Đăng ký
Đăng nhập
Cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc là nhu cầu phổ biến của người lao động khi muốn chủ động thực hiện thủ tục giảm trừ gia cảnh mà không thông qua đơn vị chi trả thu nhập. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ điều kiện, hồ sơ và cách thực hiện đúng theo quy định của cơ quan thuế.
Trong bài viết này, xCyber sẽ giúp bạn làm rõ cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc được không, hướng dẫn cách tự đăng ký người phụ thuộc tại cơ quan thuế và online, đồng thời chỉ ra những lưu ý quan trọng khi tự đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh để tránh sai sót, bị từ chối hồ sơ.
Cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc được không?
Câu trả lời là CÓ. Theo quy định hiện hành, người nộp thuế hoàn toàn có quyền chủ động thực hiện thủ tục này mà không cần đợi công ty hay tổ chức chi trả thu nhập.
– Lợi ích khi tự thực hiện đăng ký:
+ Chủ động về thời gian: Không phụ thuộc vào kỳ kê khai của doanh nghiệp.
+ Bảo mật thông tin: Các giấy tờ nhạy cảm như giấy kết hôn, khai sinh không cần đi qua bộ phận hành chính công ty.
+ Quyết toán thuế nhanh hơn: Đảm bảo dữ liệu người phụ thuộc đã sẵn sàng trên hệ thống của Tổng cục Thuế trước khi bạn làm thủ tục quyết toán cuối năm.
Trong trường hợp đang làm việc tại doanh nghiệp, việc ủy quyền cho công ty thực hiện đăng ký người phụ thuộc vẫn là phương án an toàn và ít sai sót nhất, do bộ phận kế toán có chuyên môn và kinh nghiệm nghiệp vụ thuế. Tuy nhiên, nếu cá nhân đã nghỉ việc hoặc có nhu cầu tự quyết toán thuế, bạn hoàn toàn có thể chủ động tự đăng ký người phụ thuộc online theo quy định của cơ quan thuế.
Cách tự đăng ký người phụ thuộc tại Cơ quan thuế
Để hỗ trợ bạn dễ dàng thực hiện, xCyber đã tổng hợp đầy đủ thông tin về hồ sơ, thủ tục cũng như giải đáp rõ cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc ở đâu, giúp quá trình thực hiện diễn ra thuận lợi, hạn chế tối đa sai sót.
Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc được thống kê thành Bảng chi tiết giấy tờ theo đối tượng:
| Đối tượng | Loại giấy tờ |
| Con cái | Bản sao Giấy khai sinh hoặc CCCD. Nếu con trên 18 tuổi đang đi học thì cần thêm thẻ sinh viên hoặc xác nhận của nhà trường. |
| Vợ/chồng | Bản sao CCCD + Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn. |
| Cha mẹ đẻ/vợ/chồng | Bản sao CCCD + Giấy tờ chứng minh quan hệ (Khai sinh, hộ khẩu cũ…) |
| Cá nhân khác | Bản sao CCCD + Giấy tờ chứng minh quan hệ/nghĩa vụ nuôi dưỡng (xác nhận của UBND xã/phường). |
Lưu ý: Nếu người phụ thuộc trong độ tuổi lao động thì phải có giấy xác nhận không có khả năng lao động (hồ sơ bệnh án, xác nhận khuyết tật…) và thu nhập bình quân tháng không quá 1.000.000 VNĐ.
Người nộp thuế có thể chủ động tải tờ khai đăng ký người phụ thuộc trực tiếp từ Cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế. Căn cứ theo điểm c khoản 1 Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC, cá nhân thực hiện đăng ký giảm trừ gia cảnh theo hình thức online cần thực hiện các bước sau:
Cá nhân kê khai đầy đủ thông tin vào tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐK-TCT – đây là mẫu dùng để đăng ký người phụ thuộc nhằm áp dụng giảm trừ gia cảnh theo quy định hiện hành.
Sau khi hoàn tất kê khai, hồ sơ đăng ký người phụ thuộc được nộp tại Chi cục Thuế quản lý nơi cá nhân cư trú hoặc làm việc, cụ thể:
+ Đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức quốc tế hoặc cơ quan ngoại giao tại Việt Nam chi trả nhưng chưa thực hiện khấu trừ thuế, hồ sơ được nộp tại Cục Thuế nơi cá nhân đang làm việc.
+ Trường hợp cá nhân là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hồ sơ đăng ký người phụ thuộc được nộp tại Cục Thuế nơi phát sinh hoạt động làm việc.
Cách cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc online
Đăng ký người phụ thuộc online là hình thức cá nhân thực hiện kê khai thông tin người phụ thuộc trực tiếp với cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin Thuế điện tử (eTax). Việc đăng ký này là cơ sở để người nộp thuế được áp dụng giảm trừ gia cảnh khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo quy định.
Sau đây là hướng dẫn chi tiết cách cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc online, giúp bạn thực hiện đúng quy trình và hạn chế sai sót trong quá trình kê khai.
Cách 1: Đăng ký online trên website Thuế điện tử
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước để cá nhân đăng ký người phụ thuộc trên Cổng Thuế điện tử:
Cách 2: Đăng ký online trên ứng dụng VNeID
Bước 1: Đảm bảo ứng dụng VNeID đã được nâng cấp lên phiên bản mới nhất, sau đó tiến hành đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản để bắt đầu sử dụng.
Lưu ý: Để thực hiện thêm người phụ thuộc trên VNeID, người nộp thuế cần có tài khoản định danh điện tử mức 2. Trường hợp chưa có, cá nhân phải trực tiếp đến cơ quan công an hoặc điểm cấp Căn cước công dân để hoàn tất thủ tục đăng ký.
Bước 2: Truy cập ứng dụng VNeID, tại giao diện chính chọn mục “Người phụ thuộc” trong phần “Tiện ích yêu thích”, sau đó nhấn “Thêm người phụ thuộc”.
Bước 3: Nhập đầy đủ và chính xác các thông tin của người phụ thuộc theo yêu cầu, tích chọn ô xác nhận tính chính xác của thông tin, rồi gửi yêu cầu lên hệ thống.
Bước 4: Khi màn hình hiển thị thông báo gửi yêu cầu thành công, nghĩa là hồ sơ đã được tiếp nhận.
Lưu ý: Người nộp thuế cần theo dõi và chờ thông báo xác nhận cập nhật thông tin thành công từ ứng dụng VNeID để hoàn tất quá trình đăng ký.
Trên đây là cách cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc online, người nộp thuế nên lưu lại để đảm bảo đúng pháp luật.
>>> Tham khảo thêm: Thủ tục đăng ký mã số thuế cho người phụ thuộc – 2 cách chi tiết từ A-Z
Lưu ý khi tự đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh
Việc tự đăng ký trực tuyến rất thuận tiện nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro về pháp lý nếu bạn không nắm vững các quy tắc “ngầm” của ngành Thuế. Dưới đây là 5 lưu ý cốt yếu:
- Nguyên tắc “Một người phụ thuộc – Một người nộp thuế”
Đây là quy định bất di bất dịch trong Luật Thuế TNCN.
– Trường hợp trùng lặp: Nếu hai vợ chồng cùng đăng ký giảm trừ cho một người con, hệ thống Tổng cục Thuế sẽ ghi nhận lỗi “Trùng số định danh”.
– Cách xử lý: Chỉ một người được quyền đăng ký. Nếu muốn chuyển quyền giảm trừ từ cha sang mẹ (hoặc ngược lại), người đang đăng ký phải làm mẫu cắt giảm người phụ thuộc trước, sau đó người kia mới tiến hành đăng ký mới.
- Cách xác định “Thời điểm tính giảm trừ” để tối ưu tiền thuế
Nhiều người nhầm lẫn rằng nộp hồ sơ tháng nào thì chỉ được giảm trừ từ tháng đó. Thực tế:
– Quyền lợi truy thu: Bạn được tính giảm trừ kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.
– Ví dụ: Con bạn sinh tháng 02/2025, nhưng đến tháng 10/2025 bạn mới làm thủ tục đăng ký. Tại ô “Thời điểm tính giảm trừ”, bạn hãy điền là 02/2025. Khi quyết toán thuế vào cuối năm, bạn sẽ được hoàn lại số thuế đã nộp thừa của các tháng trước đó.
- Điều kiện khắt khe về thu nhập của người phụ thuộc
Để hồ sơ được coi là hợp lệ khi hậu kiểm, người phụ thuộc (ngoài độ tuổi lao động hoặc con dưới 18 tuổi) phải đáp ứng:
– Mức thu nhập: Thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn không vượt quá 1.000.000 VNĐ.
– Lưu ý với Cha mẹ/Vợ chồng trong độ tuổi lao động: Phải bị khuyết tật hoặc mất khả năng lao động (có xác nhận của cơ quan y tế) và không có thu nhập hoặc thu nhập dưới mức nêu trên.
- Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ “Hậu kiểm”
Một sai lầm phổ biến là sau khi đăng ký online thành công, người nộp thuế thường bỏ thất lạc giấy tờ gốc.
– Quy định: Cơ quan thuế thực hiện cơ chế “Khai trước – Kiểm tra sau”.
– Yêu cầu: Bạn bắt buộc phải lưu giữ các bản sao công chứng hoặc bản gốc của: Giấy khai sinh, CCCD của NPT, Giấy xác nhận thu nhập, Giấy chứng nhận kết hôn… tại nhà. Nếu sau này cơ quan thuế thanh tra và bạn không xuất trình được chứng từ chứng minh quan hệ, bạn sẽ bị truy thu thuế, phạt chậm nộp và có thể bị phạt hành chính vì khai sai căn cứ tính thuế.
- Xử lý lỗi “Số định danh/CCCD đã tồn tại”
Khi tự đăng ký, nếu hệ thống báo lỗi này, thường do 2 nguyên nhân:
– Người phụ thuộc đã từng có Mã số thuế (MST) trước đó (do từng đi làm hoặc từng được người khác đăng ký). Giải pháp: Sử dụng chính MST đó để đăng ký thay vì dùng số CCCD.
– Dữ liệu dân cư bị sai lệch. Giải pháp: Cần liên hệ trực tiếp với Chi cục thuế quản lý để cập nhật lại thông tin định danh trên hệ thống dữ liệu thuế.
Mẹo kiểm tra nhanh trạng thái hồ sơ:
Sau khi nộp, hãy kiên nhẫn đợi từ 2-5 ngày làm việc. Bạn hãy truy cập mục Tra cứu hồ sơ trên trang Thuế điện tử.
– Nếu hiển thị: “Chấp nhận” -> Bạn đã hoàn thành.
– Nếu hiển thị: “Không chấp nhận” -> Nhấn vào chi tiết để xem lý do (ví dụ: Sai thông tin NPT, sai địa chỉ…) để kịp thời điều chỉnh.
Việc nắm rõ các lưu ý này không chỉ giúp bạn tránh được các rắc rối về pháp lý mà còn giúp bảo vệ tối đa quyền lợi tài chính cá nhân.
Tóm lại, nếu bạn đang băn khoăn cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc được không thì câu trả lời là hoàn toàn có thể, miễn là cá nhân nắm rõ điều kiện áp dụng, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng quy trình theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Việc chủ động tự đăng ký giúp người nộp thuế thuận tiện hơn khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân, đồng thời đảm bảo quyền lợi giảm trừ gia cảnh được áp dụng kịp thời và chính xác.
Để hạn chế rủi ro sai sót, cá nhân cần rà soát kỹ thông tin kê khai, theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ và lưu giữ đầy đủ giấy tờ liên quan. Trường hợp phát sinh vướng mắc, bạn nên liên hệ trực tiếp cơ quan thuế quản lý hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn để được hỗ trợ đúng quy định và nhanh chóng.
