Hóa đơn thương mại điện tử: Ai cần sử dụng? Người xuất khẩu có bắt buộc phải lập hóa đơn thương mại điện tử hay không?

Với sự phát triển của thương mại điện tử, việc sử dụng hóa đơn thương mại điện tử ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa rõ ai cần sử dụng, đặc biệt là người xuất khẩu. Liệu họ có bắt buộc phải lập hóa đơn thương mại điện tử không? Bài viết này sẽ phân tích đối tượng và nghĩa vụ của người xuất khẩu liên quan đến loại hóa đơn này.

Hóa đơn thương mại điện tử: Ai cần sử dụng? Người xuất khẩu có bắt buộc phải lập hóa đơn thương mại điện tử hay không?

Căn cứ Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm c khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Loại hóa đơn

Hóa đơn quy định tại Nghị định này gồm các loại sau:

…

2a. Hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn áp dụng đối với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân (người xuất khẩu) có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài mà người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Hóa đơn thương mại điện tử đáp ứng quy định về nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này và quy định về định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế thì lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

…

Theo quy định, hóa đơn thương mại điện tử được áp dụng đối với tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân (bao gồm cả người xuất khẩu) khi thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, nếu đáp ứng điều kiện truyền dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.

Trong trường hợp người xuất khẩu chưa đủ điều kiện kỹ thuật hoặc không thể chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại điện tử đến cơ quan thuế, thì sẽ không sử dụng hóa đơn thương mại điện tử, mà thay vào đó, phải lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử, tùy theo tính chất hoạt động và loại hình doanh nghiệp.

Quy định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử khi xuất khẩu hàng hóa là gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

…

Như vậy, đối với hàng hóa xuất khẩu (kể cả trường hợp gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử do người bán chủ động xác định, nhưng không được muộn hơn ngày làm việc liền kề sau ngày hàng được thông quan, theo quy định của pháp luật về hải quan.

> Quan tâm ngay kênh Zalo OA của xCyber để cập nhật những thông tin mới nhất về Thuế, Kế toán và nhận những CTKM siêu hot nhé!

Nghĩa vụ và trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử được quy định như thế nào?

Căn cứ Điều 22a Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi khoản 15 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định nghĩa vụ và trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử như sau:

(1) Quyền hạn và nghĩa vụ của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho bên bán và bên mua:

– Về nghĩa vụ:

+ Tổ chức cung cấp giải pháp có trách nhiệm hỗ trợ người dùng trong toàn bộ quá trình tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu liên quan đến hóa đơn điện tử, bao gồm cả hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền và các chứng từ điện tử khác.

+ Đồng thời, đơn vị cung cấp phải đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo quy định. Trường hợp tổ chức này chưa trực tiếp kết nối với hệ thống của cơ quan thuế, thì phải sử dụng dịch vụ của tổ chức trung gian có chức năng truyền, nhận và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử để thực hiện việc truyền dữ liệu.

+ Đảm bảo hóa đơn điện tử được gửi – nhận đúng thời hạn, giữ nguyên tính toàn vẹn của dữ liệu và lưu trữ đầy đủ thông tin trong suốt quá trình trao đổi giữa các bên liên quan.

– Về trách nhiệm:

+ Công bố rõ ràng thông tin về hình thức cung cấp dịch vụ, tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng dịch vụ trên website chính thức của tổ chức.

+ Đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử của khách hàng.

+ Trong trường hợp tạm dừng hoặc chấm dứt dịch vụ, tổ chức phải thông báo trước tối thiểu 30 ngày, đồng thời đưa ra phương án xử lý phù hợp nhằm bảo vệ quyền lợi của người sử dụng.

+ Thực hiện các nghĩa vụ khác đã được thỏa thuận trong hợp đồng ký kết với khách hàng.

(2) Nghĩa vụ và trách nhiệm của tổ chức kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

– Nghĩa vụ:

+ Cung cấp dịch vụ tiếp nhận, truyền dẫn và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử tới Tổng cục Thuế sau khi nhận từ người sử dụng dịch vụ (bao gồm cả các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chưa trực tiếp kết nối với Tổng cục Thuế).

+ Thực hiện cấp mã của cơ quan thuế khi được Tổng cục Thuế ủy quyền; đồng thời cung ứng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế miễn phí dịch vụ cho các đối tượng thuộc diện được cơ quan thuế giao/ủy thác.

– Trách nhiệm:

+ Thiết lập và duy trì kênh truyền dữ liệu tới Tổng cục Thuế bảo đảm hoạt động thông suốt, an toàn, bảo mật.

+ Công khai phương thức vận hành và chất lượng dịch vụ trên trang thông tin (website) của tổ chức.

+ Bảo đảm bí mật dữ liệu hóa đơn điện tử.

+ Kịp thời thông báo cho Tổng cục Thuế khi phát sinh sự cố ảnh hưởng đến việc nhận, truyền dữ liệu và phối hợp xử lý.

+ Thông báo trước tối thiểu 30 ngày cho Tổng cục Thuế và khách hàng sử dụng dịch vụ về kế hoạch tạm ngừng hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ, kèm phương án xử lý để bảo vệ quyền lợi người dùng.

+ Thực hiện các nghĩa vụ khác theo thỏa thuận đã ký với Tổng cục Thuế và với người sử dụng dịch vụ.

Việc hiểu rõ ai cần sử dụng hóa đơn thương mại điện tử và liệu người xuất khẩu có bắt buộc phải lập loại hóa đơn này hay không là rất quan trọng để tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Hy vọng bài viết này đã cung cấp thông tin cần thiết, giúp bạn nắm bắt các quy định hiện hành và áp dụng đúng cách trong bối cảnh thương mại điện tử ngày càng phát triển.