Đăng ký
Đăng nhập
Hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh là hai cách xử lý thường gặp khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Tuy nhiên, hai loại hóa đơn này không giống nhau về bản chất, cách thể hiện trên hóa đơn và cách doanh nghiệp sử dụng để điều chỉnh hồ sơ. Vậy khi nào nên lập hóa đơn điều chỉnh, khi nào nên lập hóa đơn thay thế và hóa đơn sau khi lập sẽ kê khai vào kỳ nào. Nếu chọn sai phương án, doanh nghiệp có thể phải xử lý lại hồ sơ, lệch dữ liệu kê khai hoặc khó giải trình khi đối chiếu với người mua và cơ quan thuế.
Hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh là gì?
Cùng dùng để xử lý sai sót, nhưng hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế có cách vận hành khác nhau.
Hóa đơn điều chỉnh là hóa đơn được lập để điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập trước đó. Hóa đơn này không xóa bỏ hóa đơn gốc, mà ghi nhận phần thông tin cần điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm hoặc điều chỉnh nội dung sai.
Hóa đơn điều chỉnh thường phù hợp khi hóa đơn gốc chỉ cần sửa một hoặc một số nội dung cụ thể, đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp cần thể hiện phần chênh lệch tăng/giảm về số lượng, đơn giá, doanh thu, thuế suất hoặc tiền thuế.
Hóa đơn thay thế là hóa đơn điện tử mới được lập để thay thế cho hóa đơn đã lập sai. Khi lập hóa đơn thay thế, hóa đơn mới phải thể hiện rõ thông tin tham chiếu đến hóa đơn bị thay thế, thường bằng dòng nội dung “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
Hóa đơn thay thế thường phù hợp khi hóa đơn cũ sai nhiều thông tin hoặc doanh nghiệp muốn lập lại một hóa đơn mới đầy đủ, rõ ràng hơn thay cho hóa đơn đã lập sai trước đó.
Hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh khác nhau như thế nào? So sánh chi tiết
Để lựa chọn đúng cách xử lý, kế toán không nên chỉ nhìn vào lỗi sai trên hóa đơn, mà cần xem hóa đơn đã gửi cho người mua chưa, sai ở nội dung nào, có ảnh hưởng đến số tiền/thuế hay không và hai bên muốn quản lý hồ sơ theo hướng điều chỉnh hay thay thế.
Bảng dưới đây giúp kế toán so sánh hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh theo các tiêu chí thường gặp:
| Tiêu chí | Hóa đơn điều chỉnh | Hóa đơn thay thế |
| Bản chất | Là hóa đơn lập thêm để điều chỉnh cho hóa đơn đã lập trước đó | Là hóa đơn mới được lập để thay cho hóa đơn đã lập sai |
| Mục đích sử dụng | Ghi nhận nội dung cần điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm hoặc sửa thông tin cụ thể | Lập lại hóa đơn mới với thông tin đúng để thay thế hóa đơn cũ |
| Tác động đến hóa đơn gốc | Hóa đơn gốc vẫn được lưu, hóa đơn điều chỉnh đi kèm để làm rõ phần sai cần sửa | Hóa đơn gốc bị thay thế và không còn là căn cứ sử dụng theo thông tin ban đầu |
| Cách thể hiện trên hóa đơn mới | Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” | Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” |
| Số lượng phát hành | Có thể phát hành nhiều lần để điều chỉnh nhiều sai sót trên cùng một hóa đơn gốc. | Chỉ phát hành 1 lần để thay thế cho hóa đơn gốc. |
| Có phải nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT không? | Thông thường không áp dụng Mẫu 04 nếu đã xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh cho lỗi thuộc nhóm phải điều chỉnh/thay thế | Thông thường không áp dụng Mẫu 04 nếu đã xử lý bằng hóa đơn thay thế cho lỗi thuộc nhóm phải điều chỉnh/thay thế |
Khi nào lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh?
Khi xác định khi nào lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh, kế toán cần phân loại sai sót theo từng trường hợp.
Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, từ ngày 01/07/2026, nếu hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung như mã số thuế, tên hàng hóa, hàng hóa ghi không đúng quy cách/chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh
Hóa đơn điều chỉnh thường được lập khi doanh nghiệp muốn sửa một nội dung cụ thể hoặc ghi nhận phần chênh lệch tăng/giảm so với hóa đơn gốc. Cách này phù hợp khi kế toán vẫn muốn giữ liên kết với hóa đơn ban đầu và chỉ cần làm rõ phần được điều chỉnh.
| Trường hợp cần lập hóa đơn điều chỉnh | Quy định |
| Phí bảo hiểm chưa thu được tiền nhưng doanh nghiệp bảo hiểm đã lập hóa đơn | Doanh nghiệp bảo hiểm lập hóa đơn điều chỉnh tổng hợp cho các khoản phí chưa thu được tiền của tháng trước, kèm bảng kê (điểm c.3 khoản 5). |
| Hoàn phí dịch vụ của tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán | Lập hóa đơn để điều chỉnh; không cần ghi dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn…” (điểm d khoản 5). |
| Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (kể cả đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng hóa đã mua) | Người bán lập hóa đơn điều chỉnh; nếu các bên có thỏa thuận thì người mua lập hóa đơn điện tử trả lại hàng (điểm c.1 khoản 5). |
| Hóa đơn điện tử không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn lập sai | Chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh, không áp dụng hóa đơn thay thế (điểm b khoản 6). |
| Hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản giảm thu theo pháp luật về kinh doanh bảo hiểm | Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng; ghi rõ số tiền hoàn/giảm và lý do (điểm c.3 khoản 5). |
| Bán khí thiên nhiên, hóa đơn ban đầu không sai nhưng khi thanh toán phát sinh chênh lệch do quy đổi ngoại tệ sang đồng Việt Nam | Người bán lập hóa đơn điều chỉnh đối với phần chênh lệch (điểm e khoản 5). |
| Khách hàng sử dụng thẻ trả trước dịch vụ viễn thông di động để thanh toán dịch vụ khác | Doanh nghiệp viễn thông căn cứ bảng kê để lập hóa đơn điều chỉnh (điểm đ khoản 5). |
Trường hợp chỉ có thể chọn lập hóa đơn thay thế
Có một số trường hợp doanh nghiệp không xử lý theo hướng điều chỉnh từng phần, mà cần lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn đã lập trước đó.
| Trường hợp cần lập hóa đơn thay thế | Quy định |
| Hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng đã lập sai | Người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai, trừ trường hợp quy định tại điểm c.2 khoản 5 Điều 10. |
| Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đã lập sai | Jhóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai, trừ trường hợp quy định tại điểm c.2 khoản 5 Điều 10. |
Theo hướng dẫn chuyển tiếp tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu từ thời điểm áp dụng quy định mới mà phát hiện hóa đơn đã lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và văn bản hướng dẫn cũ bị sai, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai và lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai.
Trường hợp có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Với một số sai sót quan trọng trên hóa đơn điện tử, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế tùy mức độ sai và cách hai bên muốn quản lý hồ sơ. Các trường hợp thường gặp gồm:
- Hóa đơn sai mã số thuế người mua.
- Hóa đơn sai tên hàng hóa, dịch vụ.
- Hóa đơn ghi hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng.
- Hóa đơn sai số tiền ghi trên hóa đơn.
- Hóa đơn sai thuế suất hoặc tiền thuế.
- Hóa đơn sai nội dung bắt buộc khác trên hóa đơn.
Hướng dẫn kê khai hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh
Sau khi lập hóa đơn mới để xử lý sai sót, kế toán cần xác định đúng kỳ kê khai. Đây là bước quan trọng vì cùng là hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, nhưng cách kê khai có thể khác nhau tùy việc hóa đơn có ảnh hưởng đến số thuế hay chỉ sửa thông tin không làm thay đổi giá trị.
Hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ nào?
Với câu hỏi hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ nào, kế toán cần xác định theo từng trường hợp cụ thể, không nên áp dụng một cách kê khai chung cho tất cả hóa đơn.
Một số nguyên tắc cần lưu ý gồm:
- Nếu hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế làm ảnh hưởng đến số thuế GTGT đã kê khai, doanh nghiệp cần thực hiện khai bổ sung vào kỳ phát sinh sai sót, tức kỳ có hóa đơn bị điều chỉnh hoặc bị thay thế.
- Nếu việc khai bổ sung làm tăng hoặc giảm số thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau, người nộp thuế kê khai phần chênh lệch tăng, giảm vào kỳ phát hiện sai sót.
- Nếu hóa đơn điều chỉnh thuộc các trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, còn người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
Các trường hợp đặc thù tại khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC gồm:
- Điều chỉnh giá trị, khối lượng theo quyết toán.
- Chiết khấu thương mại.
- Trả lại hàng hóa, dịch vụ.
- Hoàn phí dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Khách hàng sử dụng thẻ trả trước dịch vụ viễn thông di động.
- Bán khí thiên nhiên tại thị trường Việt Nam.
Như vậy, trước khi kê khai, kế toán cần kiểm tra hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế phát sinh do sai sót của hóa đơn gốc hay do nghiệp vụ điều chỉnh phát sinh sau đó. Nếu hóa đơn làm thay đổi số thuế đã kê khai, doanh nghiệp cần xử lý theo hướng khai bổ sung kỳ gốc. Nếu thuộc nhóm nghiệp vụ đặc thù theo Thông tư 91, doanh nghiệp kê khai theo kỳ phát sinh hoặc kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh tương ứng.
Cách kê khai hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh
Khi phát sinh hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh khác kỳ, kế toán cần xác định sai sót có ảnh hưởng đến số thuế GTGT phải nộp, số thuế được khấu trừ hay chỉ làm thay đổi các chỉ tiêu không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế. Từ đó, doanh nghiệp chọn cách kê khai phù hợp theo từng trường hợp.
| Trường hợp sai sót | Chỉ tiêu tờ khai | Cách xử lý |
| Sai sót không làm ảnh hưởng đến tiền thuế phải nộp hoặc tiền thuế được khấu trừ | Sai chỉ tiêu [23]: Giá trị hàng hóa mua vào [29],[30],[32],[32a]: Doanh thu hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất GTGT 0%;
Doanh thu hàng hóa dịch vụ bán ra chịu thuế suất GTGT 5%; Doanh thu hàng hóa dịch vụ bán ra chịu thuế suất GTGT 10%; Doanh thu hàng hóa dịch vụ bán ra không tính thuế |
Doanh nghiệp không phải nộp tờ khai bổ sung, chỉ cần nộp bản giải trình khai bổ sung và tài liệu liên quan để làm rõ nội dung sai sót |
| Nếu ảnh hưởng của khai bổ sung chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau của kỳ gốc | Sai sót chỉ làm ảnh hưởng tăng, giảm chỉ tiêu [43] | Lập Tờ khai bổ sung, Bản giải trình:
Tại tờ khai của kỳ bị sai:
Trên tờ khai của kỳ phát hiện:
|
| Trường hợp ảnh hưởng của khai bổ sung dẫn đến tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế đã được hoàn của kỳ gốc | Sai sót làm tăng, giảm chỉ tiêu [40] “KHBS” | Lập Tờ khai bổ sung, bản giải trình:
Tại tờ khai của kỳ bị sai:
Phải nộp đủ số tiền thuế thiếu và tiền chậm nộp. Nếu chỉ tiêu [40] “KHBS” <0: Theo dõi bù trừ với thuế phải nộp kỳ sau. |
Khi lập tờ khai bổ sung cho kỳ bị sai, kế toán cần rà soát các chỉ tiêu liên quan để điều chỉnh về số đúng. Với thuế GTGT đầu vào, cần kiểm tra các chỉ tiêu [23], [24], [25]. Với thuế GTGT đầu ra, cần kiểm tra các chỉ tiêu [29], [30], [31], [32], [33] tùy từng trường hợp phát sinh.
Ngoài ra, kế toán cần lưu ý chỉ tiêu [22] của kỳ hiện tại phải bằng chỉ tiêu [43] trên tờ khai chính thức của kỳ trước liền kề. Doanh nghiệp không điều chỉnh lũy kế lại các tờ khai đã nộp, mà chỉ phản ánh phần chênh lệch theo đúng kỳ phát hiện sai sót.
Giải đáp một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Nên lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế hóa đơn có sai sót?
Doanh nghiệp nên lập hóa đơn điều chỉnh nếu hóa đơn chỉ sai một phần nội dung và kế toán muốn ghi nhận phần điều chỉnh tăng/giảm hoặc thông tin cần sửa. Hình thức này phù hợp khi doanh nghiệp muốn giữ hóa đơn gốc và lập thêm hóa đơn điều chỉnh để làm rõ sai sót.
Doanh nghiệp nên lập hóa đơn thay thế nếu hóa đơn sai nhiều thông tin hoặc hai bên muốn lập lại một hóa đơn mới đầy đủ, dễ theo dõi hơn. Với những hóa đơn sai phức tạp, hóa đơn thay thế thường giúp hồ sơ rõ ràng hơn cho cả bên bán và bên mua.
Tuy nhiên, sau khi người bán đã chọn điều chỉnh hoặc thay thế để xử lý hóa đơn sai, nếu sau đó tiếp tục phát hiện sai sót, các lần xử lý tiếp theo phải đi theo hình thức đã áp dụng lần đầu.
Câu 2: Hóa đơn đã điều chỉnh/thay thế có hủy được không?
Không. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, sau đó tiếp tục phát hiện hóa đơn điều chỉnh/thay thế vẫn sai thì không được hủy hóa đơn đã xử lý để lập lại theo cách khác.
Theo điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục sai thì các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo đúng hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh đều là phương án xử lý khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, nhưng mỗi loại có cách sử dụng khác nhau. Hóa đơn điều chỉnh phù hợp khi doanh nghiệp cần sửa một phần nội dung hoặc ghi nhận phần chênh lệch tăng/giảm. Hóa đơn thay thế phù hợp khi doanh nghiệp muốn lập một hóa đơn mới để thay cho hóa đơn cũ đã sai.
Khi lựa chọn giữa hai hình thức này, kế toán cần căn cứ vào lỗi sai, kỳ kê khai, mức độ ảnh hưởng đến số thuế và cách hai bên muốn quản lý hồ sơ. Việc phân biệt đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp xử lý hóa đơn rõ ràng hơn, hạn chế kê khai sai kỳ và thuận tiện hơn khi đối chiếu dữ liệu với người mua hoặc cơ quan thuế.
