Hoạt động bán hàng qua sàn thương mại điện tử có cần lập hóa đơn không?

Sự bùng nổ của thương mại điện tử (TMĐT) đã tạo ra một phương thức kinh doanh phổ biến, nhưng đồng thời cũng đặt ra nhiều vấn đề về quản lý thuế và hóa đơn, chứng từ.

Một trong những câu hỏi thường gặp đối với người bán hàng trực tuyến là liệu hoạt động bán hàng qua các sàn TMĐT có bắt buộc phải lập hóa đơn cho từng giao dịch hay không?

Việc làm rõ quy định này không chỉ giúp người bán hàng tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi cho người mua. Bài viết này sẽ đi sâu vào các quy định hiện hành để giải đáp thắc mắc về việc lập hóa đơn khi bán hàng qua sàn thương mại điện tử.

Hoạt động bán hàng qua sàn thương mại điện tử có cần lập hóa đơn không?

Về vấn đề lập hóa đơn, căn cứ theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

….

Theo quy định hiện hành, thời điểm lập hóa đơn trong hoạt động bán hàng hóa được xác định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua, bất kể việc thanh toán đã được thực hiện hay chưa.

Trong trường hợp hàng hóa được giao theo từng đợt hoặc dịch vụ được bàn giao theo từng phần, từng công đoạn, doanh nghiệp cần phải lập hóa đơn tương ứng với từng lần giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ, phản ánh chính xác khối lượng và giá trị thực tế phát sinh.

Sàn giao dịch thương mại điện tử được định nghĩa là những website cho phép cá nhân, tổ chức hoặc thương nhân không sở hữu trang web đó có thể thực hiện một phần hay toàn bộ quy trình giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (theo quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 52/2013/NĐ-CP).

Website thương mại điện tử (gọi tắt là website) là một nền tảng trực tuyến được thiết lập nhằm hỗ trợ toàn diện hoặc từng phần trong quy trình kinh doanh hàng hóa, dịch vụ. Quy trình này bao gồm từ việc giới thiệu, quảng bá sản phẩm đến giao kết hợp đồng, thanh toán và các hoạt động hậu mãi (theo khoản 8 Điều 3 Nghị định 52/2013/NĐ-CP).

Từ những quy định trên, có thể thấy rằng các hoạt động mua, bán hàng trên sàn thương mại điện tử bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử đúng thời điểm theo quy định pháp luật về việc xuất hóa đơn trong giao dịch hàng hóa.

>> Có thể bạn quan tâm: Chính sách thuế áp dụng từ 2025 khi bán hàng trên sàn thương mại điện tử?

Mức phạt hành chính khi lập hóa đơn điện tử sai thời điểm là bao nhiêu?

Căn cứ theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt hành vi vi phạm về xuất hóa đơn khi bán hàng hóa như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ;

b) Lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (dùng quyển có số thứ tự lớn hơn và chưa dùng quyển có số thứ tự nhỏ hơn) và tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy các quyển hóa đơn có số thứ tự nhỏ hơn;

c) Lập sai loại hóa đơn theo quy định đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, bên bán và bên mua phát hiện việc lập sai loại hóa đơn và lập lại loại hóa đơn đúng theo quy định trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế và không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế.

…

2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.

3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1, khoản 3 Điều này;

b) Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm b khoản 1 Điều này;

…

Việc lập hóa đơn điện tử không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt theo từng tình huống cụ thể, tùy vào mức độ vi phạm và hậu quả gây ra. Cụ thể:

– Trường hợp lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không gây ảnh hưởng đến việc thực hiện nghĩa vụ thuế, đồng thời có tình tiết giảm nhẹ, có thể bị áp dụng hình thức cảnh cáo.

– Nếu hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không làm chậm nghĩa vụ nộp thuế, sẽ bị xử phạt từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng.

– Trong những trường hợp vi phạm nghiêm trọng hơn, khi việc xuất hóa đơn sai thời điểm vi phạm quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, tổ chức vi phạm sẽ bị xử phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng.

Lưu ý: Các mức xử phạt trên áp dụng đối với tổ chức. Đối với cá nhân thực hiện cùng hành vi vi phạm, mức phạt sẽ bằng một nửa so với mức áp dụng cho tổ chức (theo quy định tại khoản 5 Điều 5 và khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Việc hiểu rõ quy định về việc lập hóa đơn khi bán hàng qua sàn thương mại điện tử là vô cùng quan trọng để người bán hàng hoạt động kinh doanh một cách hợp pháp và minh bạch.

Hy vọng rằng, với những thông tin được cung cấp trong bài viết này, bạn đã có được câu trả lời rõ ràng về nghĩa vụ này và có thể thực hiện việc lập hóa đơn theo đúng quy định, đảm bảo quyền lợi cho cả người mua và người bán trên các nền tảng TMĐT.

Hãy luôn cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất để không bỏ lỡ bất kỳ thay đổi quan trọng nào liên quan đến hóa đơn điện tử trong lĩnh vực thương mại điện tử.

> Người bán hàng trên sàn thương mại điện tử tham khảo ngay Phần mềm Hóa đơn điện tử xCyber Bill, giúp người bán quản lý, lập và kê khai hóa đơn chuẩn luật, thuận tiện và chính xác nhất. xCyber đang triển khai CTKM tặng thêm 20% số lượng hóa đơn hoặc giảm 20% khi mua gói HĐ điện tử bất kì. Tham khảo ngay!!!