Khi nào sử dụng hóa đơn thay thế? Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử chuẩn, chính xác nhất? Hướng dẫn điền chi tiết?

Bạn có biết khi nào cần thay thế hóa đơn điện tử và làm thế nào để thực hiện đúng quy trình? Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở nên phổ biến trong các giao dịch hàng hóa, dịch vụ. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ cách xử lý khi phát sinh sai sót trên hóa đơn. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy định về hóa đơn thay thế và cách thức lập biên bản một cách chính xác nhất.

Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử chuẩn, chính xác nhất? Hướng dẫn điền chi tiết? Khi nào sử dụng hóa đơn thay thế?

>> Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử chuẩn, chính xác. TẢI NGAY

>> Hướng dẫn điền chi tiết mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử chuẩn, chính xác. TẢI NGAY

Những trường hợp nào cần sử dụng hóa đơn thay thế?

Theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong các trường hợp hóa đơn có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc sai quy cách, chất lượng hàng hóa, người bán có thể lập hóa đơn thay thế để thay thế cho hóa đơn có sai sót.

Nếu người bán và người mua thống nhất trước khi lập hóa đơn thay thế, hai bên sẽ lập văn bản ghi rõ các sai sót rồi mới thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế.

Hóa đơn điện tử thay thế phải ghi dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” để xác định rõ ràng việc thay thế. Người bán sau đó ký số trên hóa đơn mới và gửi cho người mua (với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã rồi gửi cho người mua (với hóa đơn có mã của cơ quan thuế).

Lưu ý:

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về việc quản lý và sử dụng hóa đơn trong bán hàng, cung cấp dịch vụ, và các thủ tục liên quan đến thuế, phí, lệ phí.

>> Sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử xCyber Bill – Phần mềm hóa đơn điện tử uy tín hàng đầu tại Việt Nam

Có phải căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua phải kê khai điều chỉnh doanh thu mua, bán và thuế đầu ra, đầu vào không?

Xử lý đối với hóa đơn mua của cơ quan thuế đã lập được quy định tại Điều 26 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Xử lý đối với hóa đơn mua của cơ quan thuế đã lập

…

4. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số, ký hiệu. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc hai bên lập biên bản ghi rõ sai sót trước khi người bán lập hóa đơn điều chỉnh thì các bên lập biên bản ghi rõ sai sót sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Khi hóa đơn đã được lập và giao cho người mua, và hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp, nếu phát hiện sai sót, người bán sẽ phải lập hóa đơn điều chỉnh để sửa lỗi.

Hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ việc điều chỉnh (tăng hoặc giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất giá trị gia tăng, và số tiền thuế giá trị gia tăng liên quan đến hóa đơn cụ thể. Dựa trên hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua sẽ phải kê khai lại doanh thu, thuế đầu ra và đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Lưu ý: Nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập biên bản ghi nhận sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, thì biên bản sẽ cần nêu rõ các sai sót, sau đó người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh.

>>> Có thể bạn quan tâm: Ký hiệu hóa đơn điện tử có bao nhiêu ký tự? Ví dụ về cách thể hiện các ký tự trong ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn điện tử?

4 nguyên tắc cơ bản trong việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

Theo Điều 90 của Luật Quản lý thuế 2019, các nguyên tắc trong việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

1. Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập và gửi hóa đơn điện tử theo đúng định dạng dữ liệu chuẩn, đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán, không phụ thuộc vào giá trị giao dịch.
2. Nếu người bán sử dụng máy tính tiền, cần đăng ký để phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp từ máy tính tiền, đảm bảo dữ liệu được chuyển kết nối với cơ quan thuế.
3. Quá trình đăng ký, quản lý, và sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định liên quan đến giao dịch điện tử, kế toán và thuế.
4. Việc cơ quan thuế cấp mã số trên hóa đơn điện tử dựa trên thông tin do doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cung cấp. Các đơn vị kinh doanh chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin trên hóa đơn.

Như vậy, việc nắm vững quy trình lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử và sử dụng mẫu biên bản chuẩn là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các giao dịch. Việc tuân thủ đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rắc rối pháp lý và đảm bảo quyền lợi của cả hai bên.

Tham khảo ngay CTKM hot nhất quý IV của xCyber Bill

Khách hàng mua mới/gia hạn phần mềm hóa đơn xCyber Bill tặng 20% số lượng hoá đơn áp dụng từ gói đăng ký 3000 hoá đơn. Đăng ký ngay TẠI ĐÂY