Đăng ký
Đăng nhập
Xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn là nguyên tắc bắt buộc giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và hạn chế tối đa rủi ro bị truy thu, xử phạt khi thanh tra thuế. Trên thực tế, mỗi lĩnh vực kinh doanh từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đến xây dựng hay bất động sản đều có những mốc thời điểm quy định riêng, không hoàn toàn phụ thuộc vào thời điểm thu tiền. Bài viết dưới đây tổng hợp chi tiết quy định hiện hành theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kèm bảng tra cứu nhanh cho từng trường hợp cụ thể nhằm giúp doanh nghiệp chủ động đối chiếu và áp dụng chính xác.
Quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất – Cập nhật 2026
Trước khi đi vào từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp cần nắm được căn cứ pháp lý hiện hành cũng như có một bảng tra cứu tổng quan để dễ dàng đối chiếu khi cần.
Căn cứ pháp lý
Hiện nay, căn cứ pháp lý để xác định thời điểm xuất hóa đơn được quy định chủ yếu tại các văn bản sau:
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP (ban hành ngày 30/6/2026, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026)
- Thông tư 89/2026/TT-BTC (ban hành ngày 15/7/2026, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026)
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 (thông qua ngày 13/6/2019, có hiệu lực từ ngày 01/7/2020)
- Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 (thông qua ngày 26/11/2024, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025)
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13 (thông qua ngày 20/11/2015, có hiệu lực từ ngày 01/01/2017)
Trong đó, Nghị định 254/2026/NĐ-CP là văn bản quan trọng nhất, quy định cụ thể thời điểm lập hóa đơn cho từng loại hình bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và các lĩnh vực kinh doanh đặc thù.
Bảng tổng hợp thời điểm xuất hóa đơn
Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được quy định khác nhau tùy theo từng hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và lĩnh vực kinh doanh đặc thù. Việc nắm rõ và lập hóa đơn đúng thời điểm giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, hạn chế rủi ro bị xử phạt hành chính về thuế. Dưới đây là bảng tổng hợp để doanh nghiệp tra cứu nhanh:
| STT | Trường hợp | Căn cứ pháp lý | Thời điểm xuất hóa đơn |
| 1 | Bán hàng hóa | Khoản 1 Điều 9 NĐ 254/2026/NĐ-CP | Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu được tiền hay chưa. |
| 2 | Cung cấp dịch vụ | Khoản 2 Điều 9 NĐ 254/2026/NĐ-CP | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. |
| 3 | Thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ | Khoản 2 Điều 9 NĐ 254/2026/NĐ-CP | Lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, trừ các trường hợp không phải lập hóa đơn khi thu tiền trước. |
| 4 | Giao hàng hoặc bàn giao theo nhiều lần | Khoản 3 Điều 9 NĐ 254/2026/NĐ-CP | Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao. |
| 5 | Hàng hóa xuất khẩu | Khoản 4 Điều 9 NĐ 254/2026/NĐ-CP | Người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan. |
| 6 | Cung cấp dịch vụ xuất khẩu | Khoản 5 Điều 9 NĐ 254/2026/NĐ-CP | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền nếu thu trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ. |
| 7 | Xây dựng, xây lắp | Khoản 5 Điều 9 NĐ 254/2026/NĐ-CP | Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. |
| 8 | Kinh doanh bất động sản, xây dựng hạ tầng, nhà để bán, chuyển nhượng | Khoản 6 Điều 9 NĐ 254/2026/NĐ-CP | Thời điểm thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng. |
| 9 | Điện, nước, viễn thông, truyền hình, công nghệ thông tin và dịch vụ có đối soát dữ liệu | Khoản 7 Điều 9 NĐ 254/2026/NĐ-CP | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên. |
| 10 | Vận tải hàng không | Khoản 7 Điều 9 NĐ 254/2026/NĐ-CP | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu hoặc theo quy định riêng. |
| 11 | Bảo hiểm | Khoản 8 Điều 9 NĐ 254/2026/NĐ-CP | Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định pháp luật chuyên ngành. |
| 12 | Hoạt động ngân hàng | Khoản 8 Điều 9 NĐ 254/2026/NĐ-CP | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm xác định doanh thu theo quy định. |
| 13 | Kinh doanh xăng dầu | Khoản 9 Điều 9 NĐ 254/2026/NĐ-CP | Thời điểm kết thúc từng lần bán hàng. |
| 14 | Dầu khí | Khoản 10 Điều 9 NĐ 254/2026/NĐ-CP | Theo thời điểm quy định riêng đối với hoạt động khai thác, chế biến và kinh doanh dầu khí. |
| 15 | Khám bệnh, chữa bệnh | Khoản 11 Điều 9 NĐ 254/2026/NĐ-CP | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh hoặc thời điểm thu tiền theo quy định. |
| 16 | Kinh doanh xổ số | Khoản 12 Điều 9 NĐ 254/2026/NĐ-CP | Thời điểm xác định doanh thu bán vé xổ số theo quy định. |
| 17 | Casino, trò chơi điện tử có thưởng | Khoản 13 Điều 9 NĐ 254/2026/NĐ-CP | Thời điểm kết thúc ngày kinh doanh hoặc theo dữ liệu xác nhận doanh thu trong ngày. |
Thời điểm xuất hóa đơn chi tiết theo từng trường hợp
Mỗi hoạt động kinh doanh sẽ có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn. Phần dưới đây sẽ đi sâu vào từng trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp thường gặp phải trong quá trình vận hành.
Thời điểm xuất hóa đơn hàng hóa
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm xuất hóa đơn bán hàng (bao gồm cả bán tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa. Nói cách khác, doanh nghiệp phải lập hóa đơn ngay khi hoàn tất việc bàn giao hàng, việc khách hàng đã thanh toán hay chưa không làm thay đổi mốc thời gian này.
Một số điểm cần lưu ý:
- Không chờ khách hàng thanh toán rồi mới lập hóa đơn.
- Thời điểm lập hóa đơn phải căn cứ theo thời điểm bàn giao hàng hóa theo hợp đồng hoặc theo quy định pháp luật.
- Giao hàng nhiều lần thì phải lập hóa đơn cho từng lần giao.
Với các doanh nghiệp bán lẻ, thời điểm xuất hóa đơn chính là thời điểm bán hàng. Khi lượng đơn hàng trong ngày lớn, việc xuất hóa đơn thủ công sẽ khá vất vả, nên nhiều đơn vị đã chuyển sang dùng phần mềm hóa đơn điện tử có kết nối với phần mềm bán hàng để tự động hóa khâu này.
Thời điểm xuất hóa đơn cung cấp dịch vụ
Theo Khoản 2 Điều 9, thời điểm xuất hóa đơn đối với dịch vụ là lúc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Đặc biệt, thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ sẽ có ngoại lệ: Nếu doanh nghiệp có thu tiền trước hoặc thu tiền trong quá trình thực hiện dịch vụ thì phải xuất hóa đơn ngay tại thời điểm thu tiền đó. (Lưu ý: Không áp dụng xuất hóa đơn cho các khoản tiền đặt cọc đảm bảo hợp đồng).
Thời điểm xuất hóa đơn khi giao hàng hoặc bàn giao theo nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục
Theo khoản 3 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ đã thực hiện. Doanh nghiệp không được chờ hoàn thành toàn bộ hợp đồng mới xuất một hóa đơn duy nhất.
Thời điểm xuất hóa đơn xây dựng, lắp đặt
Theo điểm c khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm xuất hóa đơn xây dựng là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. Nếu doanh nghiệp nghiệm thu theo từng hạng mục hoặc từng giai đoạn thì lập hóa đơn theo từng phần đã bàn giao, không được chờ chủ đầu tư thanh toán mới xuất hóa đơn.
Thời điểm xuất hóa đơn kinh doanh bất động sản
Theo điểm d khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng nhưng thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc thời điểm thanh toán theo hợp đồng. Khi đã chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng bất động sản, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo khoản 1 Điều 9, tức là áp dụng như quy định đối với hoạt động bán hàng hóa.
Lưu ý:
- Thu tiền theo tiến độ phải lập hóa đơn theo từng lần thu.
- Sau khi bàn giao bất động sản, áp dụng quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng.
Thời điểm xuất hóa đơn xuất khẩu hàng hóa
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm xuất hóa đơn xuất khẩu đối với hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu) do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan.
Doanh nghiệp cần đối chiếu thời gian thông quan trên tờ khai trước khi lập hóa đơn để đảm bảo tuân thủ đúng mốc thời gian này. Đáng chú ý, đối với hoạt động xuất khẩu, pháp luật không bắt buộc phải lập hóa đơn trước thời điểm thông quan.
Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ xuất khẩu
Đối với dịch vụ xuất khẩu, khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn chính là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, trừ khoản tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng theo quy định của Bộ luật Dân sự.
Việc hoàn thành dịch vụ là căn cứ chính để lập hóa đơn. Nếu khách hàng thanh toán trước, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn cho khoản tiền đã thu; riêng khoản tiền đặt cọc thì không làm phát sinh nghĩa vụ này.
Thời điểm xuất hóa đơn bán điện
Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán điện được thực hiện sau khi kết thúc kỳ ghi chỉ số điện, căn cứ vào thời hạn đối soát dữ liệu giữa đơn vị bán điện với khách hàng hoặc đơn vị mua điện. Thời điểm lập hóa đơn chậm nhất không quá 7 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ ghi chỉ số, trừ trường hợp có quy định khác của Chính phủ.
Doanh nghiệp cần lưu trữ dữ liệu ghi chỉ số và đối soát để làm căn cứ lập hóa đơn, tuyệt đối không lập hóa đơn theo từng ngày sử dụng điện.
Thời điểm xuất hóa đơn bán xăng dầu
Theo điểm h khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với hoạt động bán xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ cho khách hàng là cá nhân kinh doanh hoặc cá nhân không kinh doanh, hóa đơn phải được lập vào cuối ngày trên cơ sở tổng hợp toàn bộ dữ liệu bán hàng phát sinh trong ngày theo từng mặt hàng.
Lưu ý:
- Không lập hóa đơn ngay sau từng lần bán lẻ.
- Hóa đơn được lập một lần vào cuối ngày dựa trên dữ liệu bán hàng đã ghi nhận.
- Việc lập hóa đơn phải bảo đảm phản ánh đầy đủ doanh thu phát sinh trong ngày.
Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin
Theo điểm b khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin và các dịch vụ thực hiện đối soát dữ liệu giữa các bên, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu, nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối.
Lưu ý:
- Thời điểm lập hóa đơn căn cứ vào kết quả đối soát dữ liệu giữa các bên.
- Thời hạn tối đa là 2 tháng kể từ ngày phát sinh cước dịch vụ.
- Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ biên bản hoặc dữ liệu đối soát để chứng minh thời điểm lập hóa đơn.
Thời điểm xuất hóa đơn logistics và vận tải hàng không
Đối với hoạt động kinh doanh vận tải hàng không, cung cấp dịch vụ logistics, dịch vụ vận chuyển hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh dịch vụ.
Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ đối soát để làm căn cứ xác định và chứng minh thời điểm lập hóa đơn khi cần thiết.
Thời điểm xuất hóa đơn cho vay của tổ chức tín dụng
Theo điểm k khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với hoạt động cho vay của tổ chức tín dụng, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền lãi vay. Trường hợp đến hạn thu lãi nhưng khách hàng không thanh toán và tổ chức tín dụng theo dõi khoản lãi phải thu ngoại bảng theo quy định thì hóa đơn được lập khi thực tế thu được tiền lãi.
Đối với các khoản lãi treo được theo dõi ngoại bảng, tổ chức tín dụng chỉ lập hóa đơn khi thực tế thu được tiền, không lập hóa đơn khi đến hạn mà chưa thu được.
Thời điểm xuất hóa đơn kinh doanh bảo hiểm
Theo điểm o khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với hoạt động kinh doanh bảo hiểm, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm. Trường hợp cung cấp dịch vụ bảo hiểm thông qua đại lý thì thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo điểm i khoản 4 Điều 9 (tức theo quy định đối soát dữ liệu).
Doanh nghiệp bảo hiểm cần đảm bảo sự thống nhất giữa thời điểm ghi nhận doanh thu và thời điểm lập hóa đơn để tránh sai lệch khi quyết toán thuế.
Thời điểm xuất hóa đơn dầu khí
Theo điểm e khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với hoạt động tìm kiếm, thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô, thời điểm lập hóa đơn được thực hiện khi xác định giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Quy định này gắn thời điểm lập hóa đơn với thời điểm xác định giá bán chính thức chứ không căn cứ vào thời điểm thanh toán, và chỉ áp dụng riêng cho hoạt động dầu khí theo quy định pháp luật chuyên ngành.
Thời điểm xuất hóa đơn kinh doanh vận tải hành khách
Theo điểm l khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với hoạt động kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền, thời điểm lập hóa đơn là khi kết thúc chuyến đi và dữ liệu giao dịch được truyền về hệ thống của doanh nghiệp.
Lưu ý:
- Hóa đơn được lập sau khi kết thúc chuyến đi, không lập trước.
- Dữ liệu từ phần mềm tính tiền là căn cứ để lập hóa đơn.
- Doanh nghiệp phải bảo đảm dữ liệu được truyền đầy đủ, chính xác về hệ thống quản lý.
Giải đáp một số câu hỏi thường gặp về thời điểm xuất hóa đơn
Câu 1: Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?
Theo quy định, doanh nghiệp không được phép xuất lùi ngày hóa đơn. Hóa đơn phải được lập đúng thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Trường hợp thời điểm ký số khác với thời điểm lập, người bán phải kê khai thuế theo thời điểm lập, người mua kê khai theo thời điểm nhận hóa đơn hợp lệ. Việc cố tình xuất lùi ngày được xem là hành vi lập hóa đơn sai thời điểm và sẽ bị xử phạt.
Câu 2: Xuất hóa đơn trước khi giao hàng có được không?
Đối với hàng hóa, pháp luật quy định lập hóa đơn lúc chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng, do đó việc thu tiền trước khi giao hàng không bắt buộc phải xuất hóa đơn ngay lúc đó. Tuy nhiên, nếu là cung cấp dịch vụ, khi doanh nghiệp thu tiền trước (hoặc trong khi cung cấp) thì bắt buộc phải xuất hóa đơn tại lúc thu tiền (không tính tiền đặt cọc).
Câu 3: Có thể giao hàng trước rồi xuất hóa đơn sau được không?
Không. Theo Khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn phải được xuất ngay thời điểm chuyển giao hàng hóa. Việc giao hàng xong xuôi một thời gian sau mới xuất hóa đơn là hành vi vi phạm quy định về thời điểm xuất hóa đơn và sẽ bị cơ quan thuế xử phạt.
Câu 4: Đã thu tiền nhưng chưa giao hàng thì có phải xuất hóa đơn không?
- Nếu là bán hàng hóa: Không bắt buộc phải xuất hóa đơn (chỉ lập biên lai/phiếu thu), hóa đơn sẽ được lập lúc giao hàng.
- Nếu là cung cấp dịch vụ: Chắc chắn CÓ. Trừ tiền đặt cọc giữ chỗ, mọi khoản thu ứng trước của dịch vụ đều phải xuất hóa đơn ngay lúc nhận tiền.
Câu 5: Xuất hóa đơn sai thời điểm thì xử lý thế nào?
Trả lời là có bị phạt. Căn cứ theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, tùy thuộc vào tính chất và hậu quả của việc xuất sai thời điểm, doanh nghiệp sẽ chịu các mức phạt sau:
- Phạt cảnh cáo: Nếu sai thời điểm nhưng không làm chậm nghĩa vụ nộp thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 VNĐ: Nếu xuất sai thời điểm, không có tình tiết giảm nhẹ nhưng hành vi này không dẫn đến chậm nghĩa vụ thuế.
- Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 VNĐ: Đối với các hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm gây ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế (trừ các trường hợp đã nêu trên).
Việc tuân thủ chính xác quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ đóng thuế minh bạch mà còn tránh được những rủi ro xử phạt không đáng có. Các kế toán viên cần linh hoạt xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn theo từng nhóm ngành nghề: từ kinh doanh thương mại, dịch vụ, xây lắp cho đến xuất khẩu theo đúng tinh thần của Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Nếu phát sinh sai sót, cần có biện pháp giải trình và xử lý kịp thời để hạn chế khung phạt cao nhất.
