Đăng ký
Đăng nhập
Đăng ký hóa đơn điện tử hộ kinh doanh là bước quan trọng giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định pháp luật về thuế, đồng thời thuận tiện hơn trong việc xuất hóa đơn, quản lý doanh thu. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các hình thức đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh, hướng dẫn cách đăng ký chi tiết, dễ thực hiện, kèm theo những lưu ý quan trọng cần biết để tránh sai sót khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Các hình thức đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Hộ kinh doanh có 3 hình thức đăng ký hóa đơn điện tử chính:
(1) HĐĐT có mã (tự xuất qua phần mềm) cho hộ kê khai thuế;
(2) HĐĐT có mã cấp lẻ cho hộ khoán hoặc khai thuế từng lần;
(3) HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền cho hộ kinh doanh bán lẻ có doanh thu lớn;
Tất cả đều đăng ký qua Cổng Dịch vụ Thuế điện tử hoặc qua các nhà cung cấp HĐĐT (như xCyber, MISA, Viettel) bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, với quy trình gồm đăng nhập, khai báo thông tin, chọn hình thức và chờ phê duyệt từ Cơ quan thuế.
Hướng dẫn cách đăng ký hóa đơn điện tử hộ kinh doanh chi tiết
Để giúp hộ kinh doanh thực hiện đúng quy định và tránh bị xử phạt, dưới đây là hướng dẫn cách đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh chi tiết, dễ thực hiện theo từng bước.
Cách 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền online trên cổng TTĐT Tổng cục Thuế
Dưới đây là nội dung hướng dẫn hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế:
– Đối tượng áp dụng: Hộ kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên thuộc diện bắt buộc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
– Thời hạn thực hiện đăng ký: Hoàn thành chậm nhất trước ngày 31/05/2025.
– Cổng đăng ký: Thực hiện đăng ký trực tuyến tại Cổng hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Chi tiết quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trên Cổng TTĐT Tổng cục Thuế được thực hiện theo hình thức trực tuyến như sau:
Hộ kinh doanh tiến hành lập tờ khai đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử và gửi đến cơ quan thuế thông qua hệ thống online theo các bước dưới đây:
Bước 1: Hộ kinh doanh truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn, sau đó thực hiện khai báo tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Các thông tin cần nhập gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý trực tiếp, thông tin người liên hệ, địa chỉ liên hệ, số điện thoại và email liên hệ.
Bước 2: Chọn loại hóa đơn điện tử áp dụng, bao gồm hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
Bước 3: Xác định hình thức sử dụng hóa đơn điện tử có mã: có phát sinh chi phí dịch vụ hay thuộc diện không phải trả phí.
Bước 4: Lựa chọn phương thức truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo quy định.
Bước 5: Chọn loại hóa đơn sử dụng, có thể bao gồm: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, các loại hóa đơn khác hoặc các chứng từ được in, phát hành và quản lý tương tự như hóa đơn.
Bước 6: Khai báo danh sách chứng thư số dùng để ký và phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 7: Thực hiện đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn trong trường hợp có phát sinh ủy quyền cho bên thứ ba.
Bước 8: Hoàn thiện hồ sơ bằng cách ghi đầy đủ ngày, tháng, năm và ký xác nhận của người nộp thuế trước khi gửi tờ khai.
Lưu ý: Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, có thể là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin giao dịch theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Quy định này cũng áp dụng đối với hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.
Cách 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm xCyber Bill
Đối tượng đăng ký: Người sử dụng đang sử dụng phần mềm HĐĐT theo nghị định, thông tư cũ đã hủy dải hóa đơn hoặc người sử dụng mới sử dụng HĐĐT lần đầu phải thực hiện đăng ký thông tin sử dụng HĐĐT theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
Người sử dụng thực hiện đăng ký mẫu 01/ ĐKTĐ-HĐĐT Trên phần mềm HĐĐT xCyber Bill theo các bước sau:
Bước 1: Thực hiện các thao tác tại màn hình đăng ký
(1) – Chọn menu Hệ thống
(2) – Chọn Đăng ký sử dụng
Tại màn hình này, đơn vị có thể xem được danh sách các lần đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử và trạng thái đăng ký được TCT phản hồi.
Bước 2: Đăng ký/Thay đổi thông tin
Để Đăng ký mới hoặc Thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT, đơn vị ấn chọn Đăng ký/Thay đổi
– Tại màn hình Đăng ký, NSD điền đầy đủ các thông tin bao gồm:
+ Chọn Hình thức tờ khai: Trên phần mềm xCyber Bill đã để mặc định cho người sử dụng lần đầu tiên đăng kí là Đăng ký mới, và để mặc định là Thay đổi thông tin cho những lần sau.
+ Thông tin doanh nghiệp: Phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin doanh nghiệp đang sử dụng
+ Người liên hệ, Email, SĐT: Đơn vị nhập đúng và đủ thông tin các trường bắt buộc, thông tin này sẽ là thông tin nhận thông báo từ cơ quan thuế
+ Hình thức hóa đơn: Người sử dụng phải xác định hình thức hóa đơn của doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn có mã hoặc không có mã.
+ Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử: Đơn vị phải xác định hình thức gửi dữ liệu được phép của doanh nghiệp. Hình thức này chỉ tích chọn khi doanh nghiệp thuộc diện sử dụng phần mềm do cơ quan thuế cung cấp.
+ Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử:
Người sử dụng đăng ký hình thức hóa đơn có mã thì mặc định sẽ được tích chọn Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn.
Người sử dụng đăng ký hình thức hóa đơn không mã thì được chọn 1 trong 2 tùy chọn Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn hoặc Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
+ Loại hóa đơn sử dụng: Người sử dụng có thể tích chọn 1 hoặc nhiều loại hóa đơn trên màn hình đăng ký
+ Danh sách chứng thư số: Đơn vị phải thực hiện đăng ký danh sách chứng thư số sử dụng ký hóa đơn với cơ quan thuế bằng cách chọn Thêm chứng thư số để thêm chứng thư vào Danh sách chứng thư số.
– Đơn vị Chọn Thêm chứng thư số sẽ hiển thị popup Danh sách chứng thư số và thực hiện các thao tác:
(1) Danh sách chứng thư số đã được cấu hình tại mục Cấu hình/Thông tin doanh nghiệp/Chứng thư số sẽ hiển thị tại màn hình để đơn vị lựa chọn làm chứng thư đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. Đơn vị có thể lựa chọn nhiều chứng thư cùng một thời điểm đăng ký
(2) Nhấn Lưu thông tin để đưa chứng thư số được chọn vào danh sách chứng thư đăng ký
(3) Khi đó chứng thư số sẽ được thêm vào mục Danh sách chứng thư số , tại mục Hình thức đăng ký tích chọn Thêm mới
Bước 3: Chuyển tờ khai sang TCT xử lý và nhận các thông tin phản hồi
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin tại Bước 2, Người sử dụng nhấn Lưu và gửi TCT để chuyển tờ khai sang TCT để xử lý và chờ nhận các thông tin phản hồi từ TCT.
Sau khi hoàn thành Đăng ký/Thay đổi thông tin NSD đợi kết quả phản hồi từ thuế ít nhất trong 24h làm việc.
Đơn vị chỉ thực hiện xuất hóa đơn được khi khi trạng thái TCT Chấp nhận
Trường hợp trạng thái TCT không chấp nhận đơn vị click vào Icon màu đỏ tại mục Hành động để kiểm tra lý do và lập lại tờ khai theo yêu cầu của Cơ quan thuế
Trên đây là hướng dẫn xCyber Bill Đăng ký sử dụng hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử
Mọi thông tin thắc mắc vui lòng liên hệ số 19002038 nhánh 1.
Một số lưu ý về hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Ngày 20/3/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
1.Trường hợp hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ 01/6/2025
Căn cứ khoản 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đối với hộ kinh doanh được xác định như sau:
Hộ kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng như: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (không bao gồm ô tô, mô tô, xe máy và các loại xe có động cơ khác), dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, các dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, giải trí, chiếu phim và các dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi đáp ứng một trong các điều kiện sau:
(1) Hộ kinh doanh có doanh thu hằng năm vượt 01 tỷ đồng;
(2) Hộ kinh doanh có trang bị và sử dụng máy tính tiền trong hoạt động bán hàng, cung ứng dịch vụ;
(3) Hộ kinh doanh có quy mô doanh thu hoặc lao động đạt mức cao nhất theo tiêu chí xác định doanh nghiệp siêu nhỏ theo pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, đồng thời thực hiện chế độ kế toán và kê khai thuế theo phương pháp kê khai.
- Thời điểm hộ kinh doanh bắt buộc đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Ngày 23/4/2025, Chi cục Thuế khu vực I đã ban hành thông báo về việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc diện quản lý.
Theo thông tin từ Chi cục Thuế khu vực I, căn cứ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, kể từ ngày 01/6/2025, các hộ kinh doanh thuộc nhóm quy định tại Mục 1 bắt buộc phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật về hóa đơn, các hộ kinh doanh thuộc diện áp dụng cần chủ động rà soát điều kiện và khẩn trương chuyển đổi hình thức hóa đơn. Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải hoàn thành chậm nhất vào ngày 30/5/2025.
Lưu ý: Trường hợp hộ kinh doanh đã được cơ quan thuế thông báo hoặc hỗ trợ chuyển đổi sang hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng vẫn không thực hiện thì sẽ bị xác định là vi phạm quy định về quản lý, sử dụng hóa đơn. Khi đó, cơ quan thuế sẽ phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền để xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.
Về điều kiện triển khai, để sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hộ kinh doanh chỉ cần có kết nối internet và thiết bị điện tử phù hợp như máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng (iPad). Đồng thời, hộ kinh doanh phải đăng ký sử dụng với cơ quan thuế và được chấp thuận thì mới được chính thức phát hành hóa đơn theo hình thức này.
- Mức xử phạt đối với hộ kinh doanh không thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Căn cứ Điều 24 và khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không thực hiện đăng ký hoặc không kết nối, truyền dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế sẽ bị xử phạt tùy theo mức độ vi phạm. Cụ thể:
– Phạt tiền từ 2 triệu đến 4 triệu đồng đối với trường hợp lập không đúng loại hóa đơn theo quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và hóa đơn đó đã được giao cho người mua hoặc đã sử dụng để kê khai thuế.
– Phạt tiền từ 5 triệu đến 10 triệu đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định pháp luật.
– Trường hợp hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng chưa kết nối hoặc chưa chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế, hoặc chưa sử dụng hoặc sử dụng chưa đầy đủ loại hóa đơn này, thì bị phạt tiền từ 2 triệu đến 4 triệu đồng.
Đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh không còn là thủ tục phức tạp nếu bạn nắm rõ hình thức áp dụng phù hợp và các bước thực hiện đúng quy định. Việc chủ động triển khai hóa đơn điện tử không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật, hạn chế rủi ro về thuế mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí, quản lý bán hàng minh bạch và chuyên nghiệp hơn.
Nếu bạn còn băn khoăn trong quá trình đăng ký hay lựa chọn giải pháp phù hợp, hãy ưu tiên các đơn vị cung cấp uy tín để được hỗ trợ trọn gói – giúp việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả ngay từ đầu.
