Thời hạn đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh là khi nào?

Việc xác định chính xác thời hạn đăng ký người phụ thuộc sẽ giúp người lao động và doanh nghiệp chủ động trong công tác kê khai thuế Thu nhập cá nhân. Nếu bạn đang thắc mắc về thời điểm nộp hồ sơ cũng như các mức giảm trừ hiện hành, bài viết sau đây của xCyber sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin pháp lý cần thiết.

Quy định về thời hạn đăng ký người phụ thuộc

Để đảm bảo quyền lợi được giảm trừ gia cảnh đầy đủ và đúng luật, người nộp thuế cần nắm rõ các quy định pháp lý về thời hạn đăng ký. Dưới đây là các căn cứ cụ thể và mốc thời gian áp dụng.

Căn cứ pháp lý về nguyên tắc giảm trừ gia cảnh

Căn cứ tiết c.2 điểm c khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC (được sửa đổi bởi khoản 6 Điều 25 Thông tư 92/2015/TT-BTC), nguyên tắc tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc được quy định như sau:

• Người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh nếu đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế.
• Trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế và có đăng ký giảm trừ gia cảnh.

Lưu ý đặc biệt đối với nhóm “Người phụ thuộc khác”: Riêng đối với người phụ thuộc khác (như anh, chị, em ruột; ông, bà; cô, dì, chú, bác, cậu ruột; cháu ruột…) theo hướng dẫn tại tiết d.4, điểm d, khoản 1 Điều này, thời hạn đăng ký người phụ thuộc trong năm chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế đó. 

Căn cứ pháp lý về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

Thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh (đối với các trường hợp thông thường được phép đăng ký khi quyết toán) sẽ gắn liền với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.

Căn cứ khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định:

• Đối với hồ sơ quyết toán thuế năm: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.
• Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Kết luận về thời hạn đăng ký người phụ thuộc

Từ các căn cứ pháp lý nêu trên, ngoại trừ trường hợp “người phụ thuộc khác” phải đăng ký trước ngày 31/12 của năm tính thuế, thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh để được tính giảm trừ gia cảnh khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân được xác định như sau:

• Chậm nhất là ngày 31/3 năm liền kề năm nộp thuế: Áp dụng đối với trường hợp người lao động ủy quyền cho tổ chức, cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thuế cho người phụ thuộc.
• Chậm nhất là ngày 30/4 năm liền kề năm nộp thuế: Áp dụng đối với trường hợp người nộp thuế trực tiếp thực hiện thủ tục đăng ký thuế cho người phụ thuộc và quyết toán thuế với cơ quan thuế.

Người nộp thuế cần lưu ý các mốc thời gian này để hoàn tất thủ tục đúng hạn, tránh ảnh hưởng đến quyền lợi giảm trừ gia cảnh của bản thân.

Thời hạn đăng ký người phụ thuộc năm 2025 là khi nào?

Để hưởng quyền lợi giảm trừ gia cảnh cho kỳ tính thuế năm 2025, người nộp thuế cần lưu ý các mốc thời hạn đăng ký người phụ thuộc năm 2025 cụ thể như sau:

1. Đối với nhóm người phụ thuộc là “cá nhân khác” (ông bà, anh chị em…) Bắt buộc phải đăng ký chậm nhất vào ngày 31/12/2025. Quá ngày này, bạn sẽ mất quyền giảm trừ cho cả năm 2025 đối với các đối tượng này.
2. Đối với nhóm người phụ thuộc là người thân (con, cha mẹ, vợ chồng) Thời hạn sẽ tính theo lịch nộp hồ sơ quyết toán thuế vào năm 2026. Căn cứ khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 và Công văn 883/TCT-DNNCN (quy định về ngày nghỉ lễ), hạn chót là:

• Trường hợp ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập (Công ty/Doanh nghiệp) quyết toán thay: Chậm nhất là ngày 31/03/2026.
• Trường hợp cá nhân tự trực tiếp quyết toán thuế: Theo luật định là chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 4 (tức 30/04/2026). Tuy nhiên, do ngày 30/04 và 01/05/2026 là ngày nghỉ lễ, tiếp đó ngày 02/05 – 03/05/2026 rơi vào ngày nghỉ cuối tuần (thứ 7, CN), nên thời hạn được dời sang ngày làm việc tiếp theo. => Hạn chót chính thức là ngày 04/06/2026.

Thời hạn đăng ký người phụ thuộc năm 2026 là khi nào?

Năm 2026 là một năm quan trọng với sự thay đổi về mức giảm trừ gia cảnh (tăng lên 15,5 triệu cho bản thân và 6,2 triệu cho mỗi người phụ thuộc). Về thời hạn đăng ký người phụ thuộc năm 2026, các quy trình vẫn tuân thủ Luật Quản lý thuế 2019:

1. Hạn chót đăng ký cho nhóm “cá nhân khác”: Người nộp thuế bắt buộc phải hoàn thành thủ tục đăng ký chậm nhất là ngày 31/12/2026.
2. Hạn chót đăng ký/bổ sung cho nhóm người thân: Việc đăng ký có thể thực hiện trong năm 2026 hoặc tại thời điểm quyết toán thuế vào đầu năm 2027. Cụ thể:

• Nếu ủy quyền quyết toán: Hạn chót là ngày 31/03/2027.
• Nếu cá nhân tự quyết toán: Hạn chót là ngày 30/04/2027.

Lưu ý quan trọng: Từ ngày 01/01/2026, Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 sẽ có hiệu lực, điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh tăng lên (15,5 triệu đồng cho bản thân và 6,2 triệu đồng cho mỗi người phụ thuộc). Do đó, việc đăng ký đúng thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh năm 2026 càng trở nên quan trọng để tối ưu số thuế phải nộp.

Đăng ký người phụ thuộc bao lâu có kết quả?

Bên cạnh vấn đề thời hạn, nhiều người cũng thắc mắc đăng ký người phụ thuộc bao lâu có kết quả?

Thông thường, nếu bạn thực hiện đăng ký thông qua các phần mềm kê khai thuế điện tử hoặc cổng dịch vụ công của Tổng cục Thuế, kết quả phê duyệt và cấp mã số thuế cho người phụ thuộc thường có sau khoảng 3 đến 5 ngày làm việc. Trong trường hợp hồ sơ cần điều chỉnh hoặc sai sót thông tin (như sai số CCCD, trùng mã số thuế), cơ quan thuế sẽ gửi thông báo trả lời để người nộp thuế kịp thời sửa đổi.

Nếu bạn đăng ký thông qua đơn vị chi trả thu nhập, thời gian có thể lâu hơn một chút tùy vào thời điểm kế toán công ty tổng hợp hồ sơ để gửi đi, nhưng nhìn chung quy trình hiện nay đã được số hóa nên rất nhanh chóng.

Lời khuyên về thời điểm đăng ký người phụ thuộc

Mặc dù luật pháp cho phép đăng ký bổ sung khi quyết toán thuế, nhưng chuyên gia tài chính luôn đưa ra lời khuyên về thời điểm đăng ký người phụ thuộc tối ưu nhất là càng sớm càng tốt.

Dưới đây là lý do tại sao bạn không nên đợi đến sát hạn chót:

1. Tránh sai sót thông tin: Nếu đăng ký sớm, khi hồ sơ bị trả về do sai lệch dữ liệu dân cư hoặc lỗi kỹ thuật, bạn vẫn còn dư dả thời gian để chỉnh sửa.
2. Giảm áp lực hệ thống: Vào các ngày sát hạn chót (như 31/03 hay 30/04), lượng người truy cập hệ thống thuế điện tử tăng đột biến dễ dẫn đến nghẽn mạng, chậm duyệt hồ sơ.
3. Dòng tiền cá nhân: Đăng ký sớm giúp bạn được tạm tính giảm trừ hàng tháng, từ đó số thuế khấu trừ mỗi tháng ít đi, giúp bạn có thêm nguồn tài chính chi tiêu thay vì phải đợi đến tận kỳ quyết toán mới được hoàn thuế.

Tóm lại, hãy chủ động kiểm tra hồ sơ và thực hiện đăng ký ngay khi có đủ chứng minh về nghĩa vụ nuôi dưỡng để đảm bảo tối đa quyền lợi của mình.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm rõ quy định về thời hạn đăng ký người phụ thuộc để thực hiện thủ tục kịp thời. Việc kê khai đúng hạn là yếu tố tiên quyết để đảm bảo tối đa quyền lợi giảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế. Đừng quên theo dõi xCyber để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích về kế toán và thuế!