Đăng ký
Đăng nhập
Trong quá trình kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân, cách đăng ký người phụ thuộc đã có mã số thuế là nội dung được nhiều người nộp thuế và kế toán đặc biệt quan tâm. Không ít trường hợp người phụ thuộc đã được cấp mã số thuế nhưng vẫn đủ điều kiện giảm trừ gia cảnh, tuy nhiên việc đăng ký lại cần thực hiện đúng trình tự. Bài viết sau sẽ hướng dẫn cách đăng ký người phụ thuộc đã có mã số thuế rõ ràng, dễ hiểu và đúng quy định.
Người phụ thuộc đã có mã số thuế TNCN có đăng ký giảm trừ gia cảnh được không?
Nhiều người nộp thuế thắc mắc liệu khi người thân (con cái, cha mẹ…) đã có sẵn mã số thuế (MST) thì có được dùng để đăng ký giảm trừ gia cảnh hay không? Câu trả lời là HOÀN TOÀN ĐƯỢC, thậm chí quá trình xử lý hồ sơ còn nhanh chóng hơn.
- Quy định về mã số thuế người phụ thuộc
Theo quy định của Tổng cục Thuế, mỗi cá nhân chỉ được cấp một mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt cuộc đời.
– Nếu cá nhân đó đã từng đi làm và được cấp MST cá nhân, sau đó nghỉ việc và trở thành người phụ thuộc: Bạn sẽ dùng chính mã số đó để đăng ký.
– Hệ thống thuế sẽ tự động cập nhật và liên kết dữ liệu dựa trên mã số này.
- Điều kiện để đăng ký giảm trừ gia cảnh thành công
Dù đã có mã số thuế, để được cơ quan thuế chấp nhận là người phụ thuộc hợp lệ, cá nhân đó cần thỏa mãn các điều kiện sau:
– Thu nhập: Thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn không vượt quá 1.000.000 VNĐ.
– Tính duy nhất: Người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế duy nhất trong cùng một năm tính thuế.
– Quan hệ huyết thống/nuôi dưỡng: Thuộc đối tượng con cái, vợ/chồng, cha mẹ hoặc cá nhân không nơi nương tựa trực tiếp nuôi dưỡng.
- Thủ tục đăng ký khi đã có sẵn mã số thuế
Thay vì làm thủ tục cấp mới, bạn chỉ cần thực hiện bước đăng ký thay đổi thông tin với các bước đơn giản:
- Thứ nhất, Cung cấp thông tin: Gửi mã số thuế của người phụ thuộc và các giấy tờ liên quan (CCCD, Giấy khai sinh…) cho bộ phận kế toán.
- Thứ hai, Kê khai mẫu biểu: Kế toán sẽ điền MST này vào mẫu 20-ĐK-TH-TCT (tổng hợp đăng ký người phụ thuộc).
- Thứ ba, Xác nhận: Cơ quan thuế sẽ kiểm tra trên hệ thống, nếu thông tin khớp đúng và chưa được đăng ký bởi người khác, hồ sơ sẽ được phê duyệt.
- Những lưu ý quan trọng
– Tránh trùng lặp: Nếu người phụ thuộc đang được người khác đăng ký (ví dụ: vợ đã đăng ký cho con), bạn không thể đăng ký thêm cho đến khi người kia làm thủ tục “báo giảm”.
– Thời gian tính giảm trừ: Bạn được tính giảm trừ kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng nếu thực hiện đăng ký đúng hạn.
3 Cách đăng ký người phụ thuộc đã có mã số thuế đơn giản, nhanh chóng
Dưới đây là 3 cách đăng ký người phụ thuộc đã có mã số thuế được áp dụng phổ biến hiện nay, giúp người nộp thuế và kế toán thực hiện nhanh chóng, đúng quy định và hạn chế sai sót trong quá trình kê khai thuế thu nhập cá nhân.
Cách 1: Đăng ký trực tuyến trên Thuế điện tử
TRƯỜNG HỢP 1: CÁ NHÂN TỰ ĐĂNG KÝ QUA MẠNG
Bước 1: Truy cập địa chỉ thuedientu.gdt.gov.vn. Đăng nhập tài khoản Thuế điện tử cá nhân
Bước 2: Nhập mã số thuế, mật khẩu và mã xác thực để đăng nhập.
Bước 3: Vào menu “Đăng ký thuế” chọn “Kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế”
Bước 4: Chọn “20-ĐK-TCT Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công”
Bước 5: Kê khai thông tin vào tờ khai 20-ĐK-TCT – Tờ khai đăng ký người phụ thuộc.
Bước 6: Chọn “Hoàn thành kê khai” >> “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”
TRƯỜNG HỢP 2: TỔ CHỨC TRẢ THU NHẬP THỰC HIỆN ĐĂNG KÝ
Bước 1: Truy cập địa chỉ thuedientu.gdt.gov.vn. Đăng nhập tài khoản Thuế điện tử doanh nghiệp.
Bước 2: Nhập mã số thuế, mật khẩu và mã xác thực để đăng nhập.
Bước 3: Truy cập mục “Đăng ký thuế”, sau đó chọn “Đăng ký mới/Thay đổi thông tin của cá nhân qua cơ quan chi trả thu nhập”.
Tại phần “Hồ sơ đăng ký thuế”, lựa chọn mẫu “20-ĐK-TH-TCT_TT105 – Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp dành cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập”.
Sau khi chọn đúng biểu mẫu, nhấn “Tiếp tục” để chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 4: Thực hiện kê khai thông tin lên Mẫu 20-ĐK-TH-TCT.
Bước 5: Điền tên Giám đốc, người đại diện cơ quan chi trả thu nhập vào mục “Người nộp thuế hoặc đại diện hợp pháp của người nộp thuế”.
Bước 6: Đánh dấu vào “Hoàn thành kê khai” rồi chọn “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”.
Bước 7: Kiểm tra trạng thái hồ sơ người phụ thuộc đã nộp.
Truy cập “Tra cứu hồ sơ đăng ký thuế”, chọn hồ sơ là “20-ĐK-TH-TCT…”, sau đó xem thông tin tại ô “Trạng thái”.
Nếu hồ sơ không có sai sót, kết quả sẽ được cập nhật và hiển thị trong khoảng vài phút đến vài giờ.
Cách 2: Đăng ký trên hệ thống HTKK
Để đăng ký người phụ thuộc đã có mã số thuế trên HTKK, thực hiện theo các bước sau:
Kê khai trên HTKK theo mẫu 02TH
- Bước 1: Mở phần mềm HTKK, đăng nhập tài khoản, chọn “Kê khai” → “Thuế thu nhập cá nhân” → “Đăng ký người phụ thuộc gia cảnh”.
- Bước 2: Chọn các thông số cần thiết như “Năm”, “Lần đăng ký” và nhấn Đồng ý.
- Bước 3: Màn hình hiển thị mẫu khai, điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu.
- Bước 4: Sau khi hoàn tất, nhấn “Kiểm tra”, sau đó xuất kết quả dưới dạng XML để chuẩn bị nộp qua mạng.
Nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh qua mạng
- Bước 1: Truy cập Thuedientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản chữ ký số của doanh nghiệp.
- Bước 2: Chọn “Khai thuế” → “Nộp tờ khai XML”, sau đó tải lên tệp XML mẫu 02TH đã xuất trước đó.
- Bước 3: Sau khi tải lên xong, nhấn “Ký điện tử” và “Nộp tờ khai” để hoàn tất việc đăng ký.
Cách 3: Đăng ký trực tiếp tại cơ quan thuế
Việc đăng ký người phụ thuộc trực tiếp tại cơ quan thuế thường áp dụng cho các cá nhân tự quyết toán thuế hoặc không thông qua tổ chức chi trả thu nhập (công ty). Nếu người phụ thuộc của bạn đã có sẵn mã số thuế, quy trình sẽ được đơn giản hóa đáng kể.
Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cần chuẩn bị
Để hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:
– Tờ khai đăng ký người phụ thuộc: Sử dụng Mẫu số 07/ĐK-NPT-TCT (Ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC).
Lưu ý: Tại cột “Mã số thuế”, bạn điền chính xác mã số thuế đã có của người phụ thuộc.
– Hồ sơ chứng minh nhân thân:
+ Bản sao CCCD/CMND của người nộp thuế (người đăng ký giảm trừ).
+ Bản sao CCCD/CMND/Giấy khai sinh của người phụ thuộc (tùy độ tuổi).
– Hồ sơ chứng minh mối quan hệ:
+ Con cái: Bản sao Giấy khai sinh hoặc Sổ hộ khẩu (nếu còn giá trị khai thác) hoặc xác nhận cư trú.
+ Vợ/Chồng: Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn.
+ Cha mẹ: Giấy tờ chứng minh quan hệ cha con, mẹ con (Khai sinh, sổ hộ khẩu…).
+ Đối tượng khác: Giấy tờ chứng minh trách nhiệm nuôi dưỡng, xác nhận không nơi nương tựa hoặc mất khả năng lao động.
Quy trình 3 bước đăng ký tại cơ quan thuế
Bước 1: Hoàn thiện mẫu tờ khai 07/ĐK-NPT-TCT
Đây là bước quan trọng nhất. Vì người phụ thuộc đã có mã số thuế, bạn chỉ cần điền thông tin vào các cột định danh cơ bản (Họ tên, ngày sinh, MST) mà không cần kê khai quá chi tiết các thông tin thay đổi khác nếu dữ liệu cũ vẫn chính xác.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại bộ phận “Một cửa”
Bạn mang bộ hồ sơ đã chuẩn bị đến Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế nơi bạn đang quản lý thuế (nơi bạn nộp hồ sơ quyết toán thuế hàng năm).
Bước 3: Nhận kết quả
Cán bộ thuế sẽ kiểm tra thông tin trên hệ thống dựa trên MST bạn cung cấp. Nếu thông tin khớp đúng và người phụ thuộc chưa bị trùng lặp với người nộp thuế khác, hồ sơ sẽ được chấp nhận ngay.
Lưu ý khi đăng ký người phụ thuộc đã có mã số thuế
Khi thực hiện cách đăng ký người phụ thuộc đã có mã số thuế cá nhân, cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo hồ sơ hợp lệ, tránh sai sót và được giảm trừ gia cảnh đúng quy định.
- Kiểm tra tính duy nhất (Tránh trùng lặp người nuôi dưỡng)
Đây là sai sót phổ biến nhất khiến hồ sơ bị hệ thống thuế từ chối.
– Quy tắc: Một người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho duy nhất một người nộp thuế trong năm.
– Lưu ý: Nếu trước đó người phụ thuộc đã được vợ/chồng hoặc anh/chị/em của bạn đăng ký, thì người đó phải làm thủ tục “báo giảm” trước khi bạn làm thủ tục “báo tăng”. Hệ thống sẽ báo lỗi ngay lập tức nếu phát hiện một mã số thuế NPT được đăng ký hai nơi.
- Rà soát điều kiện thu nhập (Ngưỡng 1.000.000 VNĐ)
Có mã số thuế không đồng nghĩa với việc mặc nhiên được chấp nhận là người phụ thuộc.
– Điều kiện: Thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn (kinh doanh, tiền lương, lương hưu…) của NPT không được vượt quá 1.000.000 VNĐ.
– Rủi ro: Nếu cơ quan thuế quét dữ liệu và thấy NPT có mã số thuế đang phát sinh thu nhập cao hơn mức này (từ các công ty khác), bạn sẽ bị loại bỏ tư cách giảm trừ và phải nộp bổ sung thuế kèm tiền chậm nộp.
- Đồng nhất thông tin cá nhân
Khi NPT đã có mã số thuế, dữ liệu đã tồn tại trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
– Lưu ý: Thông tin bạn kê khai (Họ tên, ngày sinh, số CCCD/CMND) phải khớp 100% với dữ liệu gắn liền với mã số thuế đó.
– Cách xử lý: Nếu NPT mới đổi từ CMND 9 số sang CCCD gắn chíp nhưng MST vẫn đang theo số cũ, bạn nên làm thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế cho NPT trước hoặc song song với việc đăng ký giảm trừ để tránh sai sót dữ liệu.
- Thời điểm tính giảm trừ gia cảnh
Bạn cần lưu ý về thời gian để tối ưu số thuế được giảm:
– Nguyên tắc: Giảm trừ gia cảnh được tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.
– Ví dụ: Nếu con bạn sinh tháng 1 nhưng đến tháng 10 bạn mới đăng ký, bạn vẫn được tính giảm trừ từ tháng 1 (nếu đã có MST) khi thực hiện quyết toán thuế cuối năm. Tuy nhiên, việc đăng ký sớm sẽ giúp bạn giảm số thuế tạm nộp hàng tháng ngay lập tức.
- Lưu trữ hồ sơ chứng minh (Hậu kiểm)
Cơ quan thuế có quyền kiểm tra hồ sơ của bạn trong vòng 5 năm. Dù đã có mã số thuế, bạn vẫn phải lưu giữ đầy đủ các giấy tờ:
– Bản sao giấy tờ định danh (CCCD/Giấy khai sinh).
– Giấy tờ chứng minh quan hệ (Sổ hộ khẩu, giấy kết hôn…).
– Giấy xác nhận thu nhập hoặc giấy xác nhận không nơi nương tựa (đối với các đối tượng ngoài huyết thống trực tiếp).
Trước khi nộp hồ sơ, hãy truy cập trang thuedientu.gdt.gov.vn để tra cứu tình trạng mã số thuế của người phụ thuộc xem có đang hoạt động hay có bị nợ thuế không để xử lý kịp thời.
Tóm lại, việc thực hiện cách đăng ký người phụ thuộc đã có MST là bước quan trọng để đảm bảo quyền lợi về giảm trừ gia cảnh hợp pháp khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Người nộp thuế có thể lựa chọn 3 phương thức đăng ký: trực tuyến trên Thuế điện tử, qua phần mềm HTKK, hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế. Nắm rõ các bước và lưu ý sẽ giúp việc đăng ký diễn ra nhanh chóng, chính xác, tránh sai sót và đảm bảo đầy đủ quyền lợi về thuế.
