Hướng dẫn chi tiết quyết toán thuế TNCN năm 2025 (thực hiện vào đầu năm 2026)

Quyết toán thuế TNCN năm 2025 (thực hiện vào đầu năm 2026) là nghĩa vụ quan trọng mà người lao động và doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng theo các quy định mới nhất. Việc này không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi hoàn thuế. Vậy, quy trình và các bước cụ thể để thực hiện quyết toán thuế TNCN năm 2025 là gì? Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, giúp bạn hoàn thành nghĩa vụ này một cách chính xác và hiệu quả.

Hướng dẫn chi tiết quyết toán thuế TNCN năm 2025 (thực hiện vào đầu năm 2026)

Căn cứ phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và mẫu Tờ khai ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

(1) Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2025

Căn cứ quy định tại khoản 2, Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân được quy định như sau:

– Đối với tổ chức chi trả thu nhập: Hạn cuối cùng để nộp hồ sơ khai quyết toán thuế là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm dương lịch.

– Đối với cá nhân tự quyết toán thuế: Thời hạn nộp hồ sơ muộn nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 sau khi kết thúc năm dương lịch.
Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế nhưng nộp tờ khai trễ, sẽ không bị xử phạt vi phạm hành chính về việc nộp hồ sơ quá hạn.

– Nếu hạn nộp trùng ngày nghỉ, thời hạn sẽ được chuyển sang ngày làm việc kế tiếp theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015.

Như vậy, với kỳ tính thuế năm 2025:

– Tổ chức trả thu nhập phải nộp hồ sơ chậm nhất ngày 31/3/2026.

– Cá nhân trực tiếp quyết toán nộp chậm nhất ngày 30/4/2026, hoặc được gia hạn đến ngày làm việc tiếp theo (04/5/2026) nếu trùng kỳ nghỉ lễ.

(2) Cách tính thuế TNCN khi quyết toán thu nhập năm 2025

Số thuế thu nhập cá nhân phải nộp cho cả năm 2025 được xác định theo công thức sau:

👉 Thuế TNCN phải nộp = (Thu nhập tính thuế bình quân tháng × Thuế suất theo biểu lũy tiến từng phần) × 12 tháng

Trong đó:
Thu nhập tính thuế bình quân tháng được tính bằng: (Tổng thu nhập chịu thuế – Tổng các khoản giảm trừ) / 12 tháng

Cách tính này giúp xác định chính xác mức thuế phải nộp dựa trên tổng thu nhập và các khoản được giảm trừ trong năm tính thuế.

(3) Hồ sơ cần chuẩn bị khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Đối với cá nhân tự thực hiện quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế, cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

– Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu số 02/QTT-TNCN, ban hành kèm Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

– Phụ lục kê khai người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh, sử dụng mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

– Bản sao chứng từ chứng minh số thuế đã nộp hoặc bị khấu trừ trong năm, gồm:

+ Chứng từ khấu trừ thuế do đơn vị chi trả thu nhập cấp.

+ Trường hợp đơn vị đã chấm dứt hoạt động và không cấp chứng từ, cơ quan thuế sẽ căn cứ dữ liệu quản lý để xem xét xử lý hồ sơ, không bắt buộc nộp chứng từ khấu trừ.

– Nếu đơn vị sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử, cá nhân nộp bản in từ chứng từ điện tử gốc do đơn vị cung cấp (được coi là bản thể hiện hợp lệ).

– Trường hợp có thu nhập ở nước ngoài:

+ Nộp bản sao giấy chứng nhận khấu trừ thuế do đơn vị chi trả thu nhập cấp, ghi rõ khoản thuế đã nộp theo tờ khai nào.

+ Hoặc chứng từ nộp thuế qua ngân hàng, có xác nhận của người nộp thuế nếu cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy chứng nhận.

– Hóa đơn, chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).

– Tài liệu xác nhận số tiền đã nhận từ đơn vị, tổ chức nước ngoài, trường hợp cá nhân có thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc nguồn thu nhập khác ở nước ngoài.

– Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo hướng dẫn tại Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC để được tính giảm trừ gia cảnh.

Đối với Hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập

Khi thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân, tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập cần chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ, biểu mẫu sau:

– Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu số 05/QTT-TNCN, được ban hành kèm Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

– Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết những cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần.

– Phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết các cá nhân thuộc diện áp dụng thuế suất toàn phần.

– Phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN: Bảng kê thông tin người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh trong kỳ tính thuế.

Tất cả các biểu mẫu nêu trên đều được ban hành theo Phụ lục II của Thông tư 80/2021/TT-BTC và là căn cứ bắt buộc khi đơn vị thực hiện khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân hàng năm.

Đối với trường hợp Ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế

Người lao động có thể ủy quyền cho đơn vị trả thu nhập thay mình thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho kỳ tính thuế năm 2025.
Việc ủy quyền được thực hiện thông qua Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN theo mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN, ban hành kèm Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

(4) Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Đối với tổ chức chi trả thu nhập: Tổ chức, doanh nghiệp có trách nhiệm nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi đơn vị đặt trụ sở.

Đối với cá nhân tự thực hiện quyết toán:

– Trường hợp chỉ có thu nhập từ một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm: cá nhân nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi đã khai thuế theo quy định tại điểm a khoản 8 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

– Nếu có thu nhập từ nhiều nguồn (ví dụ: vừa có thu nhập do tổ chức khấu trừ, vừa có thu nhập tự khai), người nộp thuế gửi hồ sơ đến cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập cao nhất.
Trường hợp không xác định được nơi có thu nhập lớn nhất, cá nhân có thể tự lựa chọn nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý nơi chi trả thu nhập hoặc nơi cư trú.

– Cá nhân có thu nhập từ nhiều tổ chức chi trả (đều khấu trừ tại nguồn):

+ Nếu đã tính giảm trừ gia cảnh tại đơn vị nào thì nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý đơn vị đó.

+ Nếu có thay đổi nơi làm việc, và tại đơn vị cuối cùng vẫn còn tính giảm trừ gia cảnh thì nộp tại cơ quan thuế quản lý đơn vị cuối cùng.

+ Nếu đơn vị cuối cùng không tính giảm trừ, nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cư trú.

+ Nếu chưa đăng ký giảm trừ gia cảnh ở bất kỳ nơi nào, cũng nộp hồ sơ tại nơi cư trú.

– Cá nhân làm việc không ký hợp đồng, hoặc hợp đồng dưới 3 tháng, hoặc hợp đồng dịch vụ bị khấu trừ 10% thuế:
→ Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý nơi cư trú.

– Trường hợp nghỉ việc, không còn làm tại tổ chức chi trả thu nhập nào tại thời điểm quyết toán:
→ Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cư trú.

– Cá nhân có hồ sơ xin giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo:
→ Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ giảm thuế, đồng thời nơi này sẽ thực hiện quyết toán thuế theo quy định.

Hình thức nộp hồ sơ trực tuyến:
Người nộp thuế có thể gửi hồ sơ qua các cổng thông tin điện tử của Cục Thuế:
🔹 https://dichvucong.gdt.gov.vn/
🔹 https://thuedientu.gdt.gov.vn/etaxnnt/Request

>> Quan tâm ngay kênh Zalo OA của xCyber để cập nhật những tin tức mới nhất về Thuế, Kế toán, BHXH, Doanh nghiệp các CTKM hấp dẫn và những kiến thức chuyên môn cần thiết

Căn cứ pháp lý hướng dẫn quyết toán thuế TNCN năm 2025

Căn cứ theo quy định tại khoản 10 Điều 3 Luật Quản lý thuế 2019 giải thích về việc khai quyết toán thuế như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

…

10. Khai quyết toán thuế là việc xác định số tiền thuế phải nộp của năm tính thuế hoặc thời gian từ đầu năm tính thuế đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc thời gian từ khi phát sinh đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.

 

Ngoài ra, theo Nghị quyết 92/2025/UBTVQH15 về việc điều chỉnh Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh năm 2025, Ủy ban Kinh tế và Ủy ban Tài chính – Ngân sách của Quốc hội sẽ chịu trách nhiệm thẩm tra Luật Quản lý thuế (sửa đổi) và Luật Thuế thu nhập cá nhân (sửa đổi). Sau đó, Chính phủ sẽ trình dự thảo để Quốc hội xem xét, cho ý kiến và dự kiến thông qua tại Kỳ họp thứ 10 (tháng 10/2025).

Trong thời gian chờ các văn bản sửa đổi được ban hành chính thức, việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân vẫn căn cứ vào Luật Quản lý thuế năm 2019 và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành dưới đây:

– Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2007

– Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2012

– Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14 về việc điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh

– Nghị định 65/2013/NĐ-CP hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật sửa đổi, bổ sung năm 2012

– Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập cá nhân và Nghị định 65/2013/NĐ-CP

– Nghị định 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 2019

– Nghị định 91/2022/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 126/2020/NĐ-CP

– Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 2019 và các nghị định liên quan.

>>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký người phụ thuộc online năm 2025 

Những điểm mới nổi bật trong Dự thảo Luật Thuế thu nhập cá nhân (sửa đổi)

Theo Dự thảo Luật Thuế thu nhập cá nhân (sửa đổi) mới nhất, có một số điểm thay đổi đáng chú ý như sau:

1. Bãi bỏ thuế suất 20% áp dụng đối với thu nhập từ đầu tư chứng khoán và chuyển nhượng bất động sản.

2. Bổ sung thêm các khoản giảm trừ mới và điều chỉnh nâng mức chịu thuế đối với một số nhóm thu nhập.

3. Loại bỏ hình thức thuế khoán, điều chỉnh biểu thuế lũy tiến và tăng mức giảm trừ gia cảnh để phù hợp hơn với thực tế thu nhập của người dân.

4. Thay đổi biểu thuế lũy tiến từng phần áp dụng cho thu nhập từ tiền lương, tiền công.

5. Sửa đổi và hoàn thiện quy định về cách tính thuế, bao gồm cơ cấu lại, điều chỉnh tên gọi của một số điều khoản để phù hợp với nội dung sửa đổi.

6. Bổ sung, làm rõ quy định về thu nhập chịu thuế đối với hoạt động kinh doanh của cá nhân.

7. Hoàn thiện phương pháp tính thuế đối với thu nhập từ kinh doanh của cá nhân cư trú, đảm bảo tính công bằng và minh bạch hơn trong quản lý thuế.

Việc nắm vững hướng dẫn chi tiết quyết toán thuế TNCN năm 2025 là chìa khóa để người lao động và doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế một cách chính xác và kịp thời vào đầu năm 2026. Hy vọng bài viết này đã cung cấp đầy đủ các bước và lưu ý cần thiết, giúp bạn chủ động trong việc chuẩn bị hồ sơ và thực hiện kê khai, đảm bảo tối đa quyền lợi của mình.

>> Doanh nghiệp tham khảo  sản phẩm phần mềm Hóa đơn điện tử xCyber Bill với những CTKM lớn nhất năm 2025: Tặng 20% số lượng hóa đơn khi mua mới/ gia hạn phần mềm Hóa đơn điện tử xCyber Bill hoặc Tặng 6 tháng chữ ký số HSM cho Khách hàng mua mới/ gia hạn phần mềm Hoá đơn điện tử xCyber Bill (áp dụng từ gói đăng ký 1000 hoá đơn)