Đăng ký
Đăng nhập
Đóng trùng bảo hiểm xã hội ở 2 công ty là tình trạng không hiếm gặp khi người lao động có nhiều hợp đồng lao động tại các doanh nghiệp khác nhau. Vấn đề này xảy ra do trùng thời gian tham gia BHXH bắt buộc, gây thắc mắc về quyền lợi và thủ tục xử lý. Vậy, pháp luật quy định về trường hợp này ra sao và cách thoái thu, hoàn trả tiền bảo hiểm đã đóng trùng được thực hiện như thế nào? Bài viết sau xCyber sẽ giải đáp chi tiết.
Đóng trùng bảo hiểm xã hội là gì?
Đóng trùng bảo hiểm xã hội là trường hợp một người lao động có thời gian tham gia BHXH tại hai hoặc nhiều đơn vị, công ty khác nhau trong cùng một khoảng thời gian.
Theo quy định tại Khoản 4, Điều 85 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người lao động giao kết hợp đồng lao động với nhiều người sử dụng lao động thì chỉ đóng BHXH đối với hợp đồng lao động giao kết đầu tiên. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân (như người lao động không khai báo, doanh nghiệp không rà soát kỹ) dẫn đến tình trạng bảo hiểm xã hội bị đóng trùng.
Hậu quả của việc này là người lao động gặp khó khăn khi làm thủ tục hưởng chế độ, chốt sổ hoặc gộp sổ BHXH.
Cách xử lý khi đóng trùng bảo hiểm xã hội ở 2 công ty
Khi phát hiện trường hợp đóng trùng bảo hiểm xã hội, người lao động và doanh nghiệp cần phối hợp thực hiện các bước xử lý để đảm bảo quyền lợi. Về cơ bản, quy trình sẽ bao gồm 2 bước chính là giảm trùng thời gian đóng và gộp sổ BHXH.
Giảm trùng thời gian đóng bảo hiểm xã hội
Nếu người lao động có thời gian đóng trùng bảo hiểm xã hội tại cả hai công ty, trước hết cần đề nghị một trong hai công ty làm thủ tục giảm trùng bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Căn cứ khoản 6 Mục I Công văn 3663/BHXH – THU năm 2014, người lao động cần nộp sổ bảo hiểm xã hội có thời gian đóng trùng cho công ty hiện tại để công ty lập hồ sơ và gửi đến cơ quan bảo hiểm xã hội, thực hiện thủ tục giảm trùng và gộp sổ bảo hiểm. Đối với người lao động làm việc tự do, họ có thể nộp sổ trực tiếp cho cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đã hoặc đang tham gia để được giải quyết.
Hồ sơ giảm trùng BHXH bao gồm:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK3-TS (nếu công ty thực hiện).
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ&BNN theo mẫu D02-LT kèm Quyết định 1040/QĐ-BHXH (nếu công ty thực hiện)
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) (nếu có)
Gộp sổ khi có thời gian tham gia bảo hiểm xã hội bị trùng
Khi thực hiện gộp sổ, cần phân biệt rõ hai trường hợp:
- Gộp sổ có thời gian đóng không trùng nhau: Theo quy định, nếu một người có từ 2 sổ BHXH trở lên mà thời gian đóng không trùng nhau, cơ quan BHXH sẽ thu hồi tất cả các sổ và gộp toàn bộ quá trình đóng, hưởng BHXH, BHTN vào một sổ BHXH mới.
- Gộp sổ có thời gian đóng trùng nhau: Đây là trường hợp phức tạp hơn. Theo Khoản 143, Điều 27 Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH, khi gộp sổ BHXH bị trùng thời gian, cơ quan BHXH sẽ ưu tiên giữ lại một sổ (một quá trình đóng) và thực hiện thoái thu (hoàn trả) tiền đã đóng trùng ở sổ còn lại.
Thứ tự ưu tiên để giữ lại sổ có thời gian đóng trùng như sau:
- Sổ có thời gian đóng BHXH ở tỉnh/thành phố khác. (Lưu ý: Nếu người lao động muốn giảm trùng ở sổ này, họ cần liên hệ cơ quan BHXH tại tỉnh/thành phố đó để xử lý và chốt sổ)
- Sổ đang hưởng chế độ hưu trí.
- Sổ đã hoặc đang hưởng chế độ tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp (TNLĐ-BNN).
- Sổ đã hưởng BHXH 1 lần nhưng còn thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) chưa hưởng.
- Sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp (TCTN) nhưng còn thời gian đóng BHXH (hưởng 1 lần) chưa hưởng.
- Sổ có thời gian đóng BHXH, BHYT, BHTN với mức lương (tiền lương làm căn cứ đóng) cao hơn.
Lưu ý quan trọng:
- Trường hợp người lao động cam kết không thừa nhận quá trình đóng BHXH, BHTN nào, cần trình bày rõ trong bảng kê thông tin (mẫu D01-TS) do công ty lập
- Trong quá trình xử lý giảm trùng hoặc gộp sổ, đôi khi doanh nghiệp hoặc người lao động cần nộp công văn giải trình đóng trùng bảo hiểm xã hội để làm rõ nguyên nhân và đề nghị xử lý.
Mức hoàn trả tiền đã đóng trùng bảo hiểm xã hội được tính như thế nào?
Theo tiết e, điểm 3.1, khoản 3, Điều 43 của Quyết định 595/QĐ-BHXH (được sửa đổi bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020):
“Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.”
Như vậy, mức hoàn trả chính là tổng số tiền đã đóng thừa vào quỹ hưu trí – tử tuất và quỹ bảo hiểm thất nghiệp của cả phần người lao động và người sử dụng lao động đã đóng, nhưng sẽ không được tính lãi.
Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội bị đóng trùng nhau
Để gộp sổ bảo hiểm xã hội khi có thời gian đóng trùng, người lao động cần thực hiện theo các bước sau (Căn cứ Quyết định 222/QĐ-BHXH năm 2021 và Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021):
1. Trường hợp người lao động đang làm việc
Người lao động thực hiện thủ tục gộp sổ thông qua doanh nghiệp đang làm việc.
Cơ quan tiếp nhận: Cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đang đóng bảo hiểm.
Bước 1: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện/dịch vụ I-VAN cho cơ quan bảo hiểm xã hội
Hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHTN (Mẫu TK1-TS).
- Tất cả các sổ bảo hiểm xã hội của người lao động.
Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Thời hạn giải quyết: Tối đa 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Bước 3: Nhận kết quả đã giải quyết
Cơ quan BHXH sẽ trả kết quả về cho doanh nghiệp và người lao động, bao gồm: Sổ bảo hiểm xã hội mới, Tiền hoàn trả thời gian đóng trùng BHXH, BHTN và Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS).
2. Trường hợp người lao động đã nghỉ việc
Người lao động tự thực hiện thủ tục gộp sổ tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi mình đang cư trú (thường trú hoặc tạm trú).
Bước 1: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện/dịch vụ I-VAN cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
Hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHTN (Mẫu TK1-TS).
- Các sổ bảo hiểm xã hội mà người lao động đề nghị gộp (nếu có).
Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.
Thời hạn giải quyết: Tối đa 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Bước 3: Người lao động đến nhận kết quả đã giải quyết.
Cơ quan BHXH sẽ trả kết quả cho người lao động, bao gồm: Sổ bảo hiểm xã hội mới, Tiền hoàn trả thời gian đóng trùng BHXH, BHTN, và Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS).
Tiền đóng trùng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp sẽ được cơ quan bảo hiểm xã hội hoàn trả theo hình thức mà người lao động đã đăng ký trên tờ khai như: nhận tiền tại cơ quan bảo hiểm xã hội, nhận tiền tại doanh nghiệp, nhận tiền qua tài khoản cá nhân mở tại ngân hàng, hoặc nhận tiền qua hệ thống tiện ích thông minh.
3. Lưu ý về công văn giải trình đóng trùng bảo hiểm xã hội
Trong quá trình xử lý hồ sơ, ngoài các mẫu tờ khai cố định (như Mẫu TK1-TS), cơ quan BHXH có thể yêu cầu doanh nghiệp (đơn vị đã đóng trùng) cung cấp thêm công văn giải trình đóng trùng bảo hiểm xã hội.
Văn bản này nhằm mục đích giải thích rõ lý do tại sao lại xảy ra việc đóng trùng cho người lao động trong khoảng thời gian đó. Đây là một thủ tục hành chính bổ sung tùy theo yêu cầu của từng cơ quan BHXH quản lý để làm rõ hồ sơ.
>>> TẢI NGAY: Mẫu công văn giải trình đóng trùng bảo hiểm xã hội
Việc xử lý đóng trùng bảo hiểm xã hội ở 2 công ty là cần thiết để bảo vệ quyền lợi lâu dài. Người lao động cần chủ động kiểm tra quá trình tham gia BHXH của mình (qua ứng dụng VssID) và phối hợp với doanh nghiệp để giải quyết dứt điểm khi phát hiện trùng lặp.
>>> Xem thêm: Điều kiện hưởng và mức trợ cấp chế độ tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp
