Thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online theo quy định mới nhất 2026

Thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online là quy trình người nộp thuế thông báo cho cơ quan thuế biết khi người phụ thuộc không còn đủ điều kiện giảm trừ gia cảnh nữa. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng cách thực hiện thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online qua các nền tảng như Cổng Thuế điện tử (eTax), Dịch Vụ Công Thuế và Phần mềm HTKK. Kèm theo đó là lưu ý quan trọng để hoàn tất đúng luật, tránh sai sót và giảm thiểu rủi ro bị cơ quan thuế yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Có thể tiến hành cắt giảm người phụ thuộc online qua đâu?

Việc thực hiện thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online hiện nay được triển khai linh hoạt trên nhiều nền tảng điện tử của cơ quan thuế, tùy theo đối tượng thực hiện là cá nhân hay đơn vị chi trả thu nhập.

Cụ thể:

• Đối với cá nhân tự thực hiện: Có thể cắt giảm người phụ thuộc thông qua Cổng Thuế điện tử (eTax) hoặc Cổng Dịch vụ công của cơ quan thuế.
• Đối với trường hợp ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập (doanh nghiệp, tổ chức): Việc báo giảm người phụ thuộc được thực hiện thông qua phần mềm HTKK và nộp hồ sơ điện tử cho cơ quan thuế quản lý.

Cách 1: Cắt giảm người phụ thuộc trên Thuế điện tử

Thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online qua Cổng Thuế điện tử áp dụng cho cá nhân đã có mã số thuế, có tài khoản đăng nhập hệ thống thuế điện tử và tự trực tiếp thực hiện báo giảm, không thông qua doanh nghiệp chi trả thu nhập.

Hình thức này áp dụng đối với cá nhân đã được cấp tài khoản thuế điện tử và có mã số thuế cá nhân hợp lệ. Cá nhân trực tiếp thực hiện việc kê khai, không thông qua đơn vị chi trả thu nhập.

Bước 1: Nộp tờ khai cắt giảm người phụ thuộc online

Cá nhân truy cập website canhan.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử.

• Tại giao diện chính, chọn “Đăng ký thuế”
• Tiếp tục chọn “Khai tờ khai 02TH”
• Chọn đúng mẫu “02TH – Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh”
• Trường hợp nộp hồ sơ điều chỉnh từ lần thứ hai trở đi, tích chọn “Gửi lại file dữ liệu”
• Nhấn “Tiếp tục” để chuyển sang bước kê khai

Tại Mục II – Thông tin thay đổi người phụ thuộc, cá nhân thực hiện nhập dữ liệu cắt giảm như sau:

• Cột [7]: Ghi đầy đủ họ tên người nộp thuế
• Cột [8]: Nhập mã số thuế của người nộp thuế
• Cột [9]: Ghi họ tên người phụ thuộc
• Cột [11]: Nhập mã số thuế của người phụ thuộc
• Cột [14]: Chọn mối quan hệ giữa người phụ thuộc và người nộp thuế
• Cột [21]: Nhập thời điểm bắt đầu tính giảm trừ
• Cột [22]: Nhập thời điểm kết thúc tính giảm trừ (thời điểm cắt giảm)

Trường hợp có nhiều người phụ thuộc cần điều chỉnh, người nộp thuế có thể chọn “Thêm dòng” để bổ sung hoặc “Xóa dòng” nếu nhập sai thông tin.

Sau khi hoàn tất kê khai:

• Nhấn “Hoàn thành kê khai”

• Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập
• Chọn “Kết xuất XML” (bước bắt buộc để có thể nộp hồ sơ)
• Nhấn “Nộp tờ khai”

Hệ thống yêu cầu xác thực:

• Nhập mã kiểm tra hiển thị
• Nhấn “Tiếp tục”

• Nhập mã OTP gửi về số điện thoại đã đăng ký với cơ quan thuế. Trường hợp OTP hết hạn, chọn “Gửi lại OTP” để nhận mã mới
• Nhấn “Tiếp tục” để hoàn tất thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online

Bước 2: Tra cứu kết quả xử lý hồ sơ cắt giảm

Sau khi nộp hồ sơ, cá nhân tiếp tục đăng nhập canhan.gdt.gov.vn để kiểm tra tình trạng xử lý:

• Chọn menu “Tra cứu”
• Chọn “Tra cứu thông báo”
• Nhập khoảng thời gian cần tra cứu
• Nhấn “Tra cứu”
• Tải về thông báo kết quả xử lý hồ sơ từ cơ quan thuế

Cách đọc kết quả xử lý:

• Trạng thái “Cấp mã thành công”: hệ thống đã ghi nhận việc cắt giảm người phụ thuộc đúng theo thời gian khai báo
• Trạng thái “Kiểm tra nghiệp vụ có lỗi”: hồ sơ chưa hợp lệ, cá nhân cần rà soát nội dung sai sót và thực hiện nộp hồ sơ bổ sung

Bước 3: Tra cứu thông tin người phụ thuộc sau khi cắt giảm

Để xác nhận lại dữ liệu đã được cập nhật, cá nhân thực hiện:

• Đăng nhập canhan.gdt.gov.vn
• Chọn “Tra cứu”
• Chọn “Tra cứu người phụ thuộc”
• Nhấn “Tra cứu”

Hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết người phụ thuộc đã được cắt giảm theo đúng thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online đã thực hiện.

Cách 2: Báo giảm người phụ thuộc trên Dịch vụ công Thuế

Hình thức thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online qua Cổng Dịch vụ công Thuế áp dụng cho cá nhân đã có tài khoản định danh điện tử và trực tiếp thực hiện việc báo giảm người phụ thuộc với cơ quan thuế, không thông qua đơn vị chi trả thu nhập.

Bước 1: Đăng nhập hệ thống Dịch vụ công Thuế

Cá nhân truy cập Cổng Dịch vụ công Thuế dichvucong.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử, sau đó lựa chọn đối tượng “Cá nhân” để thực hiện thủ tục.

Bước 2: Lựa chọn thủ tục hành chính phù hợp

Tại giao diện chính của hệ thống, cá nhân thực hiện:

• Chọn “Thủ tục hành chính”
• Lựa chọn mẫu 20-ĐK-TCT ban hành kèm Thông tư 86/2024/TT-BTC
• Chọn “Nộp hồ sơ” và tiếp tục thao tác

Tiếp theo, tại phần loại thủ tục:

• Chọn “Đăng ký thay đổi” (áp dụng trong trường hợp người phụ thuộc đã được đăng ký trước đó nhưng nay phát sinh thay đổi)

• Chọn nội dung “Thay đổi thông tin người phụ thuộc” (mã thủ tục hành chính: 1.010244)
• Nhấn “Tiếp tục” để chuyển sang bước kê khai

Bước 3: Kê khai thông tin cắt giảm người phụ thuộc

Tại màn hình kê khai, cá nhân cần nhập đầy đủ các thông tin liên quan đến thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online, bao gồm:

• Mã số thuế hoặc thông tin định danh cá nhân của người phụ thuộc
• Ngày, tháng, năm sinh; quốc tịch

• Địa chỉ cư trú
• Mối quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc
• Thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc tính giảm trừ (thời điểm cắt giảm)

Việc kê khai chính xác thời gian kết thúc giảm trừ là căn cứ để cơ quan thuế cập nhật trạng thái người phụ thuộc trên hệ thống.

Bước 4: Hoàn tất kê khai hồ sơ

Sau khi rà soát toàn bộ thông tin đã nhập, cá nhân nhấn “Hoàn thành kê khai” để chuyển sang bước nộp hồ sơ.

Bước 5: Nộp hồ sơ điện tử

Cá nhân nhập mã xác thực (captcha) theo yêu cầu của hệ thống, sau đó chọn “Nộp tờ khai”.

Bước 6: Xác thực OTP và hoàn tất thủ tục

Hệ thống gửi mã OTP về email và số điện thoại đã đăng ký. Cá nhân nhập mã OTP hợp lệ để xác nhận nộp hồ sơ là hoàn thành.

Cách 3: Báo giảm người phụ thuộc trên HTKK

Người nộp thuế có thể thực hiện thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online thông qua phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) mà không cần trực tiếp đến cơ quan thuế. Hình thức này áp dụng khi cá nhân ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập (doanh nghiệp, tổ chức) thực hiện việc báo giảm người phụ thuộc theo đúng quy định.

Bước 1: Đăng nhập phần mềm HTKK

Doanh nghiệp mở phần mềm HTKK, nhập mã số thuế của đơn vị chi trả thu nhập, sau đó chọn “Đồng ý” để truy cập hệ thống.

Bước 2: Chọn chức năng đăng ký người phụ thuộc

Tại giao diện chính của HTKK:

• Chọn mục “Thuế thu nhập cá nhân”
• Tiếp tục chọn “Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh”
• Lựa chọn kỳ tính thuế trong năm phát sinh việc cắt giảm người phụ thuộc
• Nhấn “Đồng ý” để chuyển sang màn hình kê khai

Bước 3: Kê khai thông tin cắt giảm người phụ thuộc

Tại bảng kê khai, người thực hiện thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online cần điền thông tin theo từng nhóm chỉ tiêu:

• Chỉ tiêu [01] – [02]: Hệ thống tự động hiển thị theo kỳ tính thuế đã chọn
• Chỉ tiêu [03] – [10]: Nhập thông tin của đơn vị chi trả thu nhập
• Chỉ tiêu [11] – [20]: Nhập thông tin đại lý thuế (nếu có)
• Chỉ tiêu [21]: Ghi tên Cục Thuế quản lý đơn vị chi trả thu nhập tại trụ sở chính
• Chỉ tiêu [22]: Nhập thông tin Chi cục Thuế/Cơ quan thuế trực tiếp quản lý

Đối với phần thông tin người phụ thuộc:

• Mục I: Không kê khai thông tin
• Mục II: Nhập đầy đủ các nội dung:
  • Họ và tên người nộp thuế
  • Mã số thuế người nộp thuế
  • Họ và tên người phụ thuộc
  • Mã số thuế người phụ thuộc
  • Mối quan hệ với người nộp thuế
  • Thời gian tính giảm trừ gia cảnh

Trong đó, tại cột thời gian:

• “Từ tháng”: ghi tháng bắt đầu tính giảm trừ
• “Đến tháng”: ghi tháng kết thúc tính giảm trừ – đây chính là thời điểm cắt giảm người phụ thuộc

Bước 4: Kết xuất hồ sơ kê khai

Sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu:

• Chọn “Ghi” để lưu toàn bộ thông tin đã khai
• Chọn “Kết xuất” → “Kết xuất XML”
• Lưu file XML về máy để phục vụ bước nộp hồ sơ

Bước 5: Nộp hồ sơ trên Cổng Thuế điện tử

Doanh nghiệp đăng nhập Cổng Thuế điện tử tại thuedientu.gdt.gov.vn, tải file XML đã kết xuất và thực hiện nộp hồ sơ theo đúng quy trình điện tử.

Sau khi hồ sơ được cơ quan thuế tiếp nhận và chấp thuận, thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online trên HTKK được hoàn tất theo thời gian đã kê khai.

Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục cắt giảm người phụ thuộc qua mạng

Khi thực hiện thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online, người nộp thuế cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

• Chỉ thực hiện cắt giảm khi người phụ thuộc không còn đáp ứng điều kiện giảm trừ gia cảnh theo quy định.
• Thời điểm cắt giảm phải phù hợp với thời điểm phát sinh thay đổi, tránh báo muộn dẫn đến sai sót khi quyết toán thuế.
• Cá nhân chỉ được chọn một hình thức thực hiện, không đồng thời báo giảm trên nhiều hệ thống.
• Trường hợp ủy quyền cho doanh nghiệp, cần thông báo kịp thời để đơn vị chi trả thu nhập thực hiện đúng hạn.
• Lưu lại thông báo tiếp nhận hồ sơ điện tử để đối chiếu khi cần thiết.

Việc thực hiện thủ tục cắt giảm người phụ thuộc online là nghĩa vụ bắt buộc nhằm đảm bảo việc tính giảm trừ gia cảnh đúng quy định và tránh rủi ro khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Với các hình thức linh hoạt như Thuế điện tử, Dịch vụ công và HTKK, cá nhân và doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động thực hiện nhanh chóng, chính xác và minh bạch. Nắm rõ quy trình và lưu ý quan trọng sẽ giúp người nộp thuế hạn chế sai sót và đảm bảo quyền lợi hợp pháp của mình.