Đăng ký
Đăng nhập
Hóa đơn điều chỉnh là một trong những hình thức xử lý phổ biến khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Tùy nội dung sai, người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh để sửa thông tin, điều chỉnh tăng hoặc điều chỉnh giảm giá trị so với hóa đơn đã lập trước đó.
Trong thực tế, kế toán thường gặp nhiều vướng mắc như: khi nào phải xuất hóa đơn điều chỉnh, nội dung hóa đơn điều chỉnh cần có những gì, cách ghi hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm ra sao và nếu hóa đơn điều chỉnh tiếp tục sai thì có được hủy không. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ cách lập, cách xuất và lưu ý khi xử lý hóa đơn điều chỉnh theo quy định hiện hành.
Hóa đơn điều chỉnh là gì? Các trường hợp cần lập
Hóa đơn điều chỉnh là hóa đơn được lập để điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập trước đó có sai sót hoặc phát sinh nghiệp vụ cần điều chỉnh. Hóa đơn này không thay thế hoàn toàn hóa đơn gốc, mà được dùng để ghi nhận phần nội dung cần sửa, phần giá trị tăng thêm hoặc phần giá trị giảm đi so với hóa đơn đã lập ban đầu.
Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh, trường hợp điều chỉnh tăng phải ghi số dương, trường hợp điều chỉnh giảm phải ghi số âm đúng với thực tế điều chỉnh. Quy định này giúp doanh nghiệp thể hiện rõ bản chất tăng/giảm của nghiệp vụ, đồng thời thuận tiện hơn khi kê khai và đối chiếu dữ liệu hóa đơn.
Kế toán cần lập hoặc xuất hóa đơn điều chỉnh trong các trường hợp thường gặp sau:
- Hóa đơn đã lập bị sai mã số thuế người mua.
- Hóa đơn ghi sai tên hàng hóa, dịch vụ.
- Hàng hóa trên hóa đơn ghi không đúng quy cách, chất lượng.
- Hóa đơn sai số tiền ghi trên hóa đơn.
- Hóa đơn sai thuế suất hoặc tiền thuế.
- Hóa đơn sai nội dung bắt buộc khác nhưng doanh nghiệp lựa chọn xử lý theo hình thức điều chỉnh.
- Phát sinh nghiệp vụ cần điều chỉnh sau khi đã lập hóa đơn như chiết khấu thương mại, trả lại hàng hóa/dịch vụ, điều chỉnh giá trị hoặc khối lượng khi quyết toán.
Lưu ý, không phải mọi sai sót trên hóa đơn đều phải lập hóa đơn điều chỉnh. Nếu hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn, người bán thông báo cho người mua và không phải lập lại hóa đơn. Trường hợp hóa đơn sai các nội dung quan trọng như mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất hoặc tiền thuế, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế tùy từng tình huống.
Mẫu hóa đơn điều chỉnh phổ biến hiện nay
Hiện nay, hóa đơn điều chỉnh thường được lập trên phần mềm hóa đơn điện tử, vì vậy doanh nghiệp không nhất thiết sử dụng một mẫu giấy cố định như trước. Tuy nhiên, mẫu hóa đơn điều chỉnh vẫn cần bảo đảm đầy đủ các nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử, đồng thời thể hiện rõ đây là hóa đơn dùng để điều chỉnh cho hóa đơn đã lập trước đó.
Trong thực tế, mẫu hóa đơn điều chỉnh phổ biến nhất là mẫu hóa đơn giá trị gia tăng điều chỉnh, áp dụng với doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Ngoài ra, tùy loại hóa đơn doanh nghiệp đang sử dụng, hệ thống có thể hiển thị mẫu hóa đơn bán hàng điều chỉnh hoặc mẫu hóa đơn điện tử điều chỉnh tương ứng.
Nội dung hóa đơn điều chỉnh
Nội dung hóa đơn điều chỉnh cần thể hiện đầy đủ thông tin của hóa đơn điện tử và phần thông tin điều chỉnh. Khi lập mẫu hóa đơn điều chỉnh, kế toán nên kiểm tra kỹ các nhóm nội dung sau:
- Thông tin người bán: tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ.
- Thông tin người mua: tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ.
- Thông tin hóa đơn gốc bị điều chỉnh: mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn.
- Nội dung hàng hóa, dịch vụ cần điều chỉnh: tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Nội dung thuế cần điều chỉnh: thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán.
- Lý do điều chỉnh: ghi rõ hóa đơn được lập để điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm hoặc điều chỉnh nội dung sai trên hóa đơn đã lập trước đó.
- Giá trị điều chỉnh: điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm.
- Chữ ký điện tử của người bán: bảo đảm hóa đơn điều chỉnh được ký và gửi đúng quy trình trên hệ thống hóa đơn điện tử.
Với hóa đơn điều chỉnh giá trị, kế toán cần đặc biệt lưu ý dấu âm/dương. Đây là điểm dễ sai khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm, vì nếu ghi nhầm thành số dương, dữ liệu doanh thu và thuế có thể bị tăng thay vì giảm.
Cách ghi hóa đơn điều chỉnh
Khi thực hiện cách ghi hóa đơn điều chỉnh, kế toán cần bám theo hóa đơn gốc và nội dung sai thực tế để thể hiện rõ hóa đơn đang điều chỉnh cho hóa đơn nào và điều chỉnh nội dung gì.
Một số nguyên tắc khi ghi hóa đơn điều chỉnh gồm:
- Ghi đầy đủ thông tin hóa đơn gốc được điều chỉnh, gồm mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn và ngày lập.
- Ghi rõ nội dung cần điều chỉnh, ví dụ điều chỉnh tăng số lượng, điều chỉnh giảm đơn giá, điều chỉnh thuế suất, điều chỉnh tiền thuế hoặc điều chỉnh tên hàng hóa.
- Nếu điều chỉnh tăng giá trị, ghi phần tăng bằng số dương.
- Nếu điều chỉnh giảm giá trị, ghi phần giảm bằng số âm.
- Không ghi lại toàn bộ hóa đơn như một hóa đơn bán hàng mới nếu bản chất chỉ là điều chỉnh phần chênh lệch.
- Kiểm tra lại số tiền chưa thuế, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán trước khi ký gửi hóa đơn.
Ví dụ: Ngày 10/8/2026, Công ty Minh An lập hóa đơn bán hàng cho khách với giá trị chưa thuế là 100.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 10.000.000 đồng. Sau đó, kế toán phát hiện hóa đơn ghi thiếu giá trị hàng hóa 20.000.000 đồng chưa thuế, thuế GTGT thiếu 2.000.000 đồng.
Trong trường hợp này, Công ty Minh An có thể lập hóa đơn điều chỉnh tăng cho hóa đơn đã lập. Trên hóa đơn điều chỉnh, kế toán ghi phần giá trị điều chỉnh tăng là 20.000.000 đồng, thuế GTGT điều chỉnh tăng là 2.000.000 đồng. Nội dung điều chỉnh có thể ghi: “Điều chỉnh tăng giá trị hàng hóa và thuế GTGT cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…”.
Ngược lại, nếu hóa đơn gốc ghi thừa giá trị hàng hóa 20.000.000 đồng chưa thuế, kế toán lập hóa đơn điều chỉnh giảm và ghi giá trị điều chỉnh là -20.000.000 đồng, tiền thuế GTGT điều chỉnh là -2.000.000 đồng.
Hướng dẫn cách lập hóa đơn điều chỉnh
Khi cần lập hoặc xuất hóa đơn điều chỉnh, kế toán nên thực hiện theo trình tự rõ ràng để tránh nhầm giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế. Trên các phần mềm hóa đơn điện tử như xCyber Bill, thao tác thực tế có thể khác nhau tùy giao diện, nhưng về nghiệp vụ sẽ đi theo các bước dưới đây.
Bước 1: Truy cập chức năng điều chỉnh hóa đơn
- Thao tác chọn Hóa đơn/Lập hóa đơn điều chỉnh/Điều chỉnh định danh
- Chọn Loại thông tư
- Chọn Hóa đơn mẫu là dải hóa đơn hiện tại
- Chọn Mẫu hóa đơn gốc là mẫu ban đầu xuất hóa đơn bị sai
- Chọn Hóa đơn gốc là chọn số hóa đơn cần điều chỉnh
- Chọn Tạo hóa đơn để đi tới giao diện nhập thông tin điều chỉnh
- Phần thông tin đơn vị mua hàng nếu không có sai sót gì đơn vị giữ nguyên thông tin như hóa đơn gốc.
- Nhập nội dung cần điều chỉnh
Bước 2: Tạo biên bản điều chỉnh
Tại cuối màn hình Tạo mới hóa đơn điều chỉnh đơn vị nhập thông tin hóa đơn gốc như sau:
- Số biên bản điều chỉnh (đơn vị có thể tự đặt theo quy tắc riêng của mình)
- Ngày biên bản điều chỉnh (đơn vị chọn theo ngày lập hóa đơn điều chỉnh)
- Ấn Tạo mới để sử dụng mẫu biên bản có sẵn trên phần mềm
- Ấn nút Chọn file nếu đơn đã tạo file biên bản bên ngoài phần mềm
- Kiểm tra lại thông tin Bên mua hàng, Bên bán hàng và Nhập lý do điều chỉnh
- Thực hiện Lưu biên bản đối với trường hợp hai bên ký đóng dấu mộc đỏ
- Thực hiện thao tác Ký nếu hai bên ký biên bản điện tử
- Lưu ý: Bên bán và bên mua cần thống nhất hình thức ký điện tử hay ký đóng dấu mộc đỏ. Hai bên phải sử dụng chung hình thức
Bước 3: Ký hóa đơn
Sau khi kiểm tra các thông tin trên hóa đơn điều chỉnh hoặc gửi hóa đơn nháp cho người mua xem, nếu không còn thấy sai sót nào nữa thì tiến hành ký hóa đơn.
Hệ thống hiển thị thông báo: Ký hóa đơn thành công.
Bước 4: Tạo Thông báo sai sót mẫu 04/SS-HDDT
- Tại màn hình Hóa đơn/ Danh sách hóa đơn/ Danh sách hóa đơn. Chọn hóa đơn gốc bị sai click dấu ba chấm tại mục Hành động/ Thêm vào thông báo sai sót
- Sau khi đã ấn Thêm vào thông báo sai sót đơn vị click vào tác vụ Thông báo sai sót trên thanh menu góc phải màn hình để mở chi tiết Thông báo sai sót phần mềm
- Bắt buộc chọn Tính chất thông báo và điền Lý do gửi thông báo sai sót trước khi ấn Lưu và gửi TCT.
- Sau khi ấn Lưu và gửi TCT thành công là đơn vị đã gửi Thông báo sai sót lên TCT.
Bước 5: Kiểm tra Thông báo sai sót
Sau khi gửi thông báo sai sót, nếu muốn kiểm tra lại TBSS đã gửi thành công tới cơ quan thuế chưa
Đơn vị thao tác vào mục Hóa đơn/ Thông báo sai sót/ Thông báo sai sót gửi TCT
Đơn vị nhập Ngày lập hóa đơn/ Ngày tạo thông báo hoặc Số hóa đơn và ấn Tìm kiếm để tra cứu.
Hóa đơn điều chỉnh có hủy được không?
Điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định, nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 của Tổng cục Thuế cũng hướng dẫn theo logic F0, F1, F2 như sau:
- Hóa đơn gốc bị sai được gọi là hóa đơn F0.
- Doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh cho F0, hóa đơn điều chỉnh này được gọi là hóa đơn F1.
- Nếu hóa đơn F1 tiếp tục sai, doanh nghiệp không hủy F1 để chuyển sang phương án khác, mà lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0, vì F0 đã được điều chỉnh bởi F1.
Như vậy, nếu ngay từ đầu doanh nghiệp chọn phương pháp điều chỉnh thì các lần xử lý tiếp theo vẫn phải tiếp tục điều chỉnh cho đến khi hóa đơn đúng. Kế toán không được hủy hóa đơn điều chỉnh đã lập để chuyển sang lập hóa đơn thay thế, cũng không nên tự ý xóa bỏ chuỗi xử lý sai sót trên phần mềm.
Ví dụ: Công ty An Phát lập hóa đơn F0 cho khách nhưng ghi sai đơn giá. Sau đó, công ty lập hóa đơn F1 để điều chỉnh giảm phần đơn giá bị thừa. Tuy nhiên, sau khi gửi F1, kế toán phát hiện phần tiền thuế trên F1 vẫn sai. Trong trường hợp này, Công ty An Phát cần lập hóa đơn F2 để tiếp tục điều chỉnh cho F0, không hủy F1 và cũng không chuyển sang lập hóa đơn thay thế.
Để tránh phát sinh nhiều lần điều chỉnh, trước khi ký gửi hóa đơn điều chỉnh, kế toán nên kiểm tra kỹ hóa đơn gốc, nội dung điều chỉnh, số tiền, thuế suất và tiền thuế. Đồng thời, doanh nghiệp nên lưu đầy đủ chuỗi hóa đơn F0, F1, F2 nếu có để thuận tiện đối chiếu với người mua và cơ quan thuế.
Hóa đơn điều chỉnh là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử đã lập mà không phải lập lại toàn bộ hóa đơn trong mọi trường hợp. Khi xuất hóa đơn điều chỉnh, kế toán cần xác định đúng lỗi sai, ghi rõ nội dung điều chỉnh, thể hiện đúng số âm/dương với phần giá trị tăng giảm và lưu đầy đủ hồ sơ liên quan.
Trong quá trình xử lý, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý: nếu hóa đơn điều chỉnh tiếp tục sai, không được hủy tùy ý để chuyển sang phương án khác, mà phải tiếp tục điều chỉnh theo đúng hình thức đã chọn ban đầu. Việc nắm rõ cách lập, cách ghi và cách xuất hóa đơn điều chỉnh sẽ giúp kế toán hạn chế sai sót khi kê khai, đồng thời quản lý hồ sơ hóa đơn điện tử rõ ràng và thống nhất hơn.
