Báo cáo tình hình sử dụng lao động: Quy định và Thủ tục mới nhất

Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng hạn là trách nhiệm quan trọng của mỗi doanh nghiệp trong quá trình vận hành và sử dụng nhân sự. Để tránh các khoản phạt hành chính không đáng có do chậm trễ hoặc sai sót, doanh nghiệp cần cập nhật ngay các quy định mới nhất về hồ sơ, thủ tục và phương thức nộp được tổng hợp chi tiết trong bài viết này. 

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì? Có bắt buộc không?

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là văn bản định kỳ do người sử dụng lao động (NSDLĐ) lập nhằm cung cấp thông tin cho cơ quan quản lý nhà nước về thực trạng nhân sự tại đơn vị. Nội dung báo cáo phản ánh chi tiết về số lượng lao động, thông tin cá nhân, vị trí việc làm, loại hợp đồng lao động, mức lương và tình hình tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH).

Trong thực tế, bộ phận nhân sự thường gọi đây bằng các tên khác như báo cáo nhân sự 6 tháng đầu năm hoặc báo cáo thay đổi lao động. Tuy nhiên, về mặt pháp lý, doanh nghiệp cần thực hiện đúng theo mẫu quy định để đảm bảo tính đồng nhất dữ liệu với cơ quan chức năng. Báo cáo này giúp Nhà nước theo dõi biến động thị trường việc làm và quan hệ lao động tại từng địa phương.

Vậy báo cáo tình hình sử dụng lao động có bắt buộc không?

Câu trả lời là CÓ. Theo Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có nghĩa vụ khai trình việc sử dụng lao động và định kỳ báo cáo tình hình thay đổi lao động trong quá trình hoạt động. Đây là nghĩa vụ bắt buộc, không phải là hoạt động tự nguyện của doanh nghiệp.

Đối tượng phải nộp báo cáo sử dụng lao động là những ai?

Xác định đúng ai phải báo cáo tình hình sử dụng lao động là bước đầu tiên để đảm bảo tính tuân thủ. Theo quy định, đối tượng phải thực hiện báo cáo là người sử dụng lao động có thuê mướn, sử dụng lao động theo thỏa thuận.

Cụ thể, nhóm này bao gồm:

• Các loại hình doanh nghiệp (Công ty TNHH, Cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân…).
• Cơ quan, tổ chức, hợp tác xã.
• Hộ kinh doanh, cá nhân có thuê mướn lao động.
• Chi nhánh và văn phòng đại diện có phát sinh sử dụng lao động.

Vậy khi nào phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động? Khi bạn là đối tượng có sử dụng lao động, có phát sinh quan hệ thuê mướn và trả lương cho người lao động, bạn sẽ phải thực hiện nghĩa vụ báo cáo định kỳ này, hoàn toàn không phụ thuộc vào quy mô nhân sự lớn hay nhỏ. 

Ví dụ:

• Ví dụ 1: Một doanh nghiệp startup chỉ có 3 nhân viên vẫn thuộc đối tượng phải nộp báo cáo định kỳ.
• Ví dụ 2: Một hộ kinh doanh cá thể có thuê 2 nhân viên phụ bán hàng và có ký kết hợp đồng lao động cũng phải thực hiện nghĩa vụ này.

Lưu ý rằng trách nhiệm báo cáo phát sinh ngay khi đơn vị có sử dụng lao động trên thực tế và phải được duy trì định kỳ theo các mốc thời gian quy định (chi tiết ở phần sau).

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026

Để tránh bị phạt vì nộp chậm, doanh nghiệp cần chú ý thời điểm nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động khi nào. Theo quy định, người sử dụng lao động phải thực hiện báo cáo định kỳ 2 lần trong năm:

• Thời hạn nộp báo cáo 6 tháng đầu năm: Báo cáo phải được thực hiện trước ngày 05/6/2026. (Lưu ý: Pháp luật quy định là “trước ngày”, do đó bộ phận nhân sự nên hoàn tất và gửi hồ sơ chậm nhất vào ngày 04/6/2026 để đảm bảo an toàn).
• Thời hạn nộp báo cáo hằng năm (cuối năm): Báo cáo tình hình thay đổi lao động năm phải được thực hiện trước ngày 05/12/2026. Tương tự, doanh nghiệp nên chốt dữ liệu và nộp chậm nhất vào ngày 04/12/2026 để phòng ngừa các lỗi kỹ thuật phát sinh khi nộp trực tuyến.

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động chuẩn quy định

Hiện nay, khi lập báo cáo, doanh nghiệp cần sử dụng đúng biểu mẫu do Chính phủ ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Tùy thuộc vào đối tượng lao động (lao động Việt Nam hay lao động nước ngoài), doanh nghiệp sẽ sử dụng biểu mẫu tương ứng: 

– Mẫu số 01/PLI: Dành cho việc báo cáo sử dụng lao động chung của toàn doanh nghiệp. Mẫu này yêu cầu đầy đủ thông tin về doanh nghiệp, thông tin người lao động (CCCD, vị trí, hợp đồng, BHXH,…).  

– Mẫu số 07/PLI: Đây là mẫu báo cáo chuyên biệt dành riêng cho tình hình sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Báo cáo tình hình sử dụng lao động nộp ở đâu?

Nhiều người làm nhân sự thường băn khoăn báo cáo tình hình sử dụng lao động gửi ai và báo cáo tình hình sử dụng lao động nộp ở đâu. Theo cập nhật mới nhất từ Nghị định 129/2025/NĐ-CP (áp dụng trong năm 2026), người sử dụng lao động thực hiện báo cáo đến Sở Nội vụ thay vì Sở Lao động – Thương binh và Xã hội như các năm trước, đồng thời thông báo đến cơ quan Bảo hiểm xã hội.

Hiện nay, pháp luật hướng dẫn 3 cách nộp báo cáo chung nhất để doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn:

1. Nộp trực tuyến (Cách ưu tiên): Thực hiện khai báo và gửi hồ sơ điện tử thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
2. Nộp trực tiếp bằng bản giấy: Trong trường hợp hệ thống lỗi hoặc doanh nghiệp không thể nộp trực tuyến, có thể in bản cứng (Mẫu 01/PLI), ký đóng dấu và nộp trực tiếp tại Sở Nội vụ, đồng thời thông báo bản giấy đến cơ quan BHXH khu vực.
3. Nộp qua hệ thống riêng/Ban quản lý: Đối với các doanh nghiệp nằm trong Khu công nghiệp, Khu kinh tế, ngoài Sở Nội vụ và cơ quan BHXH, doanh nghiệp còn phải gửi báo cáo về Ban quản lý Khu công nghiệp, Khu kinh tế đó để theo dõi quản lý (có thể thông qua Cổng dịch vụ công của tỉnh, phần mềm quản lý riêng hoặc bưu điện tùy địa phương).

Không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động có sao không?

Việc không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động hoặc nộp chậm so với thời hạn quy định sẽ dẫn đến những chế tài xử phạt hành chính nghiêm khắc.

Căn cứ theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt được quy định như sau:

• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng: Đối với cá nhân là người sử dụng lao động (như chủ hộ kinh doanh, cá nhân có thuê mướn lao động).
• Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng: Đối với tổ chức, doanh nghiệp có hành vi vi phạm (mức phạt áp dụng cho tổ chức bằng 2 lần mức phạt của cá nhân).

Bên cạnh thiệt hại về tài chính, việc không tuân thủ báo cáo định kỳ còn khiến doanh nghiệp bị đưa vào danh sách rủi ro, gặp nhiều khó khăn, rắc rối khi giải trình trong các đợt thanh tra lao động liên ngành hoặc kiểm tra đột xuất của cơ quan BHXH.

Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng hạn và chuẩn xác không chỉ là nghĩa vụ bắt buộc mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro phạt hành chính. Hy vọng những hướng dẫn chi tiết trên đã giúp bạn nắm rõ quy trình để hoàn thiện thủ tục này một cách nhanh chóng nhất.