Đăng ký
Đăng nhập
Ký hợp đồng điện tử đang trở thành lựa chọn quen thuộc trong nhiều giao dịch của doanh nghiệp, từ hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng lao động đến các thỏa thuận hợp tác với khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp. Thay vì in văn bản, ký tay, đóng dấu rồi chuyển phát qua lại, các bên có thể ký trực tiếp trên file điện tử và lưu trữ hồ sơ trên nền tảng số.
Cách làm này giúp quy trình ký kết nhanh hơn, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, đội ngũ làm việc từ xa hoặc thường xuyên xử lý số lượng lớn hợp đồng. Tuy nhiên, để hợp đồng có giá trị sử dụng trong thực tế, doanh nghiệp cần hiểu rõ quy định về ký hợp đồng điện tử, loại chữ ký được phép sử dụng và cách lưu trữ hồ sơ sau khi ký.
Quy định về ký hợp đồng điện tử
Trước khi triển khai ký số hoặc ký xác nhận trên nền tảng điện tử, doanh nghiệp cần nắm rõ cơ sở pháp lý của hợp đồng điện tử. Về bản chất, hợp đồng điện tử vẫn là sự thỏa thuận giữa các bên, nhưng được giao kết, thể hiện và lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu thay vì văn bản giấy.
Giá trị pháp lý
Câu trả lời cho câu hỏi hợp đồng ký điện tử có hợp lệ không là có, nếu hợp đồng được giao kết đúng quy định và đáp ứng điều kiện về thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử, khả năng truy cập, kiểm tra và lưu trữ khi cần.
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Luật này cũng quy định hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Vì vậy, hợp đồng không mất giá trị chỉ vì các bên lựa chọn giao kết, ký và lưu trữ bằng phương thức điện tử.
Trong thực tế, giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử phụ thuộc vào việc các bên có thể chứng minh được chủ thể ký, nội dung đã được các bên chấp thuận, thời điểm ký và tính toàn vẹn của hợp đồng sau khi ký. Đây cũng là lý do doanh nghiệp nên lựa chọn nền tảng ký và phương thức xác thực đủ rõ ràng, thay vì chỉ gửi qua lại file rời rạc trên email hoặc ứng dụng chat.
Loại hợp đồng được ký điện tử
Doanh nghiệp có thể sử dụng hình thức ký điện tử cho nhiều loại hợp đồng nếu pháp luật chuyên ngành không yêu cầu bắt buộc phải lập theo hình thức khác. Một số loại hợp đồng thường được ký điện tử gồm:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa;
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ;
- Hợp đồng đại lý, phân phối;
- Hợp đồng hợp tác kinh doanh;
- Hợp đồng lao động điện tử;
- Phụ lục hợp đồng;
- Biên bản nghiệm thu;
- Biên bản bàn giao;
- Thỏa thuận thanh toán;
- Hợp đồng nguyên tắc;
- Hồ sơ giao dịch giữa doanh nghiệp với khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp.
Tuy nhiên, không phải mọi giao dịch đều nên xử lý theo cùng một cách. Với hợp đồng có giá trị lớn, giao dịch phức tạp hoặc liên quan đến tài sản, quyền sở hữu, bất động sản, bảo lãnh, thế chấp hoặc các lĩnh vực có quy định chuyên ngành riêng, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ yêu cầu pháp lý trước khi lựa chọn hình thức ký điện tử.
Loại chữ ký được phép sử dụng
Khi ký hợp đồng điện tử, các bên có thể sử dụng nhiều hình thức chữ ký khác nhau tùy theo mức độ tin cậy cần thiết, giá trị hợp đồng và cách các bên thỏa thuận. Theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy là một trong những cơ sở quan trọng để xác định, quản lý và sử dụng chữ ký điện tử trong giao dịch điện tử.
Trong thực tế, doanh nghiệp thường gặp các hình thức sau:
- Chữ ký số: Thường được sử dụng cho doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân đã có chứng thư số. Đây là hình thức có độ tin cậy cao, phù hợp với hợp đồng quan trọng hoặc giao dịch cần khả năng xác thực rõ ràng.
- Chữ ký scan/hình ảnh: Là hình ảnh chữ ký tay được chèn vào file hợp đồng. Hình thức này dễ thao tác nhưng mức độ xác thực thấp hơn chữ ký số.
- OTP/mã xác thực: Là hình thức người ký xác nhận ý chí ký thông qua mã xác thực gửi qua điện thoại, email hoặc ứng dụng. Hình thức này thường được dùng trên các nền tảng hợp đồng điện tử có ghi nhận lịch sử thao tác.
Trong các hình thức trên, chữ ký số thường được doanh nghiệp ưu tiên hơn vì có khả năng xác thực chủ thể ký, kiểm tra hiệu lực chứng thư số và phát hiện thay đổi nội dung sau khi ký.
Nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử
Khi giao kết hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần bảo đảm quá trình ký thể hiện rõ sự tự nguyện, thống nhất ý chí và khả năng kiểm tra lại thông tin sau khi hoàn tất. Đây là những yếu tố quan trọng giúp hợp đồng có thể sử dụng khi đối chiếu, nghiệm thu, thanh toán hoặc xử lý tranh chấp.
Một số nguyên tắc cần lưu ý gồm:
- Các bên cần thống nhất sử dụng phương thức điện tử để giao kết hợp đồng;
- Nội dung hợp đồng cần rõ ràng, đầy đủ và có thể truy cập khi cần;
- Phương thức ký cần xác định được người ký và sự chấp thuận của người ký đối với nội dung hợp đồng;
- Hợp đồng sau khi ký cần được bảo đảm tính toàn vẹn;
- Hệ thống nên ghi nhận thời điểm ký, lịch sử thao tác và trạng thái của từng bên;
- Hồ sơ điện tử cần được lưu trữ an toàn, dễ tra cứu và có thể xuất trình khi cần.
Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử – 3 cách phổ biến
Tùy giá trị hợp đồng, đối tượng ký và nền tảng sử dụng, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều cách ký hợp đồng điện tử khác nhau. Dưới đây là 3 hình thức phổ biến nhất hiện nay.
Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số
Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số là hình thức được nhiều doanh nghiệp ưu tiên khi cần ký hợp đồng có giá trị pháp lý rõ ràng, dễ kiểm tra và khó bị thay đổi sau khi ký. Chữ ký số có thể được triển khai dưới dạng USB Token, HSM hoặc chữ ký số từ xa/Remote Signing.
Với chữ ký số USB Token, người ký thường cắm thiết bị Token vào máy tính, chọn chứng thư số và nhập mã PIN để ký. Với HSM hoặc Remote Signing, người ký có thể thực hiện trên nền tảng được phân quyền, xác thực bằng phương thức bảo mật phù hợp mà không nhất thiết phải dùng thiết bị USB vật lý.
Các bước thực hiện cơ bản gồm:
Bước 1: Chuẩn bị hợp đồng điện tử ở định dạng phù hợp, thường là PDF.
Bước 2: Kiểm tra nội dung hợp đồng, thông tin các bên, điều khoản thanh toán, thời hạn, phụ lục và vị trí ký.
Bước 3: Đăng nhập phần mềm hoặc nền tảng ký hợp đồng điện tử.
Bước 4: Tải hợp đồng lên hệ thống và chọn vị trí cần ký.
Bước 5: Chọn chữ ký số phù hợp, chẳng hạn USB Token, HSM hoặc Remote Signing.
Bước 6: Xác thực thao tác ký bằng mã PIN, OTP, ứng dụng xác thực hoặc cơ chế bảo mật của nhà cung cấp.
Bước 7: Kiểm tra trạng thái chữ ký và lưu hợp đồng đã ký.
Hình thức này phù hợp với hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng lao động, hợp đồng nguyên tắc, phụ lục hợp đồng hoặc các hồ sơ cần mức độ xác thực cao. Việc ký hợp đồng điện tử tiện lợi hơn cùng Phần mềm Hợp đồng điện tử xCyber Contract để tạo, gửi ký, theo dõi trạng thái và lưu trữ hồ sơ tập trung.
Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan/hình ảnh
Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan hoặc hình ảnh là cách người ký chèn ảnh chữ ký tay vào file hợp đồng. Hình thức này khá dễ thực hiện vì người dùng chỉ cần có hình ảnh chữ ký và phần mềm chỉnh sửa hoặc đọc file PDF.
Các bước thực hiện cơ bản gồm:
Bước 1: Chuẩn bị file hợp đồng cần ký.
Bước 2: Tạo hoặc sử dụng sẵn hình ảnh chữ ký tay đã scan/chụp.
Bước 3: Chèn hình ảnh chữ ký vào đúng vị trí trên hợp đồng.
Bước 4: Lưu file hợp đồng sau khi chèn chữ ký.
Bước 5: Gửi file cho bên còn lại hoặc lưu trữ theo quy trình nội bộ.
Ưu điểm của cách này là thao tác nhanh, dễ dùng và gần giống cách ký tay truyền thống. Tuy nhiên, chữ ký scan/hình ảnh có khả năng xác thực thấp hơn chữ ký số. Người nhận khó kiểm tra chắc chắn ai là người đã chèn chữ ký, chữ ký có bị sao chép hay không và nội dung hợp đồng có bị thay đổi sau khi chèn chữ ký hay không.
Vì vậy, hình thức này thường chỉ phù hợp với giao dịch nội bộ đơn giản, hồ sơ có giá trị thấp hoặc trường hợp các bên đã có mức độ tin cậy nhất định. Với hợp đồng quan trọng, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng chữ ký số để tăng khả năng xác thực và kiểm soát rủi ro tốt hơn.
Ký hợp đồng điện tử bằng OTP/mã xác thực
Ký hợp đồng điện tử bằng OTP hoặc mã xác thực là hình thức người ký xác nhận việc ký thông qua mã được gửi về số điện thoại, email hoặc ứng dụng xác thực. Hình thức này thường được triển khai trên các nền tảng ký điện tử, trong đó hệ thống có thể ghi nhận thông tin người ký, thời điểm ký, thiết bị, địa chỉ IP hoặc lịch sử thao tác tùy tính năng của từng nền tảng.
Các bước thực hiện cơ bản gồm:
Bước 1: Người tạo hợp đồng tải file hợp đồng lên nền tảng ký điện tử.
Bước 2: Hệ thống gửi hợp đồng đến người ký qua email, số điện thoại hoặc tài khoản đã được thiết lập.
Bước 3: Người ký mở hợp đồng, đọc nội dung và kiểm tra thông tin cần xác nhận.
Bước 4: Người ký chọn xác nhận ký trên hệ thống.
Bước 5: Hệ thống gửi mã OTP hoặc mã xác thực.
Bước 6: Người ký nhập mã xác thực để hoàn tất thao tác ký.
Bước 7: Hệ thống ghi nhận trạng thái ký và lưu lịch sử xử lý hợp đồng.
So với chữ ký scan, OTP/mã xác thực có ưu điểm là ghi nhận được thao tác xác nhận trên hệ thống và thường có thêm thông tin về thời điểm ký. Tuy nhiên, mức độ tin cậy của hình thức này còn phụ thuộc vào nền tảng sử dụng, quy trình xác thực và khả năng lưu trữ nhật ký ký.
Hình thức này phù hợp với các quy trình cần trải nghiệm đơn giản cho người ký, đặc biệt khi người ký là cá nhân, khách hàng hoặc người lao động. Với hợp đồng có giá trị cao hoặc cần kiểm tra chặt chẽ chủ thể ký, doanh nghiệp vẫn nên ưu tiên chữ ký số.
Ký hợp đồng điện tử nên chọn hình thức nào?
Khi lựa chọn hình thức ký hợp đồng điện tử, doanh nghiệp nên căn cứ vào giá trị hợp đồng, mức độ rủi ro, đối tượng ký và nhu cầu lưu trữ sau này. Không phải mọi hợp đồng đều cần cùng một mức độ xác thực, nhưng với các giao dịch quan trọng, doanh nghiệp nên ưu tiên hình thức có khả năng xác định rõ người ký, bảo toàn nội dung và dễ kiểm tra khi cần.
- Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số: Phù hợp với hợp đồng thương mại, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng hoặc các hồ sơ có giá trị quan trọng. Đây là hình thức nên ưu tiên với doanh nghiệp vì có khả năng xác thực chủ thể ký, kiểm tra hiệu lực chữ ký và phát hiện thay đổi nội dung sau khi ký. Tùy nhu cầu vận hành, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số USB Token, HSM hoặc chữ ký số từ xa/Remote Signing.
- Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan/hình ảnh: Phù hợp với hồ sơ đơn giản, giao dịch nội bộ hoặc trường hợp các bên đã có mức độ tin cậy nhất định. Hình thức này dễ thao tác, nhưng khả năng xác thực người ký và kiểm soát việc chỉnh sửa nội dung sau khi ký không cao bằng chữ ký số.
- Ký hợp đồng điện tử bằng OTP/mã xác thực: Phù hợp với quy trình cần trải nghiệm ký nhanh, đặc biệt khi người ký là cá nhân, khách hàng hoặc người lao động. Hình thức này có thể ghi nhận thao tác xác nhận, thời điểm ký và lịch sử xử lý trên hệ thống, nhưng mức độ tin cậy còn phụ thuộc vào nền tảng ký điện tử và cơ chế xác thực được sử dụng.
Nhìn chung, với các hợp đồng có giá trị thấp hoặc nội dung đơn giản, doanh nghiệp có thể cân nhắc chữ ký scan/hình ảnh hoặc OTP để thao tác nhanh hơn. Tuy nhiên, với hợp đồng cần lưu trữ lâu dài, có giá trị tài chính hoặc có khả năng phát sinh đối chiếu về sau, ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số vẫn là lựa chọn nên ưu tiên vì bảo đảm tốt hơn về tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng kiểm tra khi cần.
Ký hợp đồng điện tử là cách giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian ký kết, giảm giấy tờ thủ công và quản lý hồ sơ giao dịch rõ ràng hơn. Hợp đồng ký điện tử có thể hợp lệ nếu được giao kết đúng quy định, thể hiện rõ sự chấp thuận của các bên và bảo đảm khả năng kiểm tra, lưu trữ khi cần.
Tùy từng tình huống, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số, chữ ký scan/hình ảnh hoặc OTP/mã xác thực. Tuy nhiên, với các hợp đồng quan trọng, chữ ký số vẫn nên là lựa chọn ưu tiên vì có mức độ xác thực cao hơn và phù hợp hơn với nhu cầu quản trị dài hạn. Với Phần mềm hợp đồng điện tử xCyber Contract, doanh nghiệp có thể từng bước chuẩn hóa quy trình ký hợp đồng điện tử, giúp việc ký kết nhanh hơn, kiểm soát tốt hơn và an tâm hơn trong quá trình vận hành.
