Đăng ký
Đăng nhập
Quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài là nghĩa vụ bắt buộc nhằm xác định chính xác số thuế phải nộp hoặc được hoàn. Tuy nhiên, do đặc thù về tình trạng cư trú, thời gian làm việc và thu nhập phát sinh trong – ngoài Việt Nam, nhiều cá nhân và doanh nghiệp vẫn lúng túng khi thực hiện.
Bài viết dưới đây xCyber sẽ giúp bạn hiểu rõ điều kiện quyết toán, các trường hợp phải quyết toán, hồ sơ – thời hạn thực hiện và mẫu biểu cần dùng, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật thuế mới nhất.
Điều kiện để quyết toán thuế TNCN người nước ngoài
Không phải mọi người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều thuộc diện quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài. Vì vậy, doanh nghiệp và cá nhân cần hiểu đúng các điều kiện áp dụng để tránh thực hiện sai hoặc bỏ sót nghĩa vụ thuế.
Theo quy định, việc quyết toán thuế cho người nước ngoài chỉ được thực hiện khi đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:
- Đối với cá nhân cư trú, người nước ngoài phải có thu nhập từ tiền lương, tiền công hoặc từ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ tính thuế. Đồng thời, phát sinh một trong các trường hợp: số thuế phải nộp lớn hơn số thuế đã khấu trừ; có nhu cầu hoàn thuế TNCN do nộp thừa hoặc đề nghị bù trừ sang kỳ khai thuế tiếp theo.
- Trường hợp người nước ngoài là cá nhân cư trú chấm dứt hợp đồng lao động tại Việt Nam, trước khi xuất cảnh về nước, cá nhân bắt buộc phải thực hiện quyết toán để hoàn tất nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật.
Các trường hợp quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài
Trên thực tế, quyết toán thuế TNCN người nước ngoài được áp dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, không chỉ khi kết thúc năm tài chính mà còn khi có thay đổi về tình trạng làm việc hoặc cư trú.
Người nước ngoài cư trú tại Việt Nam
Người nước ngoài cư trú tại Việt Nam được hiểu là cá nhân mang quốc tịch nước ngoài, không có quốc tịch Việt Nam, nhưng sinh sống, làm việc và có thời gian cư trú ổn định tại Việt Nam theo quy định pháp luật. Để được cư trú hợp pháp lâu dài, người nước ngoài phải thực hiện thủ tục xin cấp thẻ thường trú hoặc thẻ tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.
Trong phạm vi quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài, cá nhân là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam có nghĩa vụ kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với các khoản thu nhập chịu thuế phát sinh, áp dụng tương tự như đối với công dân Việt Nam. Trường hợp thu nhập được chi trả bằng ngoại tệ, cá nhân phải quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân tại thời điểm phát sinh thu nhập theo quy định của pháp luật thuế.
Theo quy định hiện hành, một cá nhân được xác định là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam khi đáp ứng một trong các điều kiện sau:
- Thứ nhất, người nước ngoài có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên nhập cảnh. Ngày đến và ngày rời khỏi Việt Nam đều được tính là một ngày cư trú.
- Thứ hai, người nước ngoài có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam. Cụ thể, cá nhân đã đăng ký nơi cư trú hợp pháp và được ghi nhận trên thẻ thường trú hoặc thẻ tạm trú do Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an cấp hoặc có hợp đồng thuê nhà để ở tại Việt Nam với thời hạn từ 90 ngày trở lên trong năm tính thuế theo quy định của pháp luật về nhà ở.
Người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam
Người lao động là người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam được xác định là cá nhân không đáp ứng các điều kiện về thời gian hiện diện và nơi ở thường xuyên theo quy định của pháp luật thuế. Trong trường hợp này, việc quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài sẽ được thực hiện theo cơ chế áp dụng riêng đối với cá nhân không cư trú.
Cụ thể, người nước ngoài được xem là không cư trú tại Việt Nam khi thuộc một trong các trường hợp sau:
- Thời gian có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong một năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên nhập cảnh, căn cứ theo dấu xuất nhập cảnh được đóng trên hộ chiếu.
- Không có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, bao gồm việc không đăng ký cư trú hợp pháp theo quy định của pháp luật hoặc không có hợp đồng thuê nhà để ở dài hạn tại Việt Nam theo quy định hiện hành.
Người nước ngoài nghỉ việc
Người nước ngoài nghỉ việc được hiểu là cá nhân đã chấm dứt làm việc tại một đơn vị chi trả thu nhập, nhưng vẫn tiếp tục làm việc hoặc phát sinh thu nhập tại tổ chức khác ở Việt Nam. Trong trường hợp này, đơn vị chi trả tiền lương, tiền công có thể được ủy quyền thực hiện quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài nghỉ việc theo đúng quy định.
Tuy nhiên, khi thực hiện quyết toán thuế TNCN doanh nghiệp cần xem xét và xác định tình trạng cư trú của cá nhân tại Việt Nam trong năm tính thuế, bởi đây là căn cứ quan trọng để áp dụng đúng nghĩa vụ thuế.
Đối với người lao động nước ngoài có thu nhập vãng lai phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau, cá nhân bắt buộc phải tự thực hiện quyết toán thuế TNCN, không thuộc trường hợp được ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập quyết toán thay.
Người nước ngoài về nước
Quy định về quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài về nước được áp dụng đối với trường hợp cá nhân trước đó được xác định là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam, có phát sinh thu nhập từ tiền lương, tiền công tại Việt Nam, đã hiện diện tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên và có đăng ký tạm trú theo quy định.
Khi chấm dứt thời gian làm việc và chuẩn bị xuất cảnh về nước, người nước ngoài có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ khai báo và quyết toán thuế với cơ quan thuế Việt Nam. Cá nhân có thể ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay mình theo đúng quy định pháp luật.
Trong trường hợp này, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN được xác định chậm nhất là 45 ngày kể từ ngày người nước ngoài xuất cảnh khỏi Việt Nam.
Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài 2026
Để quá trình quyết toán diễn ra thuận lợi, cá nhân và doanh nghiệp cần nắm rõ các nội dung về hồ sơ, nơi nộp và thời hạn quyết toán.
Hồ sơ quyết toán
Hồ sơ thực hiện quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài được chuẩn bị tùy theo từng trường hợp phát sinh thu nhập, tương ứng với các biểu mẫu và chứng từ kê khai theo quy định của cơ quan thuế.
Cụ thể, bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN thường bao gồm các giấy tờ sau:
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo mẫu số 02/KK-TNCN do cơ quan thuế ban hành.
- Chứng từ xác nhận thu nhập, phản ánh đầy đủ các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công phát sinh trong kỳ từ tất cả các nguồn chi trả.
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN hoặc giấy tờ chứng minh số thuế đã nộp vào ngân sách nhà nước (như giấy nộp tiền, biên lai thu thuế).
- Giấy tờ chứng minh thuộc diện được miễn, giảm thuế theo quy định (nếu có).
- Hộ chiếu, thẻ tạm trú hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ của người nước ngoài để xác minh thông tin cá nhân.
Địa điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế
Địa điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài được xác định căn cứ vào số lượng nguồn thu nhập, hình thức khấu trừ thuế và tình trạng làm việc của cá nhân trong năm tính thuế. Cụ thể như sau:
– Trường hợp cá nhân cư trú chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm, hồ sơ quyết toán thuế TNCN được nộp tại cơ quan thuế nơi cá nhân đã trực tiếp thực hiện khai thuế.
– Trường hợp cá nhân có thu nhập từ hai nơi trở lên, bao gồm cả thu nhập tự khai và thu nhập đã được tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn, cá nhân nộp hồ sơ quyết toán tại cơ quan thuế quản lý nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm. Nếu không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất, cá nhân được chủ động lựa chọn nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý tổ chức chi trả hoặc cơ quan thuế nơi cư trú.
– Đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại nhiều tổ chức, toàn bộ thu nhập đều thuộc diện khấu trừ tại nguồn, thì việc nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN được xác định như sau:
- Nếu cá nhân đã đăng ký giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại một tổ chức chi trả, hồ sơ quyết toán được nộp tại cơ quan thuế quản lý tổ chức đó.
- Trường hợp cá nhân thay đổi nơi làm việc trong năm và tổ chức chi trả cuối cùng có thực hiện giảm trừ gia cảnh, hồ sơ được nộp tại cơ quan thuế quản lý tổ chức chi trả cuối cùng.
- Nếu tổ chức chi trả cuối cùng không thực hiện giảm trừ gia cảnh, cá nhân nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cư trú.
– Trường hợp cá nhân không đăng ký giảm trừ gia cảnh tại bất kỳ tổ chức nào trong năm, hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài được nộp tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
– Trường hợp cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ và thu nhập đã bị khấu trừ 10% tại một hoặc nhiều nơi, cá nhân nộp hồ sơ quyết toán tại cơ quan thuế nơi cư trú.
– Trường hợp cá nhân đã nghỉ việc tại thời điểm quyết toán, không còn làm việc tại bất kỳ tổ chức chi trả thu nhập nào, địa điểm nộp hồ sơ quyết toán là cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
– Trường hợp cá nhân thực hiện quyết toán đồng thời với hồ sơ đề nghị giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc bệnh hiểm nghèo, hồ sơ sẽ được nộp tại cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ giảm thuế. Cơ quan thuế này có trách nhiệm xử lý đồng thời hồ sơ giảm thuế và hồ sơ quyết toán theo đúng quy định pháp luật.
Thời hạn quyết toán
Căn cứ khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế năm 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán được xác định cụ thể theo từng trường hợp như sau:
- Đối với hồ sơ quyết toán thuế năm do tổ chức, doanh nghiệp thực hiện, thời hạn nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ khi kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.
- Đối với cá nhân trực tiếp thực hiện quyết toán thuế TNCN, bao gồm cả người nước ngoài thuộc diện tự quyết toán, thời hạn nộp hồ sơ chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ tư kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
>>> Xem ngay: Quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài có thu nhập 2 nơi – Hướng dẫn chi tiết
Tải mẫu xác nhận thu nhập và tờ khai quyết toán thuế cho người nước ngoài
Để hỗ trợ quá trình quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài, dưới đây là các mẫu biểu quan trọng thường được sử dụng.
Mẫu xác nhận thu nhập – Mẫu 20/TXN-TNCN
Giấy xác nhận thu nhập hiện đang được sử dụng phổ biến là Mẫu 20/TXN-TNCN. Mẫu biểu này được ban hành kèm theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC.
Mặc dù Thông tư 156/2013/TT-BTC đã hết hiệu lực thi hành và đến nay chưa có văn bản pháp luật mới ban hành mẫu thay thế, nhưng trên thực tế, mẫu 20/TXN-TNCN vẫn được cơ quan thuế chấp nhận để tham khảo và sử dụng khi thực hiện quyết toán.
>>> Tải xuống mẫu giấy xác nhận thu nhập
Mẫu tờ khai thuế thu nhập cá nhân – Mẫu 02/KK-TNCN
Mẫu tờ khai 02/KK-TNCN được ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC và đã được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại điểm g khoản 7 Điều 1 Thông tư 40/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 01/07/2025) và khoản 3 Điều 1 Thông tư 94/2025/TT-BTC.
Theo quy định hiện hành, Mẫu 02/KK-TNCN được áp dụng đối với cá nhân cư trú và cá nhân không cư trú, bao gồm cả người nước ngoài, có thu nhập từ tiền lương, tiền công và thực hiện khai thuế trực tiếp với cơ quan thuế khi tiến hành quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài, cụ thể như sau:
>>> Tải xuống mẫu tờ khai thuế thu nhập cá nhân
Có thể thấy, quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài là thủ tục quan trọng, đòi hỏi phải xác định đúng tình trạng cư trú, trường hợp quyết toán và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.
Việc thực hiện đúng và kịp thời không chỉ giúp cá nhân tránh rủi ro về xử phạt thuế mà còn đảm bảo quyền lợi về hoàn thuế (nếu có). Do đó, cá nhân và doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài cần chủ động nắm rõ quy định để quyết toán thuế TNCN một cách chính xác, minh bạch và đúng hạn.
