Đăng ký
Đăng nhập
Trong kỳ quyết toán thuế Thu nhập cá nhân (TNCN), việc lập phụ lục đi kèm tờ khai chính xác là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp. Trong đó, mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN là biểu mẫu quan trọng dành riêng cho nhóm đối tượng người lao động có hợp đồng dài hạn. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các quy định pháp lý liên quan, hướng dẫn kê khai chi tiết các chỉ tiêu và cách xử lý nhanh lỗi dữ liệu thường gặp khi thao tác trên phần mềm HTKK.
Bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN là gì?
Bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN là Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần, được ban hành tại Phụ lục II kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC và bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Thông tư 94/2025/TT-BTC.
Mẫu này được áp dụng đối với:
- Tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công để kê khai chi tiết các nhân viên là cá nhân cư trú và có ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại đơn vị
- Các cá nhân này thuộc diện tính thuế TNCN theo biểu lũy tiến
Việc lập bảng kê này là cơ sở để hệ thống tổng hợp dữ liệu lên tờ khai quyết toán thuế 05/QTT-TNCN của doanh nghiệp.
Tải mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN mới nhất theo quy định
Việc sử dụng đúng biểu mẫu theo quy định hiện hành giúp doanh nghiệp tránh được các lỗi hệ thống khi nộp tờ khai qua mạng. Đặc biệt, với những thay đổi về mức giảm trừ gia cảnh và biểu thuế lũy tiến trong Luật Thuế TNCN 2025, việc cập nhật 05-1/BK-QTT-TNCN bản mới nhất là điều bắt buộc.
Doanh nghiệp có thể thực hiện kê khai trực tiếp trên phần mềm HTKK hoặc chuẩn bị dữ liệu bằng file Excel để nạp vào hệ thống. Việc tải mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN Excel chuẩn sẽ giúp kế toán dễ dàng quản lý số liệu và thực hiện các hàm tính toán chính xác trước khi đưa lên phần mềm.
>>> TẢI NGAY:
Hướng dẫn kê khai mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN thông tư 80
Để đảm bảo số liệu trùng khớp với tờ khai chính và hồ sơ nhân sự, dưới đây là hướng dẫn kê khai mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN thông tư 80 chi tiết theo từng phần:
(1) Phần thông tin chung
Phần thông tin chung yêu cầu tính chính xác tuyệt đối về định danh của doanh nghiệp:
– [01] Kỳ tính thuế: Ghi năm dương lịch của kỳ thực hiện quyết toán thuế.
– [02] Lần đầu: Đánh dấu “x” nếu đây là lần đầu tiên nộp tờ khai trong kỳ tính thuế.
– [03] Bổ sung lần thứ: Nếu đã nộp tờ khai lần đầu nhưng phát hiện sai sót, ghi số lần khai bổ sung (1, 2, 3…) vào ô này.
– [04] Tên người nộp thuế: Ghi đầy đủ tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký thuế.
– [05] Mã số thuế: Ghi mã số thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
(2) Phần kê khai các chỉ tiêu của bảng
Đây là phần cốt lõi của bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN, yêu cầu kế toán phải tập hợp số liệu từ bảng lương cả năm.
– [06] Số thứ tự: Được ghi lần lượt theo chữ số trong dãy chữ số tự nhiên (1, 2, 3….).
– [07] Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên cá nhân cư trú nhận thu nhập (bao gồm cả nhân viên đã thôi việc tính đến thời điểm lập tờ khai).
– [08] Mã số thuế: Ghi mã số thuế cá nhân do cơ quan thuế cấp.
– [09] Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: Chỉ điền trong trường hợp cá nhân chưa có mã số thuế.
– [10] Cá nhân ủy quyền quyết toán thay: Đánh dấu “x” nếu cá nhân đủ điều kiện và có văn bản ủy quyền cho tổ chức quyết toán thay.
– [11] Cá nhân nước ngoài ủy quyền quyết toán dưới 12 tháng: Đánh dấu “x” nếu thuộc trường hợp này theo quy định.
– [12] Tổng thu nhập chịu thuế: Là tổng các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công sau khi đã trừ các khoản được miễn thuế.
Công thức: TNCT = Tổng thu nhập – Các khoản miễn thuế (như tiền ăn trưa không quá 730.000đ/tháng, phụ cấp trang phục không quá 5 triệu đồng/năm, tiền tăng ca phần vượt mức ngày thường…).
– [13] Trong đó TNCT tại tổ chức trước khi điều chuyển (trường hợp có đánh dấu vào chỉ tiêu [04] tại Tờ khai 05/QTT-TNCN): Là các khoản thu nhập chịu thuế tại tổ chức trước khi điều chuyển.
– [14] Trong đó: TNCT được miễn theo Hiệp định: Là các khoản thu nhập chịu thuế làm căn cứ xét miễn, giảm thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần.
– [15] Trong đó: TNCT được miễn theo quy định của Hợp đồng dầu khí: Là các khoản thu nhập chịu thuế được miễn theo quy định của Hợp đồng dầu khí (nếu có phát sinh)
– [16] Số lượng người phụ thuộc (NPT): Tổng số NPT đã đăng ký và có đầy đủ hồ sơ theo mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN.
– [17] Tổng số tiền giảm trừ gia cảnh: Bao gồm giảm trừ cho bản thân và NPT.
Lưu ý: Từ tháng 01/2026: Giảm trừ bản thân 15.500.000đ/tháng (186tr/năm); NPT là 6.200.000đ/người/tháng.
– [18] Từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Các khoản đóng góp vào các quỹ được nhà nước quy định.
– [19] Bảo hiểm được trừ: Tổng mức đóng BHXH (8%), BHYT (1.5%), BHTN (1%) trích từ lương của người lao động.
Ví dụ: Lương 10.000.000đ, mức đóng bảo hiểm là 1.050.000đ
– [20] Quỹ hưu trí tự nguyện: Mức đóng thực tế nhưng tối đa không quá 1.000.000đ/tháng.
– [21] Thu nhập tính thuế: Phần mềm tự tính theo công thức: [21] = [12] – [14] – [15] – [17] – [18] – [19]- [20]
– [22] Số thuế TNCN đã khấu trừ: Tổng số thuế doanh nghiệp đã tạm khấu trừ từ lương của nhân viên trong năm.
– [24] Tổng số thuế phải nộp: Số thuế thực tế phải nộp sau quyết toán (áp dụng cho cá nhân ủy quyền).
– [25] Số thuế đã nộp thừa: Phát sinh khi số thuế đã khấu trừ [22] lớn hơn số thuế phải nộp [24].
– [26] Số thuế còn phải nộp: Phát sinh khi số thuế đã khấu trừ [22] nhỏ hơn số thuế phải nộp [24].
– [27] Cá nhân có số thuế được miễn: Đánh dấu “x” nếu số thuế còn phải nộp [26] từ 50.000 đồng trở xuống.
– [28] Tổng thu nhập chịu thuế: Là giá trị tổng cộng của tất cả các dòng tại cột chỉ tiêu [12].
– [29] Tổng TNCT tại tổ chức trước khi điều chuyển: Tổng cộng giá trị tại cột [13] (Chỉ áp dụng khi có đánh dấu vào chỉ tiêu [04] trên Tờ khai chính 05/QTT-TNCN).
– [30] Tổng TNCT được miễn theo Hiệp định: Tổng cộng giá trị tại cột [14].
– [31] Tổng TNCT được miễn theo quy định của Hợp đồng dầu khí: Tổng cộng giá trị tại cột [15].
– [32] Tổng số lượng NPT tính giảm trừ: Tổng cộng số lượng người phụ thuộc tại cột [16].
– [33] Tổng số tiền giảm trừ gia cảnh: Tổng giá trị các khoản giảm trừ gia cảnh cho bản thân và người phụ thuộc tại cột [17].
– [34] Tổng các khoản giảm trừ từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Tổng cộng giá trị tại cột [18].
– [35] Tổng các khoản bảo hiểm được trừ: Tổng số tiền bảo hiểm bắt buộc đã trừ vào lương của nhân viên tại cột [19].
– [36] Tổng các khoản giảm trừ Quỹ hưu trí tự nguyện được trừ: Tổng cộng giá trị thực tế đã đóng (tối đa theo quy định) tại cột [20].
– [37] Tổng thu nhập tính thuế: Tổng cộng giá trị tại cột [21].
– [38] Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ: Tổng số tiền thuế doanh nghiệp đã thực hiện khấu trừ tại nguồn của các cá nhân tại cột [22].
– [39] Tổng số thuế đã khấu trừ tại tổ chức trước khi điều chuyển: Tổng cộng giá trị tại cột [23].
– [40] Tổng số thuế phải nộp: Tổng số nghĩa vụ thuế TNCN sau quyết toán của các cá nhân có ủy quyền tại cột [24].
– [41] Tổng số thuế đã nộp thừa: Tổng giá trị số tiền thuế nộp dư của các cá nhân ủy quyền tại cột [25].
– [42] Tổng số thuế còn phải nộp: Tổng giá trị số tiền thuế còn thiếu cần nộp thêm của các cá nhân ủy quyền tại cột [26].
– [43] Tổng số cá nhân được miễn thuế do số thuế còn phải nộp từ 50.000 đồng trở xuống: Tổng số lượng các cá nhân đã đánh dấu “x” tại chỉ tiêu [27].
Hướng dẫn sửa file lỗi tải bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN không lên chỉ tiêu 22
Nhiều kế toán gặp tình trạng báo lỗi thông tin không hợp lệ 05-1/BK-QTT-TNCN hoặc khi tải file Excel vào HTKK nhưng số liệu tại chỉ tiêu 22 (Số thuế TNCN đã khấu trừ) bị trống dù file gốc có dữ liệu.
Nguyên nhân thường do hệ thống HTKK đọc sai vị trí cột dữ liệu hoặc file Excel mẫu bị lệch định dạng. Để khắc phục, bạn thực hiện theo các bước sau:
- Mở file bảng kê 05-1: Kiểm tra lại cột 21 và cột 22.
- Xác định lỗi: Nếu cột 22 có dữ liệu nhưng tải lên HTKK không hiển thị, có thể hệ thống đang “bắt” dữ liệu ở vị trí khác.
- Xử lý thủ công: Copy dữ liệu từ cột 22 sang cột 21 (vị trí mà hệ thống có thể đang đọc nhầm) hoặc kiểm tra lại file mẫu chuẩn từ phiên bản HTKK mới nhất.
- Lưu và tải lại: Lưu file Excel dưới định dạng đúng quy định và thực hiện “Tải bảng kê” lại trên phần mềm.
Lưu ý: Luôn cập nhật phiên bản HTKK mới nhất để hạn chế các lỗi tương thích này.
Hy vọng những hướng dẫn chi tiết về mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN trên đây đã giúp bạn hoàn thiện hồ sơ quyết toán thuế một cách chính xác. Việc chủ động cập nhật và áp dụng đúng biểu mẫu theo Thông tư 80/2021/TT-BTC không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản trị thuế, tránh những sai sót pháp lý đáng tiếc.
