Đăng ký
Đăng nhập
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh không chỉ cần lập hóa đơn đúng quy định mà còn phải thực hiện nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế trong một số trường hợp nhất định.
Bài viết dưới đây tổng hợp đầy đủ và chính xác các quy định pháp lý liên quan đến mẫu báo cáo sử dụng hóa đơn hộ kinh doanh, thời hạn nộp, cách nộp và chế tài xử phạt nếu vi phạm, giúp hộ kinh doanh chủ động tuân thủ pháp luật thuế.
Hộ kinh doanh cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi nào?
Căn cứ Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, pháp luật về hóa đơn, chứng từ đã quy định rõ nghĩa vụ lập và nộp mẫu báo cáo sử dụng hóa đơn hộ kinh doanh trong các trường hợp cơ quan thuế yêu cầu. Theo đó, hộ kinh doanh thuộc diện phải báo cáo có trách nhiệm tổng hợp tình hình sử dụng hóa đơn theo đúng biểu mẫu, thời hạn và hình thức nộp do cơ quan thuế quản lý trực tiếp hướng dẫn.
Điều 29. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ
- Hàng quý, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được nộp theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0), không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ. Trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn, đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng không (0), trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.
- Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ với cơ quan thuế nơi chuyển đi.
Như vậy, chỉ phải nộp mẫu báo cáo hóa đơn hộ kinh doanh khi mua và sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế. Báo cáo được nộp theo quý, chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo.
Ngoài ra, hộ kinh doanh bắt buộc nộp báo cáo khi phát sinh các sự kiện như chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản hoặc chuyển địa điểm kinh doanh sang địa bàn cơ quan thuế khác. Trường hợp không sử dụng hóa đơn và không phát sinh mua mới, hộ kinh doanh không phải nộp báo cáo theo quy định.
Mẫu báo cáo sử dụng hóa đơn hộ kinh doanh mới nhất hiện nay
Căn cứ Phụ lục IA về hồ sơ hóa đơn, chứng từ của người nộp thuế ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, pháp luật đã quy định cụ thể mẫu báo cáo sử dụng hóa đơn hộ kinh doanh áp dụng thống nhất trong quá trình kê khai, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế, bảo đảm việc quản lý hóa đơn được thực hiện đúng quy định hiện hành.
>>> Tải về Mẫu số BC26 báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hộ kinh doanh cụ thể
Để thực hiện đúng nghĩa vụ kê khai với cơ quan thuế, hộ kinh doanh cần nắm rõ cách nộp mẫu báo cáo sử dụng hóa đơn hộ kinh doanh theo từng hình thức được pháp luật cho phép.
Tùy vào điều kiện kê khai và yêu cầu quản lý của cơ quan thuế, việc nộp báo cáo có thể thực hiện bằng phương thức điện tử hoặc nộp trực tiếp. Việc lựa chọn đúng cách nộp sẽ giúp hộ kinh doanh đảm bảo tuân thủ quy định và tránh các rủi ro xử phạt không đáng có.
Trường hợp 1 – Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế
Căn cứ Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn đặt in do cơ quan thuế phát hành có trách nhiệm lập và nộp mẫu báo cáo sử dụng hóa đơn hộ kinh doanh kèm bảng kê hóa đơn đã sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo định kỳ hàng quý.
Thời hạn nộp báo cáo theo từng quý được xác định như sau:
- Quý I: chậm nhất ngày 30/4
- Quý II: chậm nhất ngày 31/7
- Quý III: chậm nhất ngày 31/10
- Quý IV: chậm nhất ngày 31/1 của năm liền kề
Hồ sơ báo cáo hộ kinh doanh cần chuẩn bị gồm:
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Mẫu BC26/HĐG (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP);
- Bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ theo quy định.
Trường hợp hộ kinh doanh chuyển địa điểm sang địa bàn do cơ quan thuế khác quản lý, người nộp thuế phải lập Bảng kê hóa đơn theo Mẫu BK02/CĐĐ-HĐG, phản ánh toàn bộ số hóa đơn chưa sử dụng tại thời điểm chuyển địa điểm.
Trường hợp hộ kinh doanh phát sinh chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu, phải lập Bảng kê chi tiết hóa đơn theo Mẫu BK02/QT-HĐG, thể hiện tình trạng sử dụng hóa đơn đến thời điểm quyết toán theo quy định pháp luật thuế.
Trường hợp 2 – Sử dụng hóa đơn điện tử trong thời gian cơ quan thuế gặp sự cố cấp mã
Trong trường hợp hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố và chưa được khắc phục kịp thời, cơ quan thuế sẽ cung cấp hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in để tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng.
Khi sử dụng loại hóa đơn này, hộ kinh doanh vẫn phải lập và nộp mẫu báo cáo sử dụng hóa đơn hộ kinh doanh theo Mẫu BC26/HĐG, ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, để báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong kỳ theo đúng quy định.
Hộ kinh doanh chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có bị phạt không?
Căn cứ theo Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn như sau:
Điều 29. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn
1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.
2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này;
b) Lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo về hóa đơn theo quy định gửi cơ quan thuế.
Trường hợp tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế thì không bị xử phạt.
3. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 21 ngày đến 90 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
5. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định;
b) Không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế theo quy định.
6. Các hành vi vi phạm về lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn đã được quy định tại Điều 23, 25 Nghị định này thì không áp dụng Điều này khi xử phạt vi phạm hành chính.
7. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2 và điểm b khoản 5 Điều này.
Hộ kinh doanh chậm nộp mẫu báo cáo sử dụng hóa đơn hộ kinh doanh vẫn bị xử phạt vi phạm hành chính theo mức độ chậm nộp.
Trường hợp nộp muộn từ 01 đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ có thể bị cảnh cáo; nếu chậm từ 01 đến 10 ngày hoặc lập báo cáo sai, thiếu nội dung thì bị phạt tiền từ 1 đến 3 triệu đồng. Mức phạt sẽ tăng dần theo số ngày chậm nộp và có thể lên tới 15 triệu đồng đối với hành vi không nộp báo cáo hoặc nộp quá hạn từ 91 ngày trở lên.
Tuy nhiên, nếu hộ kinh doanh tự phát hiện sai sót và nộp lại báo cáo đúng quy định trước khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra, thì không bị xử phạt theo quy định pháp luật.
Việc lập và nộp mẫu báo cáo sử dụng hóa đơn hộ kinh doanh giúp hộ kinh doanh tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ với cơ quan thuế, tránh rủi ro bị xử phạt và minh bạch trong quản lý hóa đơn.
