Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 200 là mẫu nào? Cách lập và tải mẫu 02-VT

Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 200 là chứng từ kế toán quen thuộc với nhiều doanh nghiệp trong quá trình quản lý vật tư, hàng hóa và hạch toán xuất kho. Dù hiện nay chế độ kế toán doanh nghiệp đã có thay đổi, nhưng trên thực tế, nhu cầu tìm lại mẫu phiếu xuất kho thông tư 200 rất lớn, đặc biệt khi doanh nghiệp cần tra cứu biểu mẫu cũ hoặc đối chiếu hồ sơ đã lập trước đó. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn xác định đúng mẫu phiếu, cách lập và trách nhiệm của từng bộ phận khi sử dụng chứng từ này. 

Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 200 là mẫu nào?

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 200 là Mẫu số 02-VT ban hành kèm theo Phụ lục 3 của Thông tư này. Đây là chứng từ dùng để theo dõi số lượng vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp; đồng thời là căn cứ để hạch toán chi phí, kiểm soát mức tiêu hao và đối chiếu tồn kho.

Về phạm vi áp dụng, hệ thống chứng từ kế toán theo Thông tư 200 được áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế. Vì vậy, nếu xét riêng trong khuôn khổ của Thông tư 200, phiếu xuất kho theo Thông tư 200 không chỉ dùng cho doanh nghiệp lớn mà còn có thể được vận dụng trong doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp siêu nhỏ nếu đơn vị lựa chọn áp dụng chế độ kế toán này.

• Tải mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 200 Excel tại đây
• Tải mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 200 Word tại đây

Hướng dẫn cách lập phiếu xuất kho theo TT200

Mục đích lập

Phiếu xuất kho được lập khi doanh nghiệp phát sinh nhu cầu xuất vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm hoặc hàng hóa ra khỏi kho để phục vụ sản xuất, kinh doanh hoặc bàn giao cho bộ phận sử dụng. Chứng từ này là căn cứ để thủ kho xuất hàng, người nhận hàng làm thủ tục nhận hàng và kế toán ghi sổ kế toán.

Nói cách khác, mục đích chính của phiếu xuất kho theo Thông tư 200 là:

• Theo dõi số lượng hàng hóa, vật tư thực tế xuất kho;
• Làm căn cứ giao nhận giữa kho và bộ phận nhận hàng;
• Phục vụ hạch toán chi phí, giá vốn và quản lý tồn kho.

Cách ghi mẫu phiếu xuất kho

Khi lập phiếu xuất kho theo Thông tư 200, doanh nghiệp cần ghi đầy đủ thông tin ở phần đầu phiếu và từng cột chỉ tiêu trên biểu mẫu để bảo đảm chứng từ có giá trị sử dụng trong quản lý kho và hạch toán kế toán.

Trước hết, tại góc trên bên trái của phiếu phải ghi rõ tên đơn vị hoặc đóng dấu đơn vị, đồng thời ghi bộ phận xuất kho. Mỗi phiếu xuất kho có thể được lập cho một hoặc nhiều loại vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm hoặc hàng hóa, nhưng phải thuộc cùng một kho, dùng cho cùng một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.

Khi lập phiếu, cần ghi rõ các thông tin chung gồm:

• Họ tên người nhận hàng;
• Tên đơn vị hoặc bộ phận nhận;
• Số phiếu;
• Ngày, tháng, năm lập phiếu;
• Lý do xuất kho;
• Tên kho xuất vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm hoặc hàng hóa.

Về cách ghi từng cột trên phiếu:

• Cột A, B, C, D: ghi lần lượt số thứ tự, tên hàng hóa hoặc vật tư, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của từng loại vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho.
• Cột 1: ghi số lượng theo yêu cầu xuất kho của người hoặc bộ phận sử dụng.
• Cột 2: do thủ kho ghi, phản ánh số lượng thực tế xuất kho. Số lượng này có thể bằng hoặc nhỏ hơn số lượng yêu cầu, tùy theo tình hình xuất hàng thực tế.
• Cột 3 và cột 4: do kế toán ghi. Trong đó:
  • Cột 3 là đơn giá của từng loại hàng hóa, vật tư xuất kho theo phương pháp hạch toán mà doanh nghiệp đang áp dụng;
  • Cột 4 là thành tiền, được tính theo công thức: Cột 4 = Cột 2 x Cột 3

Ở cuối phiếu:

• Dòng “Cộng”: ghi tổng số tiền của toàn bộ vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế đã xuất kho.
• Dòng “Tổng số tiền viết bằng chữ”: ghi lại toàn bộ số tiền trên phiếu bằng chữ để làm căn cứ đối chiếu và kiểm tra chứng từ.

Khi ghi phiếu xuất kho, các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và thành tiền cần được đối chiếu kỹ giữa bộ phận đề nghị xuất, thủ kho và kế toán để tránh chênh lệch giữa chứng từ xuất kho và số liệu hạch toán.

Trách nhiệm ghi

Phiếu xuất kho thường được lập thành 3 liên và mỗi liên có vai trò riêng:

• Liên 1: Lưu tại bộ phận lập phiếu
• Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán.
• Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.

Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 200 là Mẫu số 02-VT, được sử dụng để theo dõi hàng hóa, vật tư, công cụ dụng cụ xuất kho và làm căn cứ ghi sổ kế toán. Khi lập phiếu, doanh nghiệp cần ghi đầy đủ thông tin về người nhận, lý do xuất, hàng hóa xuất kho và số lượng thực tế, đồng thời thực hiện đúng quy trình ký duyệt và lưu chuyển chứng từ giữa bộ phận lập phiếu, thủ kho, kế toán và người nhận hàng. Nếu đang cần tra cứu biểu mẫu cũ, đây vẫn là mẫu chuẩn để tham chiếu trong phạm vi Thông tư 200.