Đăng ký
Đăng nhập
Lập hóa đơn thay thế là một trong những cách xử lý khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về thông tin quan trọng như mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác. Thay vì để hóa đơn sai tiếp tục được sử dụng, người bán có thể lập hóa đơn mới để thay thế cho hóa đơn đã lập sai, đồng thời bảo đảm hóa đơn mới thể hiện rõ thông tin tham chiếu đến hóa đơn bị thay thế. Người kinh doanh cần hiểu rõ khi nào lập hóa đơn thay thế, cách lập hóa đơn thay thế và hóa đơn thay thế kê khai như thế nào trong từng trường hợp.
Hóa đơn thay thế là gì?
Hóa đơn thay thế là hóa đơn điện tử mới được lập để thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai. Sau khi lập hóa đơn thay thế, hóa đơn bị thay thế không còn được sử dụng để kê khai theo thông tin ban đầu, mà doanh nghiệp cần căn cứ vào hóa đơn mới để ghi nhận và kê khai theo đúng quy định.
Điểm quan trọng nhất của hóa đơn thay thế là trên hóa đơn mới phải thể hiện dòng thông tin tham chiếu đến hóa đơn bị thay thế.
Theo hướng dẫn về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập sai phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Nội dung này giúp người mua, người bán và cơ quan thuế xác định rõ hóa đơn mới đang thay cho hóa đơn nào.
Về mẫu thể hiện, hóa đơn thay thế vẫn có các nội dung chính của một hóa đơn điện tử thông thường, đồng thời bổ sung thông tin thay thế cho hóa đơn đã lập sai.
Một mẫu hóa đơn thay thế có các nội dung chính sau:
- Tên hóa đơn;
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn;
- Số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc thông tin định danh của người mua;
- Tên hàng hóa, dịch vụ;
- Đơn vị tính, số lượng, đơn giá;
- Thành tiền chưa có thuế GTGT;
- Thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT;
- Tổng tiền thanh toán;
- Thời điểm lập hóa đơn;
- Thời điểm ký số;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã;
- Dòng thông tin “Thay thế cho hóa đơn…”;
- Chữ ký số của người bán.
Khi nào lập hóa đơn thay thế?
Doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay thế khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thuộc nhóm thông tin quan trọng và người bán lựa chọn phương án thay thế thay vì điều chỉnh. Căn cứ Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định các trường hợp lập sai hóa đơn phải lập hóa đơn thay thế, cụ thể như sau:
Trường hợp bắt buộc xử lý bằng hóa đơn thay thế
Doanh nghiệp cần bắt buộc lập hóa đơn thay thế trong các trường hợp như:
- Hóa đơn điện tử đã lập sai là hóa đơn điện tử từ máy tính tiền;
- Hóa đơn điện tử đã lập sai là hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tài sản (trừ trường hợp quy định tại điểm c.2 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC);
Trường hợp được lựa chọn giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế
Có nhiều trường hợp người bán không bắt buộc phải chọn duy nhất hóa đơn thay thế, mà có thể lựa chọn giữa lập hóa đơn điều chỉnh và lập hóa đơn thay thế. Việc chọn cách nào phụ thuộc vào mức độ sai sót, cách hai bên đã kê khai và nhu cầu quản lý hồ sơ.
Các trường hợp có thể lựa chọn giữa điều chỉnh và thay thế gồm:
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai nội dung về mã số thuế;
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai nội dung về tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng;
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai nội dung về số tiền ghi trên hóa đơn;
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai nội dung về thuế suất;
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai nội dung về tiền thuế;
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai nội dung về các nội dung bắt buộc khác theo quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC);
Nếu lỗi sai chỉ làm thay đổi một phần giá trị hoặc cần phản ánh phần chênh lệch tăng/giảm, hóa đơn điều chỉnh có thể phù hợp hơn. Nếu lỗi sai khiến hóa đơn cũ cần được thay bằng một hóa đơn mới đầy đủ và rõ ràng, doanh nghiệp có thể chọn lập hóa đơn thay thế.
Cách lập hóa đơn thay thế đúng chuẩn
Lập hóa đơn thay thế như thế nào? Để lập hóa đơn thay thế đúng, doanh nghiệp cần đi theo quy trình từ kiểm tra lỗi sai, thống nhất với người mua, lập hóa đơn mới, ký số và gửi hóa đơn theo đúng hình thức đang sử dụng. Dưới đây là các bước lập hóa đơn thay thế đúng chuẩn:
Bước 1: Kiểm tra sai sót trên hóa đơn điện tử
Trước khi lập hóa đơn thay thế, kế toán cần rà soát lại hóa đơn đã phát hành để xác định chính xác nội dung bị sai. Các thông tin cần đối chiếu kỹ gồm mã số thuế, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn, tên hàng hóa/dịch vụ, số tiền, thuế suất và tiền thuế.
Sau khi xác định lỗi, kế toán cần đánh giá sai sót đó có thuộc trường hợp phải lập hóa đơn thay thế hay có thể xử lý bằng phương án khác như hóa đơn điều chỉnh hoặc thông báo sai sót.
Bước 2: Thống nhất phương án xử lý với người mua
Trước khi xuất hóa đơn thay thế, người bán cần trao đổi với người mua để thống nhất nội dung sai và cách xử lý.
- Nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, hai bên cần lập văn bản thỏa thuận/biên bản ghi nhận sai sót, trong đó nêu rõ hóa đơn bị sai, nội dung sai và việc lập hóa đơn mới để thay thế.
- Trường hợp người mua là cá nhân, người bán có thể thông báo về sai sót bằng văn bản, email hoặc đăng tải thông tin trên hệ thống/website của người bán nếu có.
Biên bản thỏa thuận hoặc văn bản thông báo cần được lưu cùng hồ sơ hóa đơn để làm căn cứ giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra hoặc yêu cầu đối chiếu.
Bước 3: Lập hóa đơn thay thế
Sau khi hai bên đã thống nhất phương án xử lý, kế toán lập hóa đơn điện tử mới với đầy đủ thông tin chính xác. Trên hóa đơn thay thế cần có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” để thể hiện rõ hóa đơn mới đang thay thế cho hóa đơn đã lập sai trước đó.
Trước khi ký và phát hành, kế toán nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên hóa đơn thay thế, đặc biệt là thông tin người mua, hàng hóa/dịch vụ, giá trị thanh toán, thuế suất và tiền thuế để hạn chế việc phải xử lý sai sót thêm lần nữa.
Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn thay thế
Sau khi hóa đơn thay thế được lập đúng, người bán thực hiện ký số và gửi hóa đơn theo loại hóa đơn đang sử dụng.
- Với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, người bán ký số trên hóa đơn thay thế và gửi cho người mua theo hình thức điện tử đã thỏa thuận.
- Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán ký số, gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để được cấp mã, sau đó mới gửi hóa đơn đã có mã cho người mua.
Bước 5: Lưu trữ và cập nhật trên hệ thống kế toán
Sau khi phát hành hóa đơn thay thế, bên bán cần lưu đầy đủ hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế, biên bản thỏa thuận hoặc văn bản thông báo sai sót.
Trên phần mềm kế toán hoặc phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán nên liên kết hóa đơn thay thế với hóa đơn bị thay thế để thuận tiện tra cứu và đối chiếu về sau. Việc cập nhật đúng trên hệ thống giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng kê khai trùng, bỏ sót doanh thu hoặc ghi nhận sai giá trị hàng hóa, dịch vụ khi lập tờ khai thuế.
Hóa đơn thay thế kê khai như thế nào?
Khi lập hóa đơn thay thế, kế toán cần xác định hóa đơn bị thay thế đã được kê khai hay chưa và hóa đơn thay thế được lập trong cùng kỳ hay khác kỳ kê khai. Theo hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, với hóa đơn điện tử đã lập sai và phải lập hóa đơn thay thế, người bán và người mua cần kê khai theo đúng kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế, đồng thời thực hiện khai bổ sung nếu hóa đơn cũ đã được đưa vào tờ khai trước đó.
Trường hợp 1: Hóa đơn thay thế cùng kỳ với hóa đơn bị thay thế
Nếu hóa đơn bị sai và hóa đơn thay thế được lập trong cùng một kỳ kê khai, kế toán căn cứ vào hóa đơn thay thế để kê khai trong kỳ đó. Hóa đơn gốc đã sai không được kê khai tiếp để tránh ghi nhận trùng doanh thu, thuế GTGT đầu ra hoặc thuế GTGT đầu vào.
Ví dụ: Công ty An Phú kê khai thuế GTGT theo quý. Ngày 06/6/2026, công ty lập hóa đơn số 00001835 cho khách hàng, giá trị chưa thuế là 120.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 12.000.000 đồng. Đến ngày 21/6/2026, kế toán phát hiện hóa đơn ghi sai mã số thuế người mua và lập hóa đơn thay thế số 00001892 trong cùng kỳ quý II/2026.
Khi lập tờ khai thuế GTGT quý II/2026, Công ty An Phú chỉ kê khai theo hóa đơn thay thế số 00001892. Hóa đơn số 00001835 không được đưa vào tờ khai vì đã được thay thế bằng hóa đơn mới.
Trường hợp 2: Hóa đơn thay thế khác kỳ với hóa đơn bị thay thế
Nếu hóa đơn bị sai đã được kê khai ở kỳ trước, sau đó doanh nghiệp mới phát hiện và lập hóa đơn thay thế ở kỳ sau, kế toán không kê khai hóa đơn thay thế như một hóa đơn mới của kỳ hiện tại. Thay vào đó, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế.
Ví dụ: Công ty Minh Long kê khai thuế GTGT theo quý. Ngày 18/4/2026, công ty lập hóa đơn số 00000976 cho khách hàng, giá trị chưa thuế là 250.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 25.000.000 đồng và đã kê khai trong quý II/2026. Đến ngày 12/8/2026, kế toán phát hiện hóa đơn sai đơn giá hàng hóa nên lập hóa đơn thay thế số 00001458.
Trong trường hợp này, Công ty Minh Long cần kê khai bổ sung cho kỳ quý II/2026, là kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế. Hóa đơn thay thế số 00001458 không được kê khai như một hóa đơn đầu ra mới của quý III/2026, vì bản chất của hóa đơn này là thay thế cho hóa đơn đã phát sinh sai ở kỳ trước.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp về hóa đơn thay thế
Câu 1: Hóa đơn thay thế có phải làm biên bản không?
Có. Trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai, trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Văn bản này được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Trong thực tế, văn bản này thường được gọi là biên bản thỏa thuận hoặc biên bản ghi nhận sai sót hóa đơn. Dù tên gọi có thể khác nhau, nội dung cần thể hiện rõ hóa đơn sai, lỗi sai và phương án lập hóa đơn thay thế.
Câu 2: Hóa đơn thay thế có cần làm Mẫu 04 không?
Theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót, người bán bắt buộc phải gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót) đến cơ quan thuế, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
Câu 3: Hóa đơn thay thế kê khai kỳ nào?
Hóa đơn thay thế có thể liên quan đến cùng kỳ hoặc khác kỳ với hóa đơn bị thay thế. Nếu hóa đơn thay thế được lập trong cùng kỳ và hóa đơn cũ chưa kê khai theo thông tin sai, kế toán thường căn cứ hóa đơn thay thế để kê khai trong kỳ đó.
Nếu hóa đơn thay thế được lập khác kỳ với hóa đơn bị thay thế, người bán và người mua thực hiện khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế. Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để tránh ghi nhận sai kỳ kê khai.
Câu 4: Hóa đơn thay thế bị sai thì xử lý thế nào?
Khi một hóa đơn thay thế tiếp tục bị lập sai, theo Điều 10 của Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán tiếp tục lập một hóa đơn thay thế mới (hoặc hóa đơn điều chỉnh tùy nội dung) cho hóa đơn sai sót gần nhất, đồng thời gửi thông báo điều chỉnh sai sót với cơ quan thuế mà không được hủy bỏ tùy tiện hóa đơn đã phát hành.
Hóa đơn thay thế là phương án xử lý quan trọng khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và doanh nghiệp muốn lập một hóa đơn mới để thay cho hóa đơn cũ. Để xử lý đúng, kế toán cần xác định rõ lỗi sai, lập văn bản thỏa thuận với người mua khi thuộc trường hợp phải điều chỉnh/thay thế, lập hóa đơn mới có dòng thông tin “Thay thế cho hóa đơn…” và kê khai đúng kỳ.
Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp cũng cần phân biệt hóa đơn thay thế với hóa đơn điều chỉnh và Mẫu 04/SS-HĐĐT để chọn đúng phương án xử lý. Với xCyber Bill, kế toán có thể lập, phát hành, theo dõi trạng thái và lưu trữ hóa đơn thay thế trên cùng một hệ thống, giúp việc xử lý sai sót hóa đơn điện tử rõ ràng hơn và hạn chế rủi ro khi đối chiếu dữ liệu thuế.
