Đăng ký
Đăng nhập
Xử lý hàng bán bị trả lại là nghiệp vụ thường gặp khi người mua hoàn trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa đã mua do hàng không đúng quy cách, chất lượng, chủng loại, thời hạn giao hàng hoặc theo thỏa thuận giữa hai bên. Khi phát sinh trả lại hàng, kế toán cần xử lý đồng thời cả hóa đơn, kê khai thuế và hạch toán kế toán để số liệu doanh thu, thuế GTGT và hàng tồn kho được phản ánh đúng.
Từ ngày 01/7/2026, việc xử lý hóa đơn hàng bán bị trả lại cần bám theo hướng dẫn mới tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Bên cạnh đó, khi ghi sổ kế toán, doanh nghiệp cần căn cứ chế độ kế toán đang áp dụng như Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Hàng bán bị trả lại là gì?
Hàng bán bị trả lại là hàng hóa hoặc dịch vụ doanh nghiệp đã bán cho khách hàng nhưng sau đó bị trả lại do lỗi chất lượng, sai mẫu mã, sai thông số theo hợp đồng, hết hạn sử dụng hoặc không đáp ứng điều kiện đã thỏa thuận. Tình huống này thường gặp trong hoạt động thương mại, đặc biệt với doanh nghiệp bán lẻ, phân phối hoặc kinh doanh hàng tiêu dùng.
Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán cần ghi nhận đúng phần giảm doanh thu, thuế GTGT, công nợ hoặc số tiền hoàn lại cho khách hàng. Nếu hàng được nhập lại kho, doanh nghiệp cũng cần điều chỉnh lại giá trị hàng tồn kho và giá vốn tương ứng. Việc xử lý đúng nghiệp vụ này giúp số liệu doanh thu, chi phí và lợi nhuận phản ánh sát thực tế, tránh ghi nhận doanh thu “ảo” từ những hàng hóa không thực sự bán được.
Quy định về hóa đơn hàng bán bị trả lại
Theo điểm c khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, từ ngày 01/7/2026, khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng hóa đã mua, người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập trước đó.
Trường hợp hai bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng, người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán. Riêng với hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và tài sản đã đăng ký theo tên người mua, nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.
Như vậy, với câu hỏi hàng bán bị trả lại có phải xuất hóa đơn không, câu trả lời là có. Tuy nhiên, chủ thể lập hóa đơn sẽ phụ thuộc vào từng tình huống cụ thể:
- Thông thường, người bán lập hóa đơn điều chỉnh khi người mua trả lại hàng.
- Nếu hai bên có thỏa thuận người mua lập hóa đơn trả lại hàng, người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán.
- Với tài sản đã đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo tên người mua, người mua lập hóa đơn trả lại hàng nếu thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hai bên cần lưu đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hóa, dịch vụ để xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Về thuế GTGT, hàng bán bị trả lại không áp dụng một mức thuế suất riêng. Khi lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp sử dụng theo thuế suất của hóa đơn bán hàng ban đầu. Ví dụ, hóa đơn gốc áp dụng thuế suất 8% thì hóa đơn điều chỉnh hàng trả lại cũng áp dụng 8%; hóa đơn gốc áp dụng 10% thì hóa đơn điều chỉnh áp dụng 10%. Trường hợp hàng hóa không chịu thuế GTGT hoặc áp dụng thuế suất 0%, hóa đơn điều chỉnh cũng thực hiện tương ứng theo hóa đơn ban đầu.
Doanh nghiệp nên lưu kèm hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn trả lại hàng, biên bản trả hàng, phiếu nhập kho, hợp đồng/phụ lục và các chứng từ liên quan để có căn cứ kê khai, hạch toán và giải trình khi cần.
Cách xuất hóa đơn hàng bán bị trả lại
Khi thực hiện xuất hóa đơn hàng bán bị trả lại, kế toán cần xác định người mua trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa. Dù thuộc trường hợp nào, hóa đơn xử lý trả lại hàng cần thể hiện rõ hóa đơn gốc, hàng hóa bị trả lại, giá trị trả lại và tiền thuế GTGT tương ứng nếu có.
Trường hợp 1: Trả lại toàn bộ hàng hóa
Trường hợp trả lại toàn bộ hàng hóa phát sinh khi người mua hoàn trả toàn bộ số hàng đã mua theo hóa đơn ban đầu. Khi đó, người bán thường lập hóa đơn điều chỉnh giảm toàn bộ giá trị hàng hóa, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán của hóa đơn gốc, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận người mua lập hóa đơn trả lại hàng.
Quy trình xử lý có thể thực hiện như sau:
- Hai bên xác nhận việc trả lại toàn bộ hàng hóa bằng biên bản hoặc chứng từ liên quan.
- Người bán kiểm tra lại hóa đơn gốc, số lượng hàng, đơn giá, thuế suất và tổng giá trị đã lập.
- Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho toàn bộ giá trị hàng bị trả lại, ghi rõ điều chỉnh cho hóa đơn số, ký hiệu, ngày lập.
- Kế toán thực hiện ghi âm toàn bộ số lượng hàng hóa; để trống Đơn giá; ghi âm Thành tiền tại từng dòng hàng hóa.
- Ghi âm Tổng tiền hàng, Tiền thuế GTGT và Tổng tiền thanh toán.
- Người bán kiểm tra, xem trước hóa đơn điều chỉnh. Lưu và phát hành.
Trường hợp 2: Trả lại một phần hàng hóa
Trường hợp trả lại một phần hàng hóa phát sinh khi người mua chỉ trả lại một số lượng hoặc một phần giá trị hàng hóa đã mua. Khi đó, hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi nhận phần hàng hóa bị trả lại, không ghi giảm toàn bộ hóa đơn nếu các hàng hóa còn lại vẫn được người mua chấp nhận.
Quy trình xử lý có thể thực hiện như sau:
- Hai bên xác nhận số lượng, chủng loại và giá trị hàng hóa được trả lại.
- Kế toán đối chiếu hóa đơn gốc với biên bản trả hàng, phiếu nhập kho hoặc chứng từ liên quan.
- Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho phần hàng bị trả lại. Ghi âm số lượng hàng hóa bị trả lại và các giá trị thay đổi tương ứng, gồm: Thành tiền, Tổng tiền hàng, Tiền thuế GTGT và Tổng tiền thanh toán.
- Kiểm tra, xem trước hóa đơn điều chỉnh rồi lưu và phát hành.
Hạch toán hàng bán bị trả lại như thế nào? Hướng dẫn chi tiết
Hạch toán hàng bán bị trả lại cần xử lý đồng thời hai phần: giảm doanh thu/thuế GTGT đầu ra và nhập lại giá vốn hàng hóa nếu hàng được nhận lại kho. Tài khoản sử dụng phụ thuộc vào chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.
Cách hạch toán hàng bán bị trả lại theo Thông tư 133
Theo Thông tư 133, doanh nghiệp nhỏ và vừa không sử dụng TK 521 để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu như Thông tư 200 trước đây. Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán thường ghi giảm trực tiếp doanh thu trên TK 511.
Đối với bên bán, khi nhận lại hàng và chấp nhận giảm doanh thu, kế toán ghi:
- Nợ TK 511: doanh thu hàng bán bị trả lại chưa có thuế GTGT
- Nợ TK 3331: thuế GTGT đầu ra điều chỉnh giảm nếu có
- Có TK 111, 112, 131: tổng giá trị thanh toán giảm hoặc số tiền phải trả/giảm trừ công nợ cho khách hàng
Đồng thời, nếu hàng hóa được nhập lại kho, kế toán ghi nhận tăng hàng tồn kho và giảm giá vốn:
- Nợ TK 156: giá trị hàng hóa nhập lại kho
- Có TK 632: giá vốn hàng bán được ghi giảm
Trường hợp doanh nghiệp đã hoàn tiền cho khách, ghi Có TK 111/112. Trường hợp chưa hoàn tiền mà giảm trừ công nợ cho người mua, ghi Có TK 131.
Cách hạch toán hàng bán bị trả lại theo Thông tư 99
Từ năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp. Theo nội dung hướng dẫn về tài khoản 155 tại Phụ lục II Thông tư 99, trường hợp sản phẩm đã bán bị trả lại nhập kho, kế toán ghi Nợ TK 155 và Có các TK 632, 635, 641, 642, 811 hoặc các tài khoản liên quan tùy trường hợp.
Với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99, khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán có thể xử lý theo hướng sau:
- Ghi giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra
- Nợ TK 511: doanh thu hàng bán bị trả lại
- Nợ TK 3331: thuế GTGT đầu ra điều chỉnh giảm nếu có
- Có TK 111, 112, 131: số tiền hoàn lại hoặc giảm trừ công nợ cho khách hàng
- Ghi nhận hàng nhập lại kho nếu hàng còn sử dụng/bán lại được
Nếu là hàng hóa:
- Nợ TK 156: giá trị hàng hóa nhập lại kho
- Có TK 632: giá vốn hàng bán bị trả lại
Nếu là thành phẩm, sản phẩm nhập lại kho:
- Nợ TK 155: giá trị sản phẩm nhập lại kho
- Có TK 632 hoặc tài khoản liên quan tùy trường hợp
- Trường hợp hàng trả lại không nhập kho được
Nếu hàng bị trả lại không còn đủ điều kiện nhập kho hoặc phải xử lý theo phương án khác, kế toán căn cứ tình trạng hàng hóa, biên bản xử lý và chế độ kế toán để ghi nhận vào tài khoản chi phí hoặc tổn thất phù hợp.
Ví dụ hạch toán hàng bán bị trả lại
Công ty ABC bán cho khách hàng 40 sản phẩm, đơn giá chưa thuế 1.200.000 đồng/sản phẩm, thuế GTGT 10%. Giá vốn của mỗi sản phẩm là 800.000 đồng. Sau khi nhận hàng, khách trả lại 5 sản phẩm do không đúng quy cách và công ty chấp nhận nhập lại kho.
Giá trị hàng bị trả lại:
- Doanh thu chưa thuế bị giảm: 5 x 1.200.000 = 6.000.000 đồng
- Thuế GTGT đầu ra điều chỉnh giảm: 6.000.000 x 10% = 600.000 đồng
- Tổng giá trị giảm trừ công nợ/hoàn tiền: 6.600.000 đồng
- Giá vốn hàng nhập lại kho: 5 x 800.000 = 4.000.000 đồng
Bút toán ghi giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra:
- Nợ TK 511: 6.000.000 đồng
- Nợ TK 3331: 600.000 đồng
- Có TK 131: 6.600.000 đồng
Bút toán nhập lại hàng hóa và giảm giá vốn:
- Nợ TK 156: 4.000.000 đồng
- Có TK 632: 4.000.000 đồng
Nếu doanh nghiệp đã hoàn tiền cho khách bằng chuyển khoản thay vì giảm trừ công nợ, kế toán thay TK 131 bằng TK 112 ở bút toán ghi giảm doanh thu.
Cách kê khai hóa đơn hàng bán bị trả lại
Khi thực hiện cách kê khai hóa đơn hàng bán bị trả lại, kế toán cần xác định hóa đơn trả lại hàng được lập theo hình thức nào và phát sinh trong kỳ nào. Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, với trường hợp trả lại hàng hóa, người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa.
Có thể xử lý kê khai theo hướng sau:
| Trường hợp | Cách kê khai |
| Nếu mua hàng và trả lại hàng trong cùng 1 kỳ | Kê khai cả Hóa đơn đã lập khi bán hàng và hóa đơn điều chỉnh đã lập khi bị trả lại hàng vào kỳ phát sinh đó.
|
| Nếu mua hàng và trả lại hàng khác kỳ |
|
Giải đáp một số câu hỏi về hàng bán bị trả lại
Câu 1: Hàng bán bị trả lại có phải xuất hóa đơn không?
Có. Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, cần có hóa đơn để phản ánh nghiệp vụ trả lại hàng. Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, thông thường người bán lập hóa đơn điều chỉnh khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa. Trường hợp hai bên có thỏa thuận người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa, người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán.
Câu 2: Giá vốn hàng bán bị trả lại kế toán ghi như thế nào?
Khi hàng bán bị trả lại được nhập lại kho, kế toán ghi tăng hàng tồn kho và ghi giảm giá vốn hàng bán. Với hàng hóa, bút toán thường là Nợ TK 156, Có TK 632. Với thành phẩm, sản phẩm nhập lại kho, kế toán có thể ghi Nợ TK 155, Có TK 632 hoặc tài khoản liên quan tùy chế độ kế toán và tình trạng hàng hóa.
Câu 3: Thông tư hướng dẫn hàng bán bị trả lại là thông tư nào?
Về hóa đơn điện tử hàng bán bị trả lại, doanh nghiệp cần căn cứ Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP từ ngày 01/7/2026. Về kế toán, doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán phù hợp như Thông tư 133/2016/TT-BTC đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, hoặc Thông tư 99/2025/TT-BTC đối với chế độ kế toán doanh nghiệp từ năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026. Thông tư 200/2014/TT-BTC đã được Thông tư 99 thay thế, trừ một số nội dung chuyển tiếp theo quy định.
Câu 4: Định khoản hàng bán bị trả lại như thế nào?
Với bên bán, định khoản hàng bán bị trả lại thường gồm hai nhóm bút toán. Thứ nhất là ghi giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra: Nợ TK 511, Nợ TK 3331, Có TK 111, 112, 131. Thứ hai là ghi nhận hàng nhập lại kho và giảm giá vốn: Nợ TK 156/155, Có TK 632.
Tài khoản sử dụng thực tế có thể thay đổi tùy doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133 hay Thông tư 99, hàng trả lại còn nhập kho được hay không, doanh nghiệp hoàn tiền ngay hay giảm trừ công nợ cho người mua.
Hàng bán bị trả lại không chỉ là nghiệp vụ bán hàng thông thường mà còn liên quan trực tiếp đến hóa đơn, kê khai thuế và hạch toán kế toán. Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, doanh nghiệp cần xác định đúng chủ thể lập hóa đơn, lưu đầy đủ hồ sơ trả hàng, kê khai đúng kỳ và ghi nhận kế toán đúng bản chất nghiệp vụ.
Để hạn chế sai sót, kế toán nên đối chiếu đồng thời hóa đơn gốc, biên bản trả hàng, phiếu nhập kho, công nợ và tờ khai thuế. Với xCyber Books và xCyber Bill, doanh nghiệp có thể quản lý dữ liệu hóa đơn, chứng từ và kế toán tập trung hơn, hỗ trợ việc tra cứu, đối chiếu và xử lý nghiệp vụ hàng bán bị trả lại thuận tiện hơn.
