Mẫu số 04-VT: Phiếu xuất kho hộ kinh doanh theo Thông tư 88 mới nhất

Mẫu số 04-VT là chứng từ quan trọng giúp hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh theo dõi biến động vật tư, hàng hóa. Việc ghi chép chính xác mẫu phiếu này không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý kho mà còn đảm bảo tuân thủ đúng chế độ kế toán hiện hành. Bài viết sau sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập và sử dụng phiếu xuất kho 04-VT một cách chuẩn xác nhất.

Phiếu xuất kho hộ kinh doanh là gì?

Trước khi đi vào chi tiết biểu mẫu, chúng ta cần hiểu rõ vai trò của loại chứng từ này. Phiếu xuất kho hộ kinh doanh (cụ thể là Mẫu số 04-VT) là chứng từ được lập ra nhằm mục đích theo dõi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hoặc hàng hóa được xuất ra khỏi kho.

Việc xuất kho này thường phục vụ cho các bộ phận sử dụng nội bộ của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc để bán ra ngoài. Đây là căn cứ quan trọng để kế toán hoặc chủ hộ kinh doanh tính toán chi phí sản xuất, giá vốn hàng bán và kiểm soát sự thất thoát hàng hóa.

Mẫu số 04-VT: Mẫu phiếu xuất kho hộ kinh doanh mới nhất

Hiện nay, mẫu số 04-VT thông tư 88 (quy định tại Phụ lục 1 ban hành kèm theo Thông tư 88/2021/TT-BTC) là biểu mẫu chuẩn và mới nhất dành cho đối tượng là hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.

Khác với các mẫu dành cho doanh nghiệp lớn, mẫu phiếu xuất kho hộ kinh doanh này được thiết kế tinh gọn, dễ hiểu nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu tài chính cần thiết.

>>> Tải mẫu phiếu xuất kho miễn phí tại đây:

• Tải mẫu file Word (.doc)

• Tải mẫu phiếu xuất kho Excel hộ kinh doanh

Cách ghi phiếu xuất kho 04-VT cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh

Để chứng từ có giá trị pháp lý và phục vụ tốt công tác quản lý, cách ghi phiếu xuất kho hộ kinh doanh cần phải chính xác, rõ ràng, không tẩy xóa. Mẫu này áp dụng chung cho cả hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng chỉ tiêu trên mẫu số 04-VT:

1. Phần thông tin chung (Góc trên bên trái & Tiêu đề):

• Đơn vị: Ghi rõ tên hộ kinh doanh hoặc họ tên cá nhân kinh doanh.
• Địa chỉ: Ghi địa chỉ đăng ký kinh doanh.
• Số phiếu & Ngày tháng: Ghi số thứ tự của phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu xuất kho.
• Thông tin người nhận: Ghi rõ họ tên người nhận hàng, tên đơn vị hoặc bộ phận nhận hàng.
• Lý do xuất kho: Ghi rõ mục đích xuất (Ví dụ: Xuất bán hàng, xuất nguyên liệu cho sản xuất, xuất dụng cụ cho bộ phận bán hàng…).
• Địa điểm xuất: Ghi rõ tên kho hoặc địa chỉ nơi xuất hàng.

2. Phần chi tiết hàng hóa (Các cột trong bảng):

• Cột A, B, C, D: Ghi lần lượt Số thứ tự (STT), Tên/nhãn hiệu/quy cách/phẩm chất, Mã số và Đơn vị tính của vật tư, hàng hóa.
• Cột 1 (Yêu cầu): Ghi số lượng hàng hóa/vật tư theo yêu cầu của người xin xuất (hoặc bộ phận sử dụng).
• Cột 2 (Thực xuất): Ghi số lượng thực tế xuất tại kho.

Lưu ý: Số lượng thực tế chỉ có thể bằng hoặc nhỏ hơn số lượng yêu cầu.

• Cột 3 (Đơn giá): Ghi giá xuất kho của 1 đơn vị hàng hóa (tùy theo phương pháp tính giá xuất kho mà hộ kinh doanh áp dụng).
• Cột 4 (Thành tiền): Được tính bằng công thức: Cột 4 = Cột 2 x Cột 3.

3. Phần tổng cộng và chữ ký:

• Dòng Cộng: Cộng tổng các giá trị tại Cột 4 để ra tổng giá trị hàng xuất kho.
• Tổng số tiền viết bằng chữ: Ghi lại tổng số tiền ở dòng “Cộng” bằng chữ thật rõ ràng.
• Chữ ký: Phiếu xuất kho phải có đủ chữ ký của: Người lập phiếu, Người nhận hàng, Thủ kho và Chủ hộ kinh doanh (hoặc người đại diện).

Lưu ý quan trọng: Nếu người đại diện hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh đồng thời kiêm nhiệm vị trí thủ kho hoặc người lập phiếu, thì có thể ký cùng lúc vào các chức danh tương ứng trên phiếu.

Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho hộ kinh doanh

Để quản lý kho chuyên nghiệp, ngoài việc có biểu mẫu đúng, bạn cần tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ. Thông thường, mẫu phiếu xuất kho 04-VT sẽ được lập thành 2 liên (sử dụng giấy than viết 1 lần):

• Liên 1: Lưu tại hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh để ghi sổ kế toán.
• Liên 2: Giao cho người nhận hàng để theo dõi.

Tuy nhiên, tùy vào quy mô tổ chức, quy trình luân chuyển có thể diễn ra theo các bước sau (tham khảo mô hình 3 liên nếu quản lý chặt chẽ hơn):

1. Bước 1: Người có nhu cầu (bộ phận bán hàng/sản xuất) đề nghị xuất hàng và thông báo cho bộ phận kế toán/quản lý.
2. Bước 2: Kế toán (hoặc người được phân công) lập phiếu xuất kho hộ kinh doanh đầy đủ thông tin.
3. Bước 3: Thủ kho nhận phiếu, kiểm tra hàng hóa thực tế và tiến hành xuất hàng.
4. Bước 4: Người nhận hàng kiểm đếm, ký xác nhận vào phiếu và nhận hàng.
5. Bước 5: Thủ kho nhận lại phiếu (sau khi đã đủ chữ ký) để ghi vào thẻ kho/sổ kho.
6. Bước 6: Phiếu được chuyển về bộ phận kế toán để ghi chép vào sổ sách doanh thu – chi phí.

Như vậy, chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu chi tiết về cách ghi mẫu số 04-VT. Việc nắm vững quy trình này không chỉ giúp bạn quản lý hàng hóa hiệu quả mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Hãy áp dụng những kiến thức đã học để xây dựng một hệ thống quản lý kho hàng chuyên nghiệp.

>>> Tham khảo: Hộ kinh doanh bán lẻ hàng hóa phải đóng bao nhiêu thuế GTGT, thuế TNCN?