Đăng ký
Đăng nhập
Ký hợp đồng điện tử đang dần trở thành lựa chọn quen thuộc của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt khi các giao dịch với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp hoặc người lao động ngày càng được thực hiện trên môi trường số. Thay vì in hợp đồng, ký tay, đóng dấu rồi chuyển phát qua lại, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên file điện tử, giúp rút ngắn thời gian xử lý và quản lý hồ sơ tập trung hơn.
Vậy ký hợp đồng bằng chữ ký số được không? Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì và cách ký hợp đồng bằng chữ ký số như nào để hợp đồng có giá trị sử dụng trong thực tế? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách ký hợp đồng bằng chữ ký số, bao gồm cả chữ ký số Token và chữ ký số HSM.
Ký hợp đồng bằng chữ ký số được không? Lợi ích khi sử dụng
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể ký hợp đồng bằng chữ ký số nếu hợp đồng được giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu và chữ ký số đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử, chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy.
Theo quy định hiện hành, hợp đồng điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Khi chữ ký số được sử dụng đúng cách, chữ ký này giúp xác nhận chủ thể ký, bảo đảm tính toàn vẹn của nội dung sau khi ký và là căn cứ quan trọng để đối chiếu khi phát sinh tranh chấp hoặc cần kiểm tra hồ sơ.
Việc sử dụng chữ ký số trong hợp đồng mang lại nhiều lợi ích rõ ràng cho doanh nghiệp:
- Rút ngắn thời gian ký kết: Các bên có thể ký hợp đồng từ xa, không cần in ấn, chuyển phát hoặc hẹn gặp trực tiếp chỉ để ký hồ sơ.
- Tiết kiệm chi phí vận hành: Doanh nghiệp giảm được chi phí giấy tờ, mực in, lưu kho hồ sơ và chuyển phát hợp đồng bản cứng.
- Hạn chế rủi ro chỉnh sửa sau khi ký: Hợp đồng đã ký số có thể kiểm tra được tính toàn vẹn. Nếu nội dung bị thay đổi sau khi ký, hệ thống có thể phát hiện dấu hiệu không hợp lệ.
- Dễ tra cứu, lưu trữ và đối chiếu: Hợp đồng điện tử có thể được lưu theo khách hàng, phòng ban, thời gian ký hoặc trạng thái xử lý, giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ gọn hơn.
- Phù hợp với mô hình làm việc từ xa: Với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhân sự ở nhiều địa điểm hoặc thường xuyên làm việc với đối tác ngoài tỉnh, ký số giúp quy trình phê duyệt và ký kết linh hoạt hơn.
- Tăng tính chuyên nghiệp trong giao dịch: Việc ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số thể hiện cách vận hành hiện đại, rõ ràng và thuận tiện hơn cho cả doanh nghiệp lẫn đối tác.
Cách ký hợp đồng bằng chữ ký số nhanh, đúng chuẩn
Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần bảo đảm chữ ký số còn hiệu lực, người ký có thẩm quyền và file hợp đồng đã được rà soát đầy đủ về nội dung. Với các hợp đồng quan trọng, nên thống nhất trước với đối tác về hình thức ký, thứ tự ký và định dạng file sau khi hoàn tất.
Dưới đây là quy trình ký phổ biến doanh nghiệp có thể tham khảo.
Cách 1: Cách ký hợp đồng điện tử bằng USB Token
Chữ ký số Token là hình thức phổ biến với nhiều doanh nghiệp, kế toán và bộ phận hành chính. Người ký sử dụng USB Token chứa chứng thư số để ký trên máy tính đã cài phần mềm ký số phù hợp.
Các bước thực hiện cơ bản như sau:
Bước 1: Chuẩn bị và cài đặt chữ ký số
Doanh nghiệp cần chuẩn bị USB Token còn hiệu lực, máy tính có kết nối internet và phần mềm ký số tương thích. Trước khi ký, nên kiểm tra lại thông tin chứng thư số, tên đơn vị, mã số thuế và thời hạn hiệu lực.
Bước 2: Mở file hợp đồng cần ký
Người ký mở file hợp đồng điện tử, thường ở định dạng PDF. Trước khi ký, cần kiểm tra lại các thông tin quan trọng như tên các bên, mã số thuế, người đại diện, điều khoản thanh toán, thời hạn hợp đồng, phụ lục và vị trí ký.
Chọn chức năng Ký số/Ký điện tử, hệ thống sẽ tự động nhận diện chữ ký số. Nhập mã PIN (đối với USB Token) hoặc xác thực OTP để xác nhận danh tính người ký.
Bước 3: Ký số và hoàn tất hợp đồng
Sau khi xác thực thành công, hệ thống sẽ tự động gắn chữ ký số lên hợp đồng. Bạn chỉ cần kiểm tra lại nội dung, lưu hoặc gửi hợp đồng cho đối tác qua email hoặc tiếp tục chuyển đến các bên liên quan để hoàn tất quy trình ký kết.
Cách 2: Cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số HSM
Chữ ký số HSM là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp cần ký từ xa, ký nhiều chứng từ hoặc muốn giảm phụ thuộc vào USB Token vật lý. Với HSM, chứng thư số được lưu trữ trên hệ thống bảo mật tập trung, người ký có thể xác thực và ký thông qua nền tảng được phân quyền.
Các bước thực hiện cơ bản như sau:
Bước 1: Chuẩn bị tài khoản chữ ký số HSM từ nhà cung cấp uy tín
Bước 2: Đăng nhập nền tảng ký hợp đồng điện tử
Người ký đăng nhập vào nền tảng hợp đồng điện tử hoặc hệ thống quản lý tài liệu mà doanh nghiệp đang sử dụng. Sau đó chọn hợp đồng cần ký trong danh sách hồ sơ chờ xử lý.
Bước 3: Kiểm tra nội dung hợp đồng
Trước khi ký, người ký cần đọc lại nội dung hợp đồng, kiểm tra thông tin các bên, điều khoản quan trọng, phụ lục đính kèm và vị trí cần ký.
Bước 4: Chọn phương thức ký bằng HSM
Tại bước ký, người dùng chọn phương thức ký số HSM. Hệ thống sẽ hiển thị chứng thư số tương ứng với tài khoản hoặc tổ chức được phân quyền.
Bước 5: Xác thực ký số
Người ký thực hiện xác thực theo cơ chế của hệ thống, chẳng hạn OTP, ứng dụng xác thực hoặc phương thức bảo mật khác. Sau khi xác thực thành công, hệ thống thực hiện ký số lên hợp đồng.
Bước 6: Kiểm tra và lưu hợp đồng đã ký
Sau khi ký xong, doanh nghiệp cần kiểm tra trạng thái chữ ký, tải file hợp đồng đã ký và lưu vào hệ thống quản lý hồ sơ. Nếu hợp đồng cần nhiều bên ký, file có thể được chuyển tiếp cho đối tác hoặc các bên liên quan theo quy trình đã thống nhất.
Cách 3: Cách ký hợp đồng trên phần mềm xCyber Contract
Với doanh nghiệp muốn quản lý toàn bộ quy trình ký kết trên một nền tảng tập trung, phần mềm hợp đồng điện tử xCyber Contract là giải pháp phù hợp để tạo hợp đồng, gửi ký, theo dõi trạng thái và lưu trữ hồ sơ sau khi hoàn tất. Thay vì xử lý hợp đồng rời rạc qua email, file PDF hoặc bản giấy, doanh nghiệp có thể thực hiện quá trình ký hợp đồng điện tử ngay trên phần mềm, đồng thời kết hợp chữ ký số để bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn của văn bản.
Các bước thực hiện cơ bản như sau:
Bước 1: Truy cập đường dẫn: https://contract.xcyber.vn/ky-nhanh và click để chọn file cần ký
Lưu ý: xCyber Contract hỗ trợ ký nhanh file PDF
Bước 2: Sau khi tải file lên, chọn trang ký để đặt vị trí ký. Chỏ và giữ chuột vào ô “Vị trí ký” (màu xanh) và di chuyển ô đến đúng vị trí mong muốn. Bạn có thể tùy chỉnh độ lớn nhỏ của ô ký
Bước 3: Chọn Ký duyệt.
xCyber Contract hỗ trợ ký bằng chữ ký số Token và Ký điện tử (ký ảnh). Để đảm bảo tính pháp lý cao nhất, bạn nên chọn Ký bằng CKS Token.
Lưu ý: để ký bằng CKS Token, bạn cần cài đặt và mở ứng dụng CyberSign Client
Bước 4: Sau khi chọn ký bằng CKS Token, ứng dụng CyberSign Client sẽ hiển thị cửa sổ để bạn chọn chứng thư số, chọn hoặc thiết kế mẫu chữ ký sau đó bạn ấn “Ký số” để ký.
Bước 5: Nhập mã PIN Token và ấn Đăng nhập để xác thực và ký số.
Bước 6: Kiểm tra và lưu hợp đồng đã ký
Giải đáp các thắc mắc thường gặp về ký hợp đồng bằng chữ ký số
Câu 1: Hợp đồng được ký bằng chữ ký số có được pháp luật công nhận hay không?
Có. Hợp đồng điện tử và chữ ký số có thể được pháp luật công nhận nếu đáp ứng điều kiện theo quy định về giao dịch điện tử, chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy. Doanh nghiệp cần bảo đảm chữ ký số được cấp hợp lệ, còn hiệu lực tại thời điểm ký và có thể kiểm tra được thông tin người ký.
Câu 2: Những loại hợp đồng nào được phép sử dụng chữ ký số khi ký kết?
Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số cho nhiều loại hợp đồng điện tử như hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng đại lý, hợp đồng hợp tác, hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thỏa thuận thanh toán hoặc các hồ sơ giao dịch khác, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành yêu cầu hình thức khác.
Câu 3: Hợp đồng đã ký bằng chữ ký số có còn giá trị nếu chứng thư số hết hiệu lực?
Có thể vẫn có giá trị nếu tại thời điểm ký, chứng thư số còn hiệu lực và chữ ký số được tạo hợp lệ. Việc chứng thư số hết hạn sau thời điểm ký không đồng nghĩa hợp đồng đã ký trước đó mất giá trị. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên lưu file hợp đồng gốc đã ký, thông tin chứng thư số, thời điểm ký và nhật ký ký để thuận tiện chứng minh khi cần.
Câu 4: Có thể ký hợp đồng khi một bên sử dụng chữ ký số và bên còn lại ký tay không?
Có thể thực hiện trong một số trường hợp nếu các bên có thỏa thuận và hình thức hợp đồng không bị pháp luật chuyên ngành hạn chế. Tuy nhiên, cách làm này cần được quản lý cẩn thận vì hồ sơ sẽ tồn tại đồng thời bản điện tử và bản giấy. Để thuận tiện đối chiếu, các bên nên thống nhất rõ bản nào là bản có giá trị chính, cách lưu trữ và cách xác nhận hiệu lực của từng bên.
Cách ký hợp đồng bằng chữ ký số không quá phức tạp nếu doanh nghiệp chuẩn bị đúng chứng thư số, chọn nền tảng ký phù hợp và kiểm tra kỹ hợp đồng trước khi ký. Với chữ ký số Token, doanh nghiệp có thể ký trực tiếp trên máy tính bằng USB Token. Với chữ ký số HSM, quy trình ký linh hoạt hơn, phù hợp với nhu cầu ký từ xa, phân quyền người ký và xử lý nhiều hợp đồng điện tử. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức phù hợp với quy trình vận hành hiện tại để ký kết nhanh hơn, quản lý hồ sơ rõ ràng hơn và từng bước số hóa hoạt động giao dịch một cách an tâm.
Từ hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng đại lý đến hợp đồng lao động điện tử, mỗi loại hợp đồng đều cần được quản lý theo đúng người ký, trạng thái ký và phiên bản hồ sơ. Phần mềm hợp đồng điện tử xCyber Contract giúp doanh nghiệp gửi ký, theo dõi tiến độ và lưu hợp đồng đã hoàn tất tập trung hơn, thay vì xử lý rời rạc qua email hoặc thư mục nội bộ.
