất chung theo Thông tư, trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường cụ thể hóa thành các mẫu riêng biệt để dễ dàng quản lý. Dưới đây là chi tiết các loại giấy đề nghị thường gặp nhất:
Mẫu giấy tạm ứng tiền mặt
Mẫu giấy tạm ứng tiền mặt thường được dùng khi nhân viên cần ứng một số tiền mặt từ quỹ công ty để chi trả gấp cho các khoản như: mua sắm văn phòng phẩm, cước vận chuyển, hoặc sửa chữa trang thiết bị lặt vặt chưa có hóa đơn ngay. Mẫu này thường có quy trình duyệt khá nhanh gọn.
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo hợp đồng
Khi doanh nghiệp giao dịch với nhà cung cấp, đối tác tư vấn, đơn vị thi công hay mua sắm tài sản lớn, mẫu đề nghị tạm ứng theo hợp đồng sẽ được sử dụng. Vì số tiền tạm ứng thường rất lớn nên giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng bắt buộc phải thể hiện rõ:
- Thông tin chi tiết về hợp đồng (Số hợp đồng, ngày ký).
- Số tiền cần tạm ứng (theo % quy định trong hợp đồng).
- Mục đích tạm ứng rõ ràng. Quy trình phê duyệt của mẫu này thường khắt khe và qua nhiều cấp hơn so với các loại tạm ứng thông thường.
Mẫu giấy tạm ứng tiền công trình
Đặc thù của ngành xây dựng là cần dòng tiền liên tục để mua vật tư và trả công nhân. Do đó, giấy đề nghị tạm ứng tiền công trình (hay mẫu giấy tạm ứng tiền công trình) được các chỉ huy trưởng, kỹ sư lập ra để xin tiền bám sát theo tiến độ dự án. Chữ ký của ban quản lý dự án và kế toán trưởng là bắt buộc trong mẫu này.
Mẫu giấy tạm ứng tiền đi công tác
Trước mỗi chuyến công tác xa, nhân viên sẽ điền mẫu giấy tạm ứng tiền đi công tác để làm giấy tờ xin cấp tiền mua vé máy bay, đặt phòng khách sạn và các khoản sinh hoạt phí. Mẫu này cần đính kèm quyết định cử đi công tác của ban giám đốc.
Lưu ý khi sử dụng giấy đề nghị tạm ứng tiền
Để giấy đề nghị tạm ứng tiền hợp lệ và được duyệt nhanh chóng, bạn cần ghi nhớ các nguyên tắc lập chứng từ sau:
- Số lượng liên: Thường được người xin tạm ứng viết thành 1 liên và gửi trực tiếp cho Giám đốc (hoặc người có thẩm quyền xét duyệt).
- Thông tin đơn vị: Góc trên cùng bên trái của giấy phải ghi rõ tên doanh nghiệp và tên bộ phận công tác của người xin tạm ứng.
- Thông tin cá nhân & Số tiền: Người lập phải ghi đầy đủ họ tên, chức vụ. Đặc biệt, số tiền xin tạm ứng phải được ghi thống nhất cả bằng số và bằng chữ để tránh nhầm lẫn hoặc tẩy xóa.
- Lý do tạm ứng: Cần trình bày ngắn gọn, rõ ràng mục đích sử dụng tiền (Ví dụ: Ứng tiền đi công tác dự hội thảo tại Đà Nẵng, ứng tiền mua mực in,…).
- Thời hạn hoàn ứng: Phải ghi rõ ngày/tháng/năm sẽ hoàn lại số tiền hoặc nộp chứng từ quyết toán (hóa đơn, biên lai) cho kế toán.
Sau khi hoàn thiện, giấy sẽ được chuyển cho Kế toán trưởng kiểm tra và ghi ý kiến trước khi trình Giám đốc duyệt chi. Dựa vào quyết định này, thủ quỹ mới tiến hành xuất quỹ.
Quy trình phê duyệt giấy đề nghị tạm ứng mà bạn cần biết
Dù bạn sử dụng mẫu tạm ứng nào, quy trình xử lý chuẩn trong hầu hết các doanh nghiệp hiện nay thường trải qua 6 bước cơ bản sau:
- Bước 1 – Nhân viên lập đề nghị: Người có nhu cầu điền đầy đủ thông tin vào mẫu, đính kèm các tài liệu liên quan (như bảng dự trù kinh phí, hợp đồng, quyết định công tác).
- Bước 2 – Trưởng bộ phận phê duyệt: Quản lý trực tiếp xem xét tính hợp lý, cần thiết của khoản chi và ký xác nhận.
- Bước 3 – Kế toán kiểm tra: Kế toán rà soát lại hạn mức chi, kiểm tra xem người này còn khoản tạm ứng nào chưa hoàn hay không, và đánh giá tình hình ngân sách hiện tại.
- Bước 4 – Giám đốc/Người có thẩm quyền phê duyệt: Đây là bước chốt cuối cùng để quyết định có đồng ý giải ngân khoản tiền hay không.
- Bước 5 – Thủ quỹ thực hiện chi tiền: Căn cứ vào giấy đề nghị đã được ký duyệt đủ các cấp và phiếu chi, thủ quỹ tiến hành giao tiền mặt hoặc chuyển khoản.
- Bước 6 – Hoàn ứng: Khi công việc kết thúc, người nhận tiền phải tập hợp đầy đủ chứng từ, hóa đơn, bảng kê chi phí để làm thủ tục hoàn ứng. Kế toán sẽ đối chiếu và tất toán khoản tiền này trên Tài khoản 141.
Việc sử dụng đúng mẫu giấy đề nghị tạm ứng và tuân thủ quy trình phê duyệt không chỉ giúp dòng tiền doanh nghiệp được minh bạch mà còn bảo vệ quyền lợi của người lao động. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin và biểu mẫu hữu ích nhất để áp dụng vào công việc kế toán và hành chính hàng ngày.
