Từ 01/06/2025, hạn cuối ký số trên hóa đơn điện tử là khi nào?

Từ ngày 01/06/2025, với những điều chỉnh trong quy định về hóa đơn điện tử, vấn đề về thời hạn cuối cùng để ký số trên hóa đơn điện tử trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Việc ký số đúng thời điểm không chỉ đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kê khai thuế và hạch toán kế toán của doanh nghiệp.

Nhiều đơn vị đang băn khoăn không biết liệu có những thay đổi nào về thời gian ký số trên hóa đơn điện tử so với trước đây, đặc biệt là khi các giao dịch thương mại ngày càng đa dạng và nhanh chóng. Bài viết này sẽ đi sâu làm rõ quy định về hạn cuối ký số trên hóa đơn điện tử áp dụng từ 01/06/2025, giúp các doanh nghiệp và cá nhân tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Từ 01/06/2025, hạn cuối ký số trên hóa đơn điện tử là khi nào?

Theo quy định tại khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi điểm c khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025 thì:

Nội dung của hóa đơn

…

9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ trường hợp gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định này).

Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn; thời điểm khai thuế đối với người mua là thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này.

…

Như vậy, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời gian người bán hoặc người mua thực hiện ký bằng chữ ký số trên hóa đơn, được thể hiện theo định dạng ngày, tháng, năm dương lịch.

Trong trường hợp thời điểm ký số không trùng khớp với thời điểm lập hóa đơn, thì hạn chót để ký số là ngày làm việc kế tiếp kể từ ngày lập hóa đơn. Tuy nhiên, quy định này không áp dụng đối với trường hợp gửi dữ liệu hóa đơn theo bảng tổng hợp theo quy định tại tiết a.1 điểm a khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi điểm b khoản 14 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

>> Có thể bạn quan tâm: Chữ ký số và chứng thực chữ ký số được sửa đổi, bổ sung như thế nào trong Nghị định 48/2024/NĐ-CP

Từ 01/6/2025, thủ tục gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế được thực hiện ra sao?

Căn cứ Mục 4 Phần II Quyết định 1913/QĐ-BTC năm 2025 quy định về thủ tục chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế thực hiện từ ngày 1/6/2025 như sau:

* Trình tự thực hiện:

Bước 1:

Về phương thức lập và thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế:

Trường hợp 1: Người bán thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử phát sinh trong tháng hoặc quý theo hình thức bảng tổng hợp, áp dụng theo từng loại hình kinh doanh:

– Đối với trường hợp gửi theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ), thời điểm chuyển dữ liệu cùng với thời hạn nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng, áp dụng cho các lĩnh vực sau:

+ Dịch vụ thuộc các ngành: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính – ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán;

+ Bán điện, nước khi có thông tin mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng;

+ Nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam, hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, nền tảng số, hoặc cung cấp dịch vụ xuyên biên giới.

– Đối với trường hợp gửi theo Mẫu số 01/TH-ĐT (Phụ lục IA kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP): áp dụng với hoạt động kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng. Theo đó:

+ Thời điểm lập hóa đơn điện tử chậm nhất là 01 ngày kể từ khi kết thúc ngày ghi nhận doanh thu;

+ Đồng thời, doanh nghiệp phải gửi dữ liệu về doanh thu thực tế (gồm tổng tiền thu từ đổi đồng tiền quy ước và tiền tại các máy trò chơi, trừ đi số tiền hoàn lại cho người chơi do trúng thưởng hoặc không sử dụng hết) theo Mẫu 01/TH-ĐT, gửi tới cơ quan thuế đồng thời với thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử;

+ Ngày xác định doanh thu được tính từ 0h00 đến 23h59 trong cùng một ngày.

Trường hợp 2:
Đối với các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc diện chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp, người bán áp dụng phương thức chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn điện tử. Cụ thể:
Sau khi lập hóa đơn, người bán cần gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế, chậm nhất là ngày làm việc liền sau ngày lập hóa đơn.

Về hình thức gửi dữ liệu đến cơ quan thuế, gồm hai phương án:

1. Gửi trực tiếp đến cơ quan thuế: Áp dụng cho các tổ chức, doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và có nhu cầu kết nối trực tiếp:

– Doanh nghiệp sử dụng trung bình từ 1 triệu hóa đơn/tháng trở lên (tính theo bình quân năm liền trước), nếu hệ thống CNTT đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu, có thể đăng ký gửi trực tiếp bằng cách nộp văn bản đề nghị kèm tài liệu chứng minh năng lực kỹ thuật đến Cục Thuế.

– Tổ chức theo mô hình công ty mẹ – công ty con, nếu đã triển khai hệ thống quản lý hóa đơn tập trung tại công ty mẹ và mong muốn chuyển toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử (gồm cả của công ty con) đến cơ quan thuế thông qua hệ thống ngành thuế, cần gửi danh sách các công ty con và đăng ký kết nối kỹ thuật với Cục Thuế.

2. Gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Áp dụng đối với các doanh nghiệp, tổ chức không thuộc diện gửi trực tiếp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, đơn vị này sẽ thay mặt doanh nghiệp chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế theo đúng chuẩn định dạng và thời hạn.

Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ theo quy định hiện hành.

Hình thức thực hiện như sau:

– Đối với dữ liệu hóa đơn điện tử: Hồ sơ được tiếp nhận qua hình thức điện tử, thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành thuế.

– Đối với hình thức gửi trực tiếp: Cơ quan thuế thực hiện kiểm tra khả năng kết nối kỹ thuật và truyền – nhận dữ liệu để đảm bảo đáp ứng yêu cầu kết nối từ phía người nộp thuế.

>> Quan tâm ngay kênh Zalo OA của xCyber để cập nhật những tin tức mới nhất về Thuế, Kế toán , các CTKM hấp dẫn và những kiến thức chuyên môn cần thiết

Chữ ký số là gì?

Theo khoản 12 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử năm 2023, chữ ký số là một loại chữ ký điện tử được tạo ra dựa trên thuật toán mã hóa sử dụng cặp khóa không đối xứng, bao gồm khóa riêng (dùng để thực hiện ký số) và khóa công khai (dùng để xác minh tính hợp lệ của chữ ký).

Chữ ký số đảm bảo được các yếu tố xác thực người ký, tính toàn vẹn của dữ liệu và khả năng chống chối bỏ, tuy nhiên không có chức năng đảm bảo sự bí mật của nội dung thông điệp.

Việc nắm rõ hạn cuối ký số trên hóa đơn điện tử từ 01/06/2025 là yếu tố then chốt để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ và tuân thủ các quy định pháp luật thuế. Hy vọng bài viết này đã cung cấp thông tin cần thiết, giúp doanh nghiệp và cá nhân chủ động thực hiện đúng thời hạn, tránh mọi sai sót không đáng có trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.