Ký hợp đồng lao động điện tử: có bắt buộc không, ký như thế nào và cần lưu ý gì?

Với việc doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô nhân sự, tuyển dụng ở nhiều địa điểm hoặc cần xử lý nhiều hồ sơ lao động trong một khoảng thời gian ngắn, việc sử dụng hợp đồng giấy có thể phát sinh khá nhiều bất tiện như phải in ấn, ký tay, chuyển phát, lưu kho và đối chiếu thủ công. Những thao tác này không quá phức tạp nếu số lượng hợp đồng ít, nhưng sẽ trở thành áp lực lớn khi doanh nghiệp tuyển dụng liên tục hoặc có nhiều chi nhánh, văn phòng, điểm bán.

Trong bối cảnh đó, ký hợp đồng lao động điện tử trở thành một lựa chọn phù hợp hơn với cách doanh nghiệp đang vận hành. Hợp đồng có thể được soạn thảo, gửi ký, theo dõi trạng thái và lưu trữ trên nền tảng số, giúp bộ phận nhân sự giảm bớt khối lượng giấy tờ, đồng thời quản lý hồ sơ lao động rõ ràng hơn.

Tuy nhiên, để triển khai đúng, doanh nghiệp cần hiểu rõ hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không, loại chữ ký nào được sử dụng và quy trình ký nên thực hiện ra sao để hợp đồng có giá trị khi cần đối chiếu.

Ký hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?

Ký hợp đồng lao động điện tử không phải là hình thức bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp. Doanh nghiệp vẫn có thể ký hợp đồng lao động bằng văn bản giấy như trước. Tuy nhiên, pháp luật hiện hành đã công nhận hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử, dưới hình thức thông điệp dữ liệu, có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Cơ sở pháp lý cho hình thức này được làm rõ tại Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử. Theo đó, hợp đồng lao động điện tử cần bảo đảm khả năng xác định chủ thể giao kết, thể hiện sự chấp thuận của các bên đối với nội dung hợp đồng và đáp ứng yêu cầu về tạo lập, ký số, lưu trữ, truy xuất, quản lý trên nền tảng điện tử theo quy định.

Như vậy, doanh nghiệp được phép ký hợp đồng lao động điện tử nếu đáp ứng điều kiện về hình thức, nội dung và phương thức xác nhận của các bên. Việc có chuyển sang ký điện tử hay không sẽ tùy thuộc vào nhu cầu quản lý hồ sơ, quy mô nhân sự, quy trình nội bộ và mức độ sẵn sàng số hóa của từng doanh nghiệp.

Với những doanh nghiệp thường xuyên tuyển dụng, có nhân sự làm việc từ xa hoặc cần ký nhiều hợp đồng trong cùng một thời điểm, hình thức này mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ: Doanh nghiệp và người lao động có thể ký từ xa mà không cần in hợp đồng, gửi chuyển phát hoặc chờ ký trực tiếp.
• Giảm chi phí giấy tờ và lưu trữ: Hồ sơ được tạo, ký và lưu trên nền tảng điện tử, hạn chế chi phí in ấn, lưu kho và quản lý bản cứng.
• Dễ theo dõi trạng thái hợp đồng: Bộ phận nhân sự có thể biết hợp đồng đang ở bước soạn thảo, chờ ký, đã ký hay cần xử lý tiếp.
• Thuận tiện tra cứu khi cần đối chiếu: Hợp đồng được lưu theo từng nhân sự, phòng ban, thời hạn hoặc trạng thái, giúp quá trình tìm kiếm nhanh hơn so với hồ sơ giấy.
• Hạn chế thất lạc hồ sơ: Khi toàn bộ hợp đồng được quản lý tập trung, doanh nghiệp dễ kiểm soát dữ liệu và giảm rủi ro thất lạc bản ký.
• Phù hợp với mô hình vận hành linh hoạt: Với nhân sự ở nhiều tỉnh thành, làm việc từ xa hoặc tuyển dụng online, ký điện tử giúp quy trình tiếp nhận nhân sự diễn ra thuận tiện hơn.

Các loại chữ ký được sử dụng trong hợp đồng điện tử

Để hợp đồng lao động điện tử có thể sử dụng trong thực tế, chữ ký trên hợp đồng cần thể hiện được sự chấp thuận của các bên đối với nội dung đã giao kết. Tùy điều kiện triển khai, doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức chữ ký điện tử khác nhau, nhưng vẫn cần đảm bảo khả năng xác định người ký, thời điểm ký và tính toàn vẹn của hợp đồng sau khi ký.

Một số loại chữ ký thường gặp gồm:

Chữ ký số USB Token 

Chữ ký số USB Token là hình thức chữ ký số được lưu trên thiết bị USB vật lý. Khi cần ký hợp đồng, người ký cắm USB Token vào máy tính, mở hợp đồng trên phần mềm hoặc nền tảng ký điện tử, sau đó nhập mã PIN để xác nhận ký.

Đây là hình thức quen thuộc với nhiều doanh nghiệp vì đã được sử dụng rộng rãi trong các nghiệp vụ như ký hóa đơn điện tử, nộp tờ khai thuế, giao dịch bảo hiểm xã hội hoặc ký các hồ sơ điện tử khác.

Với hợp đồng lao động điện tử, chữ ký số USB Token thường phù hợp khi:

• Doanh nghiệp có số lượng hợp đồng cần ký không quá lớn;
• Người ký thường thao tác trên một máy tính cố định;
• Doanh nghiệp đã có sẵn chữ ký số Token và muốn tận dụng để ký hợp đồng;
• Quy trình ký chưa yêu cầu phân quyền phức tạp cho nhiều người dùng.

Tuy nhiên, USB Token vẫn phụ thuộc vào thiết bị vật lý. Người ký cần giữ Token, cài đặt phần mềm hỗ trợ và thao tác trên máy tính phù hợp. Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, người ký thường xuyên di chuyển hoặc cần ký số lượng lớn hợp đồng, hình thức này có thể chưa thật sự linh hoạt.

Chữ ký số HSM 

Chữ ký số HSM là hình thức chữ ký số trong đó khóa ký được lưu trữ và bảo vệ trên hệ thống HSM, tức thiết bị bảo mật phần cứng chuyên dụng. Thay vì mỗi người ký giữ một USB Token riêng, chứng thư số và khóa ký được quản lý tập trung trên hệ thống bảo mật.

Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu ký tập trung, ký số lượng lớn hoặc cần tích hợp chữ ký số vào phần mềm quản lý hợp đồng, hóa đơn, tài liệu, nhân sự hoặc các hệ thống nội bộ khác.

Với hợp đồng lao động điện tử, chữ ký số HSM thường phù hợp khi:

• Doanh nghiệp cần ký số lượng lớn hợp đồng trong cùng một thời điểm;
• Quy trình ký cần kết nối với nền tảng quản lý hợp đồng như xCyber Contract;
• Doanh nghiệp muốn phân quyền người ký, người duyệt, người theo dõi rõ ràng;
• Cần kiểm soát tập trung chứng thư số và lịch sử ký;
• Doanh nghiệp muốn hạn chế rủi ro thất lạc hoặc phụ thuộc vào thiết bị USB Token.

Điểm mạnh của HSM nằm ở khả năng quản lý tập trung và tích hợp hệ thống. Với những doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều quy trình ký hoặc cần xử lý hợp đồng thường xuyên, HSM giúp việc ký số trở nên ổn định và dễ kiểm soát hơn.

Chữ ký số từ xa Remote Signing

Chữ ký số từ xa, hay Remote Signing, là phương thức ký số cho phép người ký thực hiện ký mà không cần cắm USB Token vào máy tính. Người ký có thể xác thực qua nền tảng, ứng dụng, mã OTP hoặc phương thức bảo mật khác do nhà cung cấp thiết lập.

Khác với USB Token, Remote Signing tập trung vào trải nghiệm ký từ xa của người dùng. Người ký có thể xử lý hợp đồng khi đang làm việc ngoài văn phòng, đi công tác hoặc không có sẵn thiết bị Token bên cạnh. Về mặt triển khai, dịch vụ ký số từ xa thường sử dụng hạ tầng bảo mật tập trung để bảo vệ khóa ký và kiểm soát quá trình ký.

Remote Signing đặc biệt phù hợp với các quy trình ký hợp đồng điện tử cần sự linh hoạt.

Cách ký hợp đồng lao động điện tử chuẩn quy định

Để ký hợp đồng lao động điện tử thuận tiện và hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình thống nhất từ bước soạn thảo, gửi ký đến lưu trữ sau khi hoàn tất. Dưới đây là quy trình tham khảo khi thực hiện trên xCyber Contract.

Bước 1: Soạn thảo hợp đồng lao động

Trước tiên, bộ phận nhân sự cần chuẩn bị nội dung hợp đồng dựa trên thông tin đã thống nhất với người lao động. Hợp đồng nên thể hiện đầy đủ các nội dung quan trọng như thông tin hai bên, vị trí công việc, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng, mức lương, phụ cấp, thời giờ làm việc, chế độ bảo hiểm và quyền, nghĩa vụ của mỗi bên.

Bước 2: Tải hợp đồng lên xCyber Contract

Sau khi hoàn thiện nội dung, nhân sự đăng nhập xCyber Contract và tải file hợp đồng lên hệ thống. Tại đây, doanh nghiệp có thể đặt tên hồ sơ, chọn loại hợp đồng, phân nhóm theo phòng ban hoặc gắn hợp đồng với từng nhân sự để thuận tiện quản lý.

Việc đưa hợp đồng lên một nền tảng tập trung giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng file bị lưu rải rác trong email, máy tính cá nhân hoặc các thư mục nội bộ khó kiểm soát. Khi cần tra cứu lại, bộ phận nhân sự có thể tìm theo tên người lao động, thời gian ký hoặc trạng thái xử lý.

Bước 3: Thiết lập thông tin người ký

Sau khi tải hợp đồng, doanh nghiệp cần thiết lập các bên tham gia ký. Thông thường, hợp đồng lao động sẽ có hai bên chính là đại diện người sử dụng lao động và người lao động. Tùy quy trình nội bộ, doanh nghiệp có thể thêm người duyệt, người theo dõi hoặc bộ phận phụ trách hồ sơ.

Ở bước này, thông tin của người ký cần được nhập chính xác, đặc biệt là họ tên, email, số điện thoại và vai trò ký. Nếu thông tin bị sai, người lao động có thể không nhận được thông báo ký hoặc hợp đồng phải gửi lại.

Bước 4: Xác định vị trí ký trên hợp đồng

Tiếp theo, nhân sự chọn vị trí ký cho từng bên trên hợp đồng. Vị trí ký thường nằm ở phần cuối văn bản, tại khu vực dành cho đại diện người sử dụng lao động và người lao động.

Ngoài chữ ký, doanh nghiệp có thể thiết lập thêm các trường thông tin khác nếu cần, chẳng hạn họ tên người ký, chức danh, ngày ký hoặc ghi chú nội bộ. Việc đặt đúng vị trí ký giúp hợp đồng sau khi hoàn tất rõ ràng hơn và dễ kiểm tra khi lưu trữ.

Bước 5: Gửi hợp đồng cho các bên ký

Khi hợp đồng đã được thiết lập đầy đủ, nhân sự gửi hợp đồng đến các bên ký ngay trên xCyber Contract. Người ký sẽ nhận thông báo và truy cập hợp đồng theo đường dẫn hoặc tài khoản được hệ thống cung cấp.

Trước khi gửi, doanh nghiệp nên thông báo cho người lao động về hình thức ký điện tử, thời hạn ký và cách kiểm tra hợp đồng. Điều này giúp người lao động chủ động đọc nội dung, xác nhận thông tin và ký đúng thời gian yêu cầu.

Bước 6: Kiểm tra trạng thái và lưu trữ hợp đồng sau ký

Sau khi các bên hoàn tất ký, xCyber Contract sẽ ghi nhận trạng thái hợp đồng đã hoàn thành. Bộ phận nhân sự có thể tải file hợp đồng đã ký, lưu vào hồ sơ nhân sự và tiếp tục theo dõi trong quá trình người lao động làm việc tại doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên lưu đầy đủ file hợp đồng, thông tin người ký, thời điểm ký, trạng thái hoàn tất và lịch sử thao tác trên hệ thống nếu có. Đây là căn cứ quan trọng khi cần đối chiếu hồ sơ lao động, xử lý tranh chấp, gia hạn hợp đồng hoặc làm việc với cơ quan quản lý.

Chia sẻ kinh nghiệm ký hợp đồng lao động điện tử

Để quá trình ký hợp đồng lao động điện tử diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ cả về nội dung hợp đồng, công cụ ký và quy trình phối hợp giữa nhân sự với người lao động. Một số kinh nghiệm dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp triển khai dễ kiểm soát hơn:

• Rà soát kỹ hợp đồng trước khi gửi ký: Các thông tin về chức danh, mức lương, thời hạn hợp đồng, địa điểm làm việc, thời gian thử việc, bảo hiểm và phúc lợi cần được kiểm tra ngay từ đầu để tránh phải hủy hoặc gửi lại hợp đồng.
• Thông báo rõ hình thức ký cho người lao động: Trước khi gửi hợp đồng, doanh nghiệp nên hướng dẫn người lao động cách nhận hợp đồng, cách kiểm tra nội dung, cách xác thực và cách tải bản hợp đồng sau khi ký.
• Lựa chọn loại chữ ký phù hợp với từng bên: Bên doanh nghiệp nên ưu tiên chữ ký số để tăng khả năng xác thực. Với người lao động, có thể sử dụng hình thức chữ ký điện tử phù hợp với nền tảng, miễn là thể hiện rõ sự chấp thuận của người ký.
• Kiểm tra thẩm quyền của người ký phía doanh nghiệp: Người ký cần đúng thẩm quyền theo quy chế nội bộ, giấy ủy quyền hoặc phân cấp quản lý của doanh nghiệp. Đây là bước nhỏ nhưng rất quan trọng với các hợp đồng có giá trị pháp lý lâu dài.
• Không chỉnh sửa file hợp đồng sau khi đã ký: Khi hợp đồng đã hoàn tất, mọi thay đổi nên được xử lý bằng phụ lục hợp đồng hoặc hợp đồng mới theo đúng quy trình, thay vì chỉnh sửa trực tiếp trên file đã ký.
• Lưu trữ hợp đồng theo hệ thống: Doanh nghiệp nên phân loại hợp đồng theo mã nhân sự, phòng ban, thời hạn hoặc trạng thái hiệu lực để dễ tra cứu khi cần.
• Theo dõi thời hạn hợp đồng: Với hợp đồng xác định thời hạn, bộ phận nhân sự nên có cơ chế nhắc hạn để chủ động gia hạn, ký mới hoặc xử lý chấm dứt hợp đồng đúng thời điểm.
• Bảo đảm người lao động có thể truy cập bản hợp đồng đã ký: Sau khi hoàn tất, người lao động nên được nhận hoặc có quyền truy cập bản hợp đồng điện tử để lưu giữ và đối chiếu khi cần.
• Thống nhất quy trình ký trong toàn doanh nghiệp: Khi đã triển khai ký điện tử, doanh nghiệp nên áp dụng quy trình nhất quán cho từng nhóm hợp đồng, tránh tình trạng mỗi phòng ban xử lý hồ sơ theo một cách khác nhau.

Ký hợp đồng lao động điện tử không phải hình thức bắt buộc, nhưng là lựa chọn đã được pháp luật công nhận và ngày càng phù hợp với cách doanh nghiệp vận hành trong môi trường số. Khi quy trình được thiết lập rõ ràng, doanh nghiệp có thể giảm bớt thao tác giấy tờ, rút ngắn thời gian ký kết và quản lý hồ sơ lao động tập trung hơn.

Với Phần mềm hợp đồng điện tử xCyber Contract, doanh nghiệp có thể soạn thảo, gửi ký, theo dõi trạng thái và lưu trữ hợp đồng lao động trên một nền tảng thống nhất. Đây là giải pháp giúp bộ phận nhân sự xử lý hợp đồng thuận tiện hơn, đồng thời tạo nền tảng quản lý hồ sơ lao động rõ ràng, chuyên nghiệp và dễ kiểm soát trong quá trình vận hành.