Đăng ký
Đăng nhập
Từ năm 2026, việc kê khai thuế TNCN từ tiền lương, tiền công có thay đổi đáng chú ý khi thủ tục kê khai theo tháng được bãi bỏ và chuyển sang thực hiện theo quý. Đây là điểm kế toán, doanh nghiệp và tổ chức trả thu nhập cần nắm rõ để lập tờ khai đúng kỳ, tránh nhầm giữa lịch kê khai cũ và quy định mới.
Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ khi nào kê khai thuế TNCN theo quý, cách thực hiện trên hệ thống Thuế điện tử hoặc phần mềm HTKK và các mốc thời hạn cần lưu ý trong năm 2026.
Khi nào kê khai thuế TNCN theo quý?
Theo định hướng cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính trong lĩnh vực thuế, từ năm 2026, việc kê khai thuế TNCN từ tiền lương, tiền công được chuyển sang thực hiện theo quý đối với các tờ khai liên quan. Điều này giúp doanh nghiệp giảm tần suất lập hồ sơ, đặc biệt với những đơn vị có phát sinh khấu trừ thuế TNCN hàng tháng nhưng trước đây phải theo dõi kỳ khai theo tháng.
Như vậy, thay vì phải xác định doanh nghiệp thuộc diện khai theo tháng hay theo quý như trước, kế toán cần lưu ý điểm mới: đối với thuế TNCN từ tiền lương, tiền công, kỳ kê khai được thực hiện theo quý.
Một số nội dung cần nắm:
- Việc kê khai theo quý áp dụng với tờ khai thuế TNCN từ tiền lương, tiền công.
- Tờ khai được dùng là mẫu 05/KK-TNCN đối với tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập.
- Trường hợp cá nhân trực tiếp kê khai thuế TNCN từ tiền lương, tiền công thì áp dụng theo mẫu 02/KK-TNCN.
- Kỳ kê khai đầu tiên áp dụng theo quy định mới là quý 2/2026.
Khi phát sinh khấu trừ thuế TNCN từ tiền lương, tiền công, kế toán cần lập hồ sơ theo kỳ quý, đồng thời theo dõi đúng thời hạn nộp của từng quý trong năm.
Hướng dẫn kê khai thuế TNCN theo quý đúng chuẩn
Doanh nghiệp có thể kê khai thuế TNCN theo quý trực tuyến trên Cổng Thuế điện tử hoặc lập tờ khai bằng phần mềm HTKK rồi nộp file lên hệ thống. Mỗi cách phù hợp với một tình huống khác nhau, tùy số lượng lao động, khối lượng dữ liệu và cách doanh nghiệp đang tổ chức hồ sơ kế toán.
Cách 1: Kê khai trực tuyến trên Thuế điện tử
Kê khai thuế TNCN theo quý trực tuyến trên Thuế điện tử phù hợp với doanh nghiệp có ít dữ liệu, số lượng lao động ít hoặc tờ khai không phát sinh quá nhiều chỉ tiêu phức tạp. Cách này giúp kế toán thao tác trực tiếp trên hệ thống, không cần lập file riêng từ phần mềm HTKK.
Các bước thực hiện cơ bản như sau:
Bước 1: Truy cập vào trang web sau:
https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản định danh điện tử sau đó chọn “Doanh nghiệp“
Bước 3: Tại Mã thủ tục hành chính chọn tờ khai 05/KK-TNCN – Tờ khai thuế TNCN.
Tại mã 2.002235 – tờ khai thuế thu nhập cá nhân tháng/quý của tổ chức, cá nhân trả thu nhập khấu trừ thuế đối với tiền lương, tiền công Nhấn vào biểu tượng Nộp hồ sơ.
Bước 4: Chọn tờ khai 05/KK-TNCN – Tờ khai thuế TNCN (TT81). Sau đó chọn nộp XML.
Bước 5: Nhấn “Chọn tệp”.
Sau đó đính kèm file Tờ khai 05/KK-TNCN. Sau khi đính kèm chọn View Form XML.
Bước 6: Điền loại kỳ tính thuế: Tháng/Quý và Kỳ tính thuế.
Bước 7: Phần thông tin kê khai sẽ hiện ra, tiến hành kiểm tra sau đó chọn tiếp tục.
Tờ khai thuế TNCN sẽ hiện ra. Kéo xuống dưới cùng, nhập mã capcha và chọn tiếp tục.
Hệ thống hiển thị ra mã pin chữ ký số thì nhập mật khẩu (Mã Pin) của chữ ký => Nhập mã PIN đúng và chọn nút “Chấp nhận” => Hệ thống báo ký điện tử thành công.
Bước 8: Nhận kết quả.
Vào phần tra cứu hồ sơ. Chọn khoảng thời gian nộp hồ sơ cần tra cứu. Trạng thái hồ sơ sẽ hiện ra.
Cách 2: Kê khai qua phần mềm HTKK
Kê khai thuế thu nhập cá nhân theo quý qua phần mềm HTKK phù hợp với doanh nghiệp có dữ liệu lớn, nhiều lao động, nhiều chỉ tiêu cần tổng hợp hoặc muốn kiểm tra dữ liệu trước khi nộp lên hệ thống Thuế điện tử. Đây cũng là cách được nhiều kế toán lựa chọn khi cần lưu hồ sơ theo từng kỳ và dễ rà soát lại file đã lập.
Các bước thực hiện cơ bản như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK
Mở Phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK => đăng nhập “Mã số thuế” => Chọn “Đồng ý”
Bước 2: Lựa chọn tờ khai Chọn “Thuế Thu nhập cá nhân” => chọn mẫu tờ khai “05/KK-TNCN”
Bước 3: Chọn kỳ kê khai theo Quý
Bước 4: Làm tờ khai thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN
Bước 5: Lưu tờ khai và kết xuất file xml Sau khi đã nhập xong dữ liệu lên tờ khai HTKK, bấm “Ghi”, chọn “Kết xuất XML” để kết xuất file lưu trữ dạng XML.
Bước 6: Truy cập Cổng Thuế điện tử dichvucong.gdt.gov.vn và đăng nhập hệ thống.
Bước 7: Chọn chức năng nộp tờ khai XML, tải file XML lên hệ thống và thực hiện xác thực bằng OTP hoặc chữ ký số để hoàn tất nộp hồ sơ.
Với doanh nghiệp có nhiều lao động, cách lập trên HTKK thường giúp dữ liệu dễ kiểm tra hơn trước khi gửi. Kế toán cũng có thể lưu lại file theo từng kỳ để phục vụ đối chiếu khi quyết toán thuế TNCN cuối năm.
Thời hạn kê khai thuế TNCN theo quý trong năm 2026 là khi nào?
Theo quy định về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quý, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.
Với thuế TNCN kê khai theo quý trong năm 2026, kế toán có thể theo dõi theo bảng dưới đây:
| Kỳ kê khai | Thời hạn theo nguyên tắc | Lưu ý thực tế |
| Quý 1/2026 | 30/4/2026 | Ngày 30/4 trùng ngày nghỉ lễ, thời hạn được tính sang ngày làm việc tiếp theo theo quy định về thời hạn rơi vào ngày nghỉ. |
| Quý 2/2026 | 31/7/2026 | Đây là kỳ đầu tiên cần đặc biệt lưu ý sau khi chuyển sang kê khai theo quý theo quy định mới. |
| Quý 3/2026 | 31/10/2026 | Ngày 31/10/2026 rơi vào thứ Bảy, doanh nghiệp cần theo dõi hướng dẫn của cơ quan thuế về ngày làm việc tiếp theo. |
| Quý 4/2026 | 31/1/2027 | Ngày 31/1/2027 rơi vào Chủ nhật, thời hạn có thể chuyển sang ngày làm việc tiếp theo. |
Do thời hạn có thể bị ảnh hưởng bởi ngày nghỉ, ngày lễ hoặc lịch làm việc thực tế của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nên chủ động hoàn thành tờ khai trước hạn vài ngày. Việc nộp sớm giúp kế toán có thêm thời gian xử lý nếu hệ thống báo lỗi, chữ ký số gặp vấn đề hoặc hồ sơ cần điều chỉnh.
Kê khai thuế TNCN theo quý là nội dung kế toán cần đặc biệt lưu ý trong năm 2026, nhất là khi quy định mới đã chuyển trọng tâm từ kê khai theo tháng sang kê khai theo quý đối với thuế TNCN từ tiền lương, tiền công. Doanh nghiệp nên rà lại kỳ kê khai, chuẩn bị dữ liệu trả thu nhập và lựa chọn cách thực hiện phù hợp giữa khai trực tuyến trên Thuế điện tử hoặc lập tờ khai qua HTKK. Làm đúng ngay từ kỳ kê khai đầu tiên sẽ giúp doanh nghiệp giảm áp lực, hạn chế sai sót và chủ động hơn trong công tác thuế.
