Máy chấm công là gì? Lựa chọn máy chấm công phù hợp cho doanh nghiệp như thế nào?

Máy chấm công là thiết bị không thể thiếu trong hệ thống quản lý nhân sự của mọi doanh nghiệp, giúp theo dõi chính xác thời gian làm việc của nhân viên. Vậy máy chấm công là gì? Cách thức hoạt động của máy chấm công như thế nào?

1. Khái niệm máy chấm công là gì? Máy chấm công có ưu điểm gì?

Máy chấm công là thiết bị điện tử được sử dụng để ghi lại chính xác thời gian làm việc của nhân viên. Máy chấm công thường hoạt động dựa trên nguyên lý nhận diện thông tin cá nhân của từng nhân viên như vân tay, nhận diện khuôn mặt, thẻ từ,… để đối chiếu với dữ liệu đã được lưu trữ trong hệ thống.

Khi nhân viên đi làm, ra vào, nghỉ giữa giờ, tan làm sẽ phải chấm công bằng cách quét thông tin sinh trắc học hoặc thẻ vào máy chấm công. Nhờ đó, máy chấm công sẽ ghi nhận được chính xác thời điểm mà nhân viên bắt đầu và kết thúc công việc. Dữ liệu chấm công sau đó sẽ được lưu trữ và xử lý để phục vụ cho việc tính lương, thống kê số giờ làm thêm, nghỉ phép, kiểm soát chấm công,… giúp quản lý và sử dụng nhân sự hiệu quả.

Có thể hiểu rằng, trong một hệ thống chấm công nhân sự, máy chấm công đóng vai trò là một thiết bị thu thập và quản lý dữ liệu chấm công của từng công nhân viên chức trong hệ thống, còn đối với hệ thống kiểm soát cửa ra vào thì máy chấm công vừa đóng vai trò thu thập quản lý dữ liệu chấm công vừa là thiết bị điều khiển khóa điện từ kiểm soát cửa ra vào.

• Máy chấm công giúp rút ngắn thời gian chấm công, tiết kiệm thời gian và nhân lực.
• Tránh được các sai sót có thể xảy ra khi ghi nhận thời gian chấm công, luôn đảm bảo sự khách quan và dễ dàng hơn trong việc giải quyết các khiếu nại liên quan đến chấm công của nhân viên vì thời gian do máy chấm chứ không phải do con người xác nhận.
• Tăng tính tiện lợi khi mà máy chấm công thường có nhiều tính năng và tiện ích hơn.

Chính vì những ưu điểm như vậy mà máy chấm công ngày càng được nhiều cơ quan hay doanh nghiệp lựa chọn để thay thế cho phương pháp tính công truyền thống vốn có; đặc biệt, đối với các doanh nghiệp đông nhân viên thì càng cần phải có sự quản lý nghiêm ngặt về thời gian hơn.

2. Phân loại máy chấm công?

Có rất nhiều loại máy chấm công khác nhau, phù hợp với nhu cầu quản lý và số lượng nhân viên của mỗi doanh nghiệp. Dưới đây là một số loại máy chấm công phổ biến:

• Máy chấm công vân tay: Hoạt động bằng cách nhận dạng vân tay của nhân viên. Đây là loại máy phổ biến và dễ sử dụng. Tuy nhiên, một số nhược điểm là dễ bị lỗi khi vân tay bị ẩm ướt, bám bẩn; và khó áp dụng với nhân viên làm việc ngoài trời.
• Máy chấm công khuôn mặt: Sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt tiên tiến để đảm bảo độ chính xác cao. Tuy nhiên, máy có giá thành đắt, khuôn mặt dễ thay đổi theo thời gian.
• Máy chấm công thẻ từ: Nhân viên được cấp một thẻ từ, khi chấm công chỉ cần đưa thẻ lên máy để ghi nhận thời gian. Đơn giản, dễ quản lý nhưng dễ bị mất thẻ.
• Máy chấm công mã QR/Barcode: Nhân viên được cấp mã QR hoặc barcode riêng, quét mã vào máy khi chấm công. Bảo mật cao nhưng cần in thêm mã cho nhân viên.

3. Máy chấm công có phương thức hoạt động như thế nào?

Như những gì đã nói ở trên, thì máy chấm công đóng vai trò như là một thiết bị quản lý thông tin và xác nhận danh tính các nhân viên  (bằng thẻ từ, dấu vân tay hoặc khuôn mặt) để từ đó ghi nhận thời gian chấm công hàng ngày của từng nhân viên. Các thông tin dùng để xác nhận của từng nhân viên sẽ được thu thập từ trước rồi được máy lưu trữ.

Một khi các nhân viên tiến hành chấm công, máy sẽ so sánh các dữ liệu vừa thu thập được (bằng hành động quét vân tay, quẹt thẻ, …) với các dữ liệu đã được lấy mẫu từ trước để tiến hành xác định danh tính của nhân viên đang tiến hành chấm công, nếu máy xác định được danh tính nhân viên thì sẽ tiến hành lưu thông tin nhân viên vừa chấm công kèm thời gian mà nhân viên thực hiện chấm công vào bộ nhớ của máy. 

Các dữ liệu chấm công (thường là thời gian, ID nhân viên, …) sẽ được gửi về máy tính khi có yêu cầu từ phần mềm để có thể tiến hành xử lý và xuất ra các báo cáo cần thiết phục vụ trong quá trình tính lương cho nhân viên.

4. Cách lựa chọn máy chấm công

Chính vì có nhiều loại máy chấm công với các công nghệ khác nhau, doanh nghiệp cần cân nhắc tìm hiểu kỹ lưỡng để lựa chọn loại phù hợp. Một số kinh nghiệm mua các thiết bị chấm công mà chúng tôi chia sẻ đến các bạn:

• Quy mô và đặc thù công việc: Công ty có nhiều nhân viên, làm việc ngoài trời thì nên chọn các loại máy không dùng nhận diện khuôn mặt hoặc vân tay.
• Ngân sách: Máy chấm công khuôn mặt thường có giá đắt hơn các loại máy khác. Cần xem xét chi phí đầu tư ban đầu cũng như chi phí vận hành, bảo trì hệ thống.
• Khả năng kết nối hệ thống: Một số máy chấm công tiên tiến có thể kết nối với phần mềm nhân sự, kế toán để đồng bộ dữ liệu.
• Tính bảo mật: Máy có tính năng nhận diện chính xác người dùng, tránh giả mạo chấm công sẽ đảm bảo độ tin cậy cao hơn.
• Nên chọn loại máy chấm công phù hợp với nhu cầu sử dụng với quy mô nhân viên và có dung lượng bộ nhớ phù hợp, chọn các tính năng kèm theo cần thiết để tiết kiệm chi phí.

5. Cách sử dụng máy chấm công đúng chuẩn

Máy chấm công giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách khoa học, chính xác. Từ đó, hỗ trợ việc tính lương, trả lương đúng, trúng hạn cho nhân viên. Bên cạnh đó, máy chấm công còn giúp:

• Theo dõi thời gian làm thêm giờ: Có số liệu chính xác để tính trả lương tăng ca, phụ cấp cho nhân viên.
• Kiểm soát ý thức kỷ luật: Nhờ máy chấm công mà ý thức đi làm đúng giờ của nhân viên được nâng cao.
• Xác định năng suất lao động: Thống kê được thời gian làm việc thực tế để đánh giá năng suất của từng bộ phận, nhân viên.
• Lên kế hoạch nhân sự: Dựa trên số liệu chấm công để sắp xếp ca làm việc hợp lý, tránh thiếu hụt nhân lực.

Hướng dẫn sử dụng máy chấm công để phát huy được hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Lắp đặt máy ở vị trí thuận tiện: Nên đặt máy chấm công gần cửa ra vào, tránh việc nhân viên quên chấm công.
• Quy định nhắc nhở chấm công: Thường xuyên nhắc nhở nhân viên thực hiện chấm công đúng quy định, tránh bỏ sót.
• Kiểm tra dữ liệu thường xuyên: Kiểm tra định kỳ số liệu chấm công, lượng dữ liệu khai thác để đánh giá tình hình.
• Có hình thức xử lý vi phạm: Có quy định xử lý rõ ràng cho những trường hợp không chấm công đúng giờ quy định.
• Sao lưu dữ liệu thường xuyên: Để tránh mất mát dữ liệu do hỏng hóc máy móc.

Máy chấm công có khả năng hoạt động tốt và bền bỉ. Máy chấm công cần được sản xuất từ các thiết bị cao cấp, có thiết kế nhỏ gọn, không quá tốn diện tích và dễ dàng sử dụng sao cho quá trình chấm công diễn ra hiệu quả.

Nên chọn thương hiệu máy chấm công đến từ các hãng lớn có uy tín như Ronal Jack, Wise Eye,….. Các loại máy chấm công chính hang sẽ có độ đảm bảo hơn về chất lượng và các chế độ bảo hành cho thiết bị của bạn.