Đăng ký
Đăng nhập
Những thông tin về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đang được nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh quan tâm khi triển khai bán hàng trực tiếp tại cửa hàng, siêu thị, nhà hàng, quán ăn hoặc mô hình bán lẻ có POS. Trên thực tế, nhiều đơn vị vẫn chưa phân biệt rõ giữa hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hóa đơn từ máy tính tiền và hóa đơn điện tử thông thường.
Vậy loại hóa đơn này là gì, áp dụng cho ai, dùng ra sao và nhận biết như thế nào? Theo dõi ngay bài viết dưới đây của xCyber để nắm rõ toàn bộ quy định mới nhất.
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
Theo khoản 2, Điều 1, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung Điểm c, Khoản 2, Điều 3, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP định nghĩa:
“Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, được khởi tạo trực tiếp trên các thiết bị máy tính tiền (máy POS, máy tính hoặc điện thoại) có cài đặt phần mềm chuyên dụng. Hóa đơn điện tử phát sinh ngay tại điểm bán và tự động chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo thời gian thực hoặc theo định kỳ đúng quy định, giúp người mua truy xuất thông tin dễ dàng và người bán minh bạch doanh thu. Đặc biệt, loại hóa đơn này không cần có chữ ký số của người bán trên hóa đơn.”
Quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Để áp dụng đúng loại hóa đơn này, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần nắm rõ quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, nguyên tắc dùng, nội dung bắt buộc và cách xử lý sai sót.
Đối tượng sử dụng
Theo quy định mới từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (quy định tại khoản 1 Điều 51) có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên;
- Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng: Trung tâm thương mại; Siêu thị; Bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác);
- Ăn uống;
- Nhà hàng;
- Khách sạn;
- Dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim;
- Dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
Nguyên tắc sử dụng
Dựa theo điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, những nguyên tắc sau được áp dụng với hoá đơn điện tử:
- Thứ nhất, đơn vị cần đảm bảo nhận biết hoá đơn in từ máy tính tiền truyền dẫn dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
- Thứ hai, đơn vị kinh doanh không bắt buộc sử dụng chữ ký số;
- Thứ ba, các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hoá đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn).
Nội dung bắt buộc
Nội dung bắt buộc của mẫu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền phải bảo đảm các thông tin nhận diện người bán và giao dịch.
Theo khoản 8 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn từ máy tính tiền phải có các nội dung như:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên hàng hóa, dịch vụ;
- Đơn giá, số lượng, giá thanh toán;
- Thời điểm lập hóa đơn;
- Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu nhận diện theo chuẩn kết nối.
Đây cũng là cơ sở để tra cứu và xác định hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có hợp lệ không.
Cách xử lý sai sót
Với hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền, việc xử lý sai sót phải thực hiện theo quy định chung về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Nếu sai thông tin, người bán cần rà đúng trường hợp để điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định đang áp dụng. Các bước xử lý sai sót của hóa đơn từ máy tính tiền được thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1. Xác định loại sai sót
- Sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác không sai: người bán thông báo cho người mua về sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA) ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa (quy cách, chất lượng, chủng loại): xác định để lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế theo các bước tiếp theo.
Bước 2. Lựa chọn hình thức xử lý
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Áp dụng khi cần sửa một hoặc một số thông tin; có thể điều chỉnh tăng hoặc giảm giá trị.
- Lập hóa đơn thay thế: Áp dụng khi hóa đơn sai toàn bộ hoặc sai nhiều nội dung trọng yếu, không thể điều chỉnh cục bộ.
Nguyên tắc áp dụng:
- Nếu đã xử lý sai sót bằng điều chỉnh hoặc thay thế, khi phát hiện sai tiếp thì các lần xử lý sau tiếp tục thực hiện theo hình thức đã áp dụng lần đầu.
- Trường hợp hóa đơn không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn thì chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh.
Bước 3. Ghi thông tin hóa đơn cũ trên hóa đơn mới
Hóa đơn điều chỉnh ghi: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
Hóa đơn thay thế ghi: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
Bước 4. Trường hợp nhiều hóa đơn sai trong cùng kỳ
Nếu nhiều hóa đơn sai sót cùng khách hàng, có thể lập 01 hóa đơn điều chỉnh/thay thế chung, kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT (Phụ lục IA) ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Bước 5. Hoàn thiện thủ tục với cơ quan thuế và người mua
- Thực hiện ký số trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
- Gửi hóa đơn lên hệ thống cơ quan thuế để cấp mã (nếu thuộc diện cấp mã).
- Gửi hóa đơn mới cho người mua để lưu trữ, sử dụng.
- Nếu người mua là doanh nghiệp/tổ chức/hộ/cá nhân kinh doanh: trước khi điều chỉnh/thay thế phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
- Nếu người mua là cá nhân: thông báo cho người mua hoặc công bố trên website (nếu có).
Bước 6. Lưu trữ hồ sơ
Doanh nghiệp/hộ kinh doanh lưu giữ: Hóa đơn gốc (sai sót), hóa đơn điều chỉnh/thay thế, bảng kê (nếu có), biên bản/văn bản xác nhận với khách hàng (nếu lập) để phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Cách nhận biết hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Để nhận biết hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, có thể dựa vào một số dấu hiệu phổ biến sau:
- Hóa đơn được lập trực tiếp tại quầy thanh toán hoặc điểm bán hàng thông qua thiết bị tính tiền/POS.
- Hình thức thể hiện thường ngắn gọn, giống phiếu in bán hàng nhưng vẫn là hóa đơn điện tử hợp lệ nếu đáp ứng đúng dữ liệu theo quy định.
- Dữ liệu hóa đơn được kết nối và chuyển đến cơ quan thuế.
- Thường dùng trong bán lẻ, siêu thị, quán ăn, nhà hàng, cửa hàng tiện lợi và các mô hình có giao dịch trực tiếp với người mua cuối cùng.
- Có thể đối chiếu theo thông tin người bán, mã số thuế, nội dung hàng hóa dịch vụ và dữ liệu mã/ký hiệu trên hóa đơn.
Về mặt hiển thị, mẫu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thường có bố cục đơn giản hơn hóa đơn điện tử thông thường, nhưng vẫn phải bảo đảm nội dung bắt buộc. Đây là điểm giúp người mua dễ nhận diện loại hóa đơn mình đang nhận.
Cách sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Khi bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần triển khai theo một quy trình phù hợp để bảo đảm dữ liệu bán hàng được ghi nhận đầy đủ, kết nối đúng với cơ quan thuế và vận hành ổn định trong thực tế. Dưới đây là các bước cơ bản trong cách sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mà người nộp thuế nên nắm rõ.
Bước 1: Đăng ký sử dụng
Trước hết, người bán phải đăng ký áp dụng hình thức hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế theo quy trình đăng ký hóa đơn điện tử hiện hành. Đây là bước bắt buộc để hệ thống ghi nhận người nộp thuế thuộc nhóm sử dụng loại hóa đơn này.
Bước 2: Kết nối máy tính tiền với phần mềm hóa đơn
Sau khi đăng ký, doanh nghiệp cần bảo đảm máy tính tiền hoặc hệ thống POS được kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử và có khả năng chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. Đây là khâu kỹ thuật quyết định việc lập hóa đơn có liền mạch hay không.
Bước 3: Lập và xuất hóa đơn cho khách hàng
Khi bán hàng, người bán lập hóa đơn trực tiếp từ máy tính tiền, xuất cho khách ngay tại thời điểm giao dịch và đồng thời chuyển dữ liệu theo cơ chế kết nối. Với mô hình bán lẻ đông khách, đây là cách giúp rút ngắn thao tác và bảo đảm đồng bộ dữ liệu bán hàng – hóa đơn – thuế.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có hợp lệ không?
Có, nếu được đăng ký đúng hình thức sử dụng, lập đúng nội dung bắt buộc và dữ liệu được kết nối, chuyển đến cơ quan thuế theo quy định.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bắt buộc áp dụng cho đối tượng nào?
Nhóm bắt buộc áp dụng là các tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, dịch vụ trực tiếp và các mô hình tương tự theo quy định mới. Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đã được quy định trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có ký hiệu gì?
Căn cứ theo điểm b khoản 1 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền được quy định là ký tự “Chữ M”.
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có thuế GTGT không?
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có thuế GTGT không không phụ thuộc vào việc hóa đơn được lập từ máy tính tiền, mà phụ thuộc vào bản chất hàng hóa, dịch vụ và chế độ thuế áp dụng cho người bán.
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền quên gửi cơ quan thuế có sao không?
Trường hợp hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền quên gửi cơ quan thuế hoặc chậm chuyển dữ liệu thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là một hình thức hóa đơn điện tử ngày càng quan trọng trong hoạt động bán lẻ và cung cấp dịch vụ trực tiếp. Muốn áp dụng đúng, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần hiểu rõ khái niệm, đúng đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, nắm chắc nguyên tắc kết nối dữ liệu, nội dung bắt buộc và cách xử lý sai sót. Đồng thời, việc nhận biết hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền và tổ chức đúng quy trình sử dụng ngay từ đầu sẽ giúp giảm rủi ro về thuế, hóa đơn và đối soát bán hàng trong quá trình vận hành.
