Đăng ký
Đăng nhập
Việc chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai đang trở thành việc bắt buộc nhằm tăng tính minh bạch, kiểm soát doanh thu và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định. Bài viết dưới đây xCyber tổng hợp đầy đủ hướng dẫn, căn cứ pháp lý, nhóm phân loại hộ kinh doanh và các việc cần chuẩn bị khi chuyển đổi phương pháp tính thuế.
Thủ tục chuyển từ hộ khoán sang kê khai cho hộ kinh doanh
Từ ngày 01/01/2026, theo khoản 6 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sẽ chấm dứt áp dụng phương pháp khoán, chuyển sang nộp thuế theo phương pháp kê khai theo quy định của pháp luật về quản lý thuế. Điều này đồng nghĩa việc chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai là bắt buộc đối với mọi hộ kinh doanh.
Dưới đây là quy trình 8 bước để chuyển đổi từ hộ khoán sang kê khai theo đúng quy định:
Bước 1: Nộp hồ sơ chuyển đổi tại cơ quan thuế
Hộ kinh doanh nộp Mẫu 08-MST (ban hành kèm Thông tư 86/2024/TT-BTC) để đề nghị chuyển phương pháp tính thuế từ khoán sang kê khai.
Bước 2: Kiểm kê hàng tồn kho
Tiến hành kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho (bao gồm hàng có hóa đơn và hàng không hóa đơn) để xác định số liệu hàng hóa đầu kỳ khi thực hiện chế độ sổ sách của hộ kê khai.
Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Khi đã chuyển sang kê khai, hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:
- Bán lẻ trực tiếp: Đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Bán buôn hoặc dịch vụ: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông thường.
Bước 4: Chuẩn bị phần mềm kế toán
Hộ kinh doanh có thể dùng phần mềm kế toán hộ kinh doanh hoặc tự lập sổ trên Excel nếu thành thạo nghiệp vụ.
Bước 5: Thiết lập hệ thống sổ sách kế toán
Thực hiện ghi chép theo 7 loại sổ kế toán bắt buộc quy định tại Phụ lục II Thông tư 88/2021/TT-BTC.
Bước 6: Thực hiện kê khai thuế theo tháng hoặc quý
Kê khai bằng Mẫu 01/CNKD theo Thông tư 40/2021/TT-BTC.
Nếu có phát sinh doanh thu cần phân bổ chi tiết, nộp thêm Phụ lục 01-2/BK-HĐKD. Trường hợp doanh thu đã được cơ quan có thẩm quyền xác nhận thì không cần nộp Phụ lục này.
Bước 7: Mở tài khoản ngân hàng riêng cho hộ kinh doanh
Tài khoản này dùng để giao dịch tài chính của hộ kê khai, tách biệt với tài khoản cá nhân nhằm minh bạch hóa dòng tiền.
Bước 8: Đăng ký, đóng BHXH theo quy định
Hộ kinh doanh đóng BHXH cho chủ hộ và người lao động (nếu có) theo đúng quy định của Luật BHXH.
Lưu ý: Sau khi hoàn tất thủ tục chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai, hộ kinh doanh phải đảm bảo có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ cho hàng hóa, dịch vụ mua vào và bán ra để phục vụ công tác kê khai và quyết toán thuế.
Hộ kinh doanh được chia thành 3 nhóm để quản lý thuế theo phương pháp kê khai
Từ ngày 01/01/2026, theo Đề án ban hành kèm Quyết định 3389/QĐ-BTC, cơ quan thuế sẽ phân loại hộ kinh doanh thành 03 nhóm để quản lý thuế theo phương pháp kê khai. Việc phân nhóm này giúp hộ kinh doanh thực hiện đúng nghĩa vụ khi chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai, đồng thời đảm bảo phù hợp với quy mô doanh thu thực tế.
Dưới đây là 3 nhóm hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai:
Nhóm 1: Doanh thu dưới 200 triệu đồng/năm
- Được miễn thuế GTGT và thuế TNCN theo quy định hiện hành.
- Không yêu cầu áp dụng hệ thống sổ sách kế toán phức tạp, nhưng hộ kinh doanh vẫn phải thực hiện kê khai định kỳ theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
- Có thể lựa chọn kê khai 2 lần/năm, thường là vào đầu năm và giữa hoặc cuối năm, hoặc chọn thời điểm kê khai phù hợp với hoạt động kinh doanh.
Nhóm 2: Doanh thu từ 200 triệu đến dưới 03 tỷ đồng/năm
- Tiếp tục áp dụng cách tính thuế trực tiếp trên doanh thu, tương tự như cơ chế hiện tại.
- Thuế suất được áp dụng theo nhóm ngành nghề:
- 1% đối với hoạt động phân phối, cung cấp hàng hóa
- 3% đối với sản xuất, vận tải, dịch vụ đi kèm hàng hóa, xây dựng có bao thầu vật liệu
- 5% đối với dịch vụ, xây dựng không bao thầu vật liệu
- 2% với các hoạt động kinh doanh khác
- Thực hiện kê khai 4 lần/năm, tức kê khai theo quý.
- Hộ có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm trong lĩnh vực bán lẻ hoặc dịch vụ trực tiếp với người tiêu dùng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
- Hộ có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm không bắt buộc xuất hóa đơn nhưng được khuyến khích ghi chép đầy đủ doanh thu để phục vụ việc chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai.
Nhóm 3: Doanh thu trên 03 tỷ đồng/năm
- Hộ kinh doanh đạt doanh thu trên 03 tỷ đồng trong 02 năm liên tiếp sẽ được xếp vào nhóm 3.
- Áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, theo công thức:
Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào
- Thuế TNCN được tính theo tỷ lệ 17% trên lợi nhuận sau khi trừ chi phí hợp lý:
Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí hợp lệ
Quy định về kỳ kê khai:
- Doanh thu trên 50 tỷ đồng/năm: kê khai theo tháng
- Doanh thu dưới 50 tỷ đồng/năm: kê khai theo quý
- Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử và có tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh.
- Việc xuất hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là yêu cầu bắt buộc khi hộ kinh doanh chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai.
Những việc hộ kinh doanh cần làm khi chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai
Khi chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai, hộ kinh doanh phải nộp thuế theo doanh thu thực tế và thực hiện chế độ kế toán tương tự doanh nghiệp nhỏ. Để quá trình chuyển đổi thuận lợi và đúng quy định, chủ hộ cần thực hiện các bước sau:
Hoàn thành nghĩa vụ thuế khoán và đăng ký phương pháp kê khai
Hộ kinh doanh phải kiểm tra xem mình có thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền từ ngày 01/6/2025 hay không. Nếu thuộc diện, cần:
- Làm việc với cơ quan thuế để chốt nghĩa vụ thuế khoán.
- Nộp hồ sơ đăng ký chuyển sang phương pháp kê khai.
- Nắm rõ thời điểm phải áp dụng hóa đơn điện tử để tránh vi phạm.
Chuẩn bị máy tính tiền, hóa đơn điện tử và chữ ký số
Để đáp ứng yêu cầu quản lý thuế khi chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai, hộ kinh doanh cần trang bị đầy đủ các công cụ phục vụ việc xuất hóa đơn và kê khai:
- Cài đặt máy tính tiền: Hộ kinh doanh không bắt buộc phải dùng POS chuyên dụng. Có thể sử dụng điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính cài phần mềm hỗ trợ khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
- Mua và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Chủ hộ lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, thực hiện đăng ký với cơ quan thuế và đảm bảo kết nối hệ thống máy tính tiền theo quy định.
- Trang bị chữ ký số: Chữ ký số cần thiết để ký hóa đơn điện tử, nộp BHXH và thực hiện các thủ tục điện tử khác.
Thực hiện chế độ kế toán và đóng BHXH đúng quy định
Khi áp dụng phương pháp kê khai, hộ kinh doanh phải tuân thủ đầy đủ chế độ kế toán:
- Lập và quản lý sổ sách kế toán theo mẫu dành cho hộ kê khai.
- Kê khai thuế theo tháng hoặc quý tùy quy mô.
- Xuất hóa đơn cho mọi giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ.
- Lưu trữ chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn đầu vào/đầu ra.
- Làm việc với nhà cung cấp để yêu cầu cung cấp chứng từ hợp lệ cho hàng hóa, dịch vụ mua vào.
- Nộp thuế đúng thời hạn để tránh bị xử phạt.
Về BHXH, hộ kinh doanh phải:
- Đăng ký mã đơn vị với cơ quan BHXH.
- Tham gia BHXH cho lao động và cho chính chủ hộ nếu thuộc diện bắt buộc hoặc có nhu cầu tham gia.
Tổng hợp file word chứng từ kế toán hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai
Các chứng từ bao gồm: Sổ doanh thu, sổ chi phí, phiếu thu – chi, bảng kê hóa đơn, sổ theo dõi hàng hóa và mẫu tờ khai thuế. Bộ mẫu này giúp hộ kinh doanh quản lý sổ sách đầy đủ khi áp dụng phương pháp kê khai.
| STT | Tên chứng từ | Mẫu chứng từ |
| 1 | Phiếu thu | Mẫu 01-TT |
| 2 | Phiếu chi | Mẫu 02-TT |
| 3 | Phiếu nhập kho | Mẫu 03-VT |
| 4 | Phiếu xuất kho | Mẫu 04-VT |
| 5 | Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của NLĐ | Mẫu số 05-LĐTL |
| 6 | Giấy nộp tiền vào NSNN | Mẫu C1-02/NS |
| 7 | Giấy báo Nợ, Giấy báo Có của ngân hàng | Mẫu giấy báo có |
Việc chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai là xu hướng tất yếu nhằm minh bạch doanh thu và tuân thủ pháp luật thuế. Khi nắm vững 8 bước thực hiện, phân nhóm thuế và những việc cần chuẩn bị, hộ kinh doanh có thể chuyển đổi thuận lợi và đúng quy định.
