Đăng ký
Đăng nhập
Chuyển người phụ thuộc từ người này sang người khác là thủ tục thường phát sinh khi thay đổi người trực tiếp nuôi dưỡng hoặc thay đổi người đứng tên giảm trừ gia cảnh (như chuyển người phụ thuộc từ chồng sang vợ). Nếu không thực hiện đúng thời điểm và đúng trình tự báo giảm – đăng ký, người nộp thuế có thể bị sai sót khi kê khai, quyết toán thuế TNCN.
Bài viết này sẽ giúp bạn làm rõ thời điểm cần chuyển người phụ thuộc, cách thực hiện chi tiết từng bước và ví dụ cụ thể để áp dụng đúng quy định về thủ tục chuyển người phụ thuộc.
Cần thực hiện chuyển người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh khi nào?
Việc chuyển người phụ thuộc (NPT) từ người nộp thuế này sang người nộp thuế khác hoặc từ nơi làm việc này sang nơi làm việc khác là thủ tục quan trọng để đảm bảo quyền lợi về Thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
Dưới đây là các thời điểm và trường hợp cụ thể bạn cần thực hiện việc chuyển người phụ thuộc:
Trường hợp 1: Khi thay đổi nơi làm việc
Đây là trường hợp phổ biến nhất khi bạn muốn chuyển người phụ thuộc. Khi bạn nghỉ việc tại công ty cũ và chuyển sang công ty mới:
– Tại công ty cũ: Bạn cần làm thủ tục báo giảm người phụ thuộc để công ty cũ chốt dữ liệu thuế.
– Tại công ty mới: Bạn thực hiện đăng ký mới người phụ thuộc đó.
Lưu ý: Nếu không báo giảm ở nơi cũ, hệ thống thuế sẽ báo trùng mã số thuế của người phụ thuộc và bạn không thể đăng ký tại nơi mới.
Trường hợp 2: Khi thay đổi người trực tiếp giảm trừ trong gia đình
Trong một gia đình, một người phụ thuộc (ví dụ: con cái) chỉ được tính giảm trừ cho một người (cha hoặc mẹ). Bạn cần chuyển đổi khi:
– Người đang giảm trừ có thu nhập thấp đi (không còn đủ để khấu trừ hết mức giảm trừ).
– Người còn lại có thu nhập cao hơn và việc giảm trừ cho người này sẽ có lợi hơn về mặt thuế.
– Thời điểm thực hiện: Nên thực hiện vào đầu năm tính thuế hoặc tại thời điểm phát sinh thay đổi thực tế để dễ dàng quyết toán thuế cuối năm.
Trường hợp 3: Khi người phụ thuộc thay đổi điều kiện (nhưng vẫn trong diện giảm trừ)
Ví dụ: Một người con trước đây được cha giảm trừ, nay cha nghỉ hưu hoặc thu nhập thấp, muốn chuyển sang cho mẹ giảm trừ. Lúc này cần làm thủ tục cắt giảm ở hồ sơ của cha và đăng ký mới ở hồ sơ của mẹ.
Theo quy định, mỗi người phụ thuộc chỉ được áp dụng giảm trừ gia cảnh cho một người nộp thuế trong cùng năm tính thuế.
Trường hợp có từ hai người nộp thuế trở lên cùng thực hiện nghĩa vụ nuôi dưỡng một người phụ thuộc, các bên chủ động thống nhất lựa chọn một người để đăng ký và hưởng mức giảm trừ gia cảnh theo quy định.
Cách chuyển người phụ thuộc từ người này sang người khác chi tiết
Để chuyển người phụ thuộc từ người này sang người khác đúng quy định và không ảnh hưởng đến việc giảm trừ gia cảnh khi quyết toán thuế TNCN, người nộp thuế cần thực hiện theo trình tự báo giảm và đăng ký lại người phụ thuộc với cơ quan thuế. Dưới đây là cách chuyển người phụ thuộc từ người này sang người khác chi tiết.
Bước 1: Người nộp thuế A tiến hành báo giảm người phụ thuộc
Người nộp thuế A thực hiện điều chỉnh thông tin bằng cách nộp hồ sơ báo giảm người phụ thuộc trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc ủy quyền cho bộ phận kế toán/nhân sự của đơn vị chi trả thu nhập hỗ trợ thực hiện. Nếu thời gian báo giảm trùng với thời gian đã đăng ký trước đó thì có thể bỏ qua bước này và chuyển sang bước 2.
Bước 2: Người nộp thuế B tiến hành đăng ký người phụ thuộc
Sau khi hoàn tất thủ tục báo giảm người phụ thuộc của người nộp thuế A, người nộp thuế B liên hệ đơn vị chi trả thu nhập để thực hiện đăng ký người phụ thuộc tương ứng.
Cụ thể, người nộp thuế truy cập phần mềm HTKK, tại Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh – mẫu 02/ĐK-NPT-TNCN, nhập thông tin tại chỉ tiêu II “Đăng ký thay đổi về người phụ thuộc” do người phụ thuộc đã được cấp mã số thuế.
Lưu ý khi kê khai cột “Đến tháng”:
– Trường hợp không nhập thông tin, hệ thống sẽ hiểu người phụ thuộc tiếp tục được tính giảm trừ cho người nộp thuế cho đến khi phát sinh thủ tục báo giảm.
– Trường hợp ghi rõ một tháng cụ thể, mức giảm trừ gia cảnh chỉ được áp dụng đến hết tháng đã khai báo.
Ví dụ cụ thể về chuyển người phụ thuộc từ chồng sang vợ
Để giúp người nộp thuế dễ hình dung cách thực hiện trên thực tế, dưới đây là ví dụ cụ thể về chuyển người phụ thuộc từ chồng sang vợ, kèm theo thời điểm báo giảm – đăng ký lại người phụ thuộc đúng quy định, giúp tránh sai sót khi kê khai và quyết toán thuế TNCN.
Vợ chồng chị Ngô Quỳnh Chi có một người con là Nguyễn Thu Hằng. Tháng 01/2025, chị Chi đăng ký con là người phụ thuộc tại Công ty C.
Đến tháng 12/2025, chị Chi thực hiện thủ tục chuyển người phụ thuộc là Nguyễn Thu Hằng sang cho chồng đang làm việc tại Công ty E để tiếp tục được hưởng giảm trừ gia cảnh theo quy định.
Trình tự thực hiện chuyển người phụ thuộc được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Tháng 01/2025, khi Công ty C thực hiện đăng ký người phụ thuộc cho chị Chi, tại mẫu 02/ĐK-NPT-TNCN kê khai vào chỉ tiêu I – “Đăng ký cấp mã số thuế cho người phụ thuộc” do đây là lần đăng ký đầu tiên và người phụ thuộc chưa có mã số thuế.
Ở mục “Thời gian tính giảm trừ”, điền “Từ tháng: 01/2025”, còn “Đến tháng” để trống nhằm thể hiện chưa xác định thời điểm kết thúc giảm trừ.
Bước 2: Đến tháng 12/2025, khi phát sinh nhu cầu chuyển người phụ thuộc sang cho chồng, Công ty C thực hiện báo giảm người phụ thuộc bằng cách nộp lại mẫu 02/ĐK-NPT-TNCN, kê khai tại chỉ tiêu II – “Đăng ký thay đổi về người phụ thuộc” do người phụ thuộc đã được cấp mã số thuế.
Tại cột “Đến tháng” của mục thời gian tính giảm trừ, ghi 12/2025.
Sau khi đơn vị chi trả thu nhập của chị Chi hoàn tất thủ tục báo giảm, Công ty E (nơi chồng chị Chi đang làm việc) mới thực hiện đăng ký tăng người phụ thuộc.
Cụ thể, Công ty E truy cập phần mềm HTKK, sử dụng mẫu 02/ĐK-NPT-TNCN, nhập tại chỉ tiêu II – “Đăng ký thay đổi về người phụ thuộc”, đồng thời tại mục “Thời gian tính giảm trừ” ghi “Từ tháng: 01/2026”, còn “Đến tháng” thực hiện theo hướng dẫn tại phần lưu ý Mục I.
Chuyển người phụ thuộc từ người này sang người khác đúng quy định không chỉ giúp người nộp thuế đảm bảo quyền lợi giảm trừ gia cảnh mà còn hạn chế rủi ro sai sót khi kê khai và quyết toán thuế TNCN. Việc thực hiện cần tuân thủ đúng thứ tự báo giảm – đăng ký lại, đúng thời điểm phát sinh, đồng thời kê khai chính xác các chỉ tiêu trên mẫu biểu theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Hy vọng với các hướng dẫn và ví dụ cụ thể về thủ tục thay đổi người phụ thuộc trong bài viết, người nộp thuế và kế toán doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện đúng thủ tục, tránh các vướng mắc không đáng có trong quá trình quyết toán.
