Từ 01/6/2025, những trường hợp nào cần thông báo hóa đơn sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT?

Từ ngày 01/6/2025, việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót sẽ có điều chỉnh quan trọng, đặc biệt là quy định về thông báo hóa đơn sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT. Vậy, những trường hợp cụ thể nào cần thông báo theo mẫu mới này kể từ 01/6/2025? Bài viết này sẽ làm rõ các trường hợp bắt buộc sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT khi xử lý hóa đơn điện tử sai sót.

Từ 01/6/2025, những trường hợp nào cần thông báo hóa đơn sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT?

Căn cứ tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau:

Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

…

3. Trường hợp người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này quy định tại điểm a khoản 1 Điều này thì Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tự động thông báo về việc tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này.

…

Theo quy định hiện hành, trong trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót về tên hoặc địa chỉ người mua nhưng mã số thuế và các nội dung khác vẫn chính xác, người bán chỉ cần thông báo cho người mua biết về lỗi này và không cần lập lại hóa đơn mới.

Thay vào đó, người bán phải gửi thông báo về sai sót cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Phụ lục IA của Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Lưu ý: Quy định này áp dụng cho cả hóa đơn điện tử đã được cấp mã và hóa đơn điện tử không có mã nhưng đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.

Lưu ý: Trong trường hợp người bán đã gửi thông báo hóa đơn sai sót đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thì Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tự động phản hồi kết quả tiếp nhận thông báo thông qua Mẫu số 01/TB-SSĐT theo Phụ lục IB của cùng Nghị định.

Dưới đây là Mẫu số 04 SS HĐĐT và Mẫu 01 TB SSĐT:

>> Tải về Mẫu 04 SS HĐĐT Phụ lục IA TẠI ĐÂY

 

>> Tải về Mẫu 01 TB SSĐT Phụ lục IB TẠI ĐÂY

>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, được triển khai chi tiết trong Công văn số 9213/CCTKV.XVI-QLDN2

Cách xử lý hóa đơn điện tử sai mã số thuế từ 01/6/2025: Hướng dẫn điều chỉnh và thay thế

Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), kể từ ngày 01/6/2025, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành có sai mã số thuế, người bán có thể lựa chọn một trong hai phương án xử lý:

– Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh: Trong trường hợp này, người bán lập một hóa đơn điều chỉnh với nội dung ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…” để bổ sung hoặc sửa đổi thông tin sai sót trên hóa đơn cũ.

– Lập hóa đơn điện tử thay thế: Người bán có thể xuất một hóa đơn mới nhằm thay thế hoàn toàn cho hóa đơn cũ bị sai, với dòng thông tin: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…”.

Việc lựa chọn hình thức điều chỉnh hay thay thế cần căn cứ vào mức độ sai sót và thỏa thuận giữa các bên liên quan.

Lưu ý quan trọng:

– Trong trường hợp cần điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã phát hành sai, người bán phải ký số trên hóa đơn điện tử mới. Sau khi hoàn tất, nếu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn mới trực tiếp cho người mua. Nếu sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế, người bán cần gửi hóa đơn mới lên cơ quan thuế để được cấp mã trước khi chuyển cho người mua.

– Trước khi tiến hành điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai sót, nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp, hộ hoặc cá nhân kinh doanh thì hai bên cần lập văn bản thỏa thuận, nêu rõ nội dung sai. Nếu người mua là cá nhân, người bán cần gửi thông báo cho người mua hoặc công khai thông tin trên website chính thức (nếu có). Văn bản thỏa thuận cần được lưu trữ tại đơn vị và sẵn sàng cung cấp khi cơ quan chức năng yêu cầu.

>> Liên hệ kênh Zalo OA của xCyber để cập nhật những thông tin mới nhất, mua hàng với giá hời nhất và được hỗ trợ nhanh nhất 

Tiêu hủy hóa đơn trong những trường hợp nào?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp cần tiến hành tiêu hủy hóa đơn bao gồm:

– Trường hợp hóa đơn không còn sử dụng: Doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ/cá nhân kinh doanh nếu sở hữu hóa đơn nhưng không có nhu cầu sử dụng nữa thì phải tiến hành tiêu hủy. Việc tiêu hủy cần được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày gửi thông báo cho cơ quan thuế.

– Trường hợp hóa đơn bị thông báo hết hiệu lực: Khi cơ quan thuế có thông báo về việc hóa đơn không còn giá trị sử dụng (trừ trường hợp bị thông báo do cưỡng chế thuế), tổ chức, cá nhân có trách nhiệm tiêu hủy những hóa đơn này. Thời hạn tiêu hủy là 10 ngày, tính từ ngày nhận được thông báo hoặc từ thời điểm tìm lại được hóa đơn đã bị thất lạc.

Việc hiểu rõ các trường hợp cần thông báo hóa đơn sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT từ ngày 01/6/2025 là rất quan trọng. Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm bắt các quy định mới, từ đó xử lý hóa đơn sai sót đúng cách, đảm bảo tuân thủ pháp luật và hoạt động kinh doanh minh bạch.

>> Mua online ngay sản phẩm Hóa đơn điện tử xCyber Bill – phần mềm cập nhật những quy định mới nhất của Pháp luật từ:Bỏ nghiệp vụ Hủy hóa đơn; cập nhật ngày ký số sau ngày lập tối đa 1 ngày; Cập nhật thêm trường thông tin mới trong mẫu hóa đơn. Mua ngay nhé!