Đăng ký
Đăng nhập
Trong bối cảnh chuyển đổi số và cải cách thuế, mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể đã trở thành bắt buộc với nhiều hộ kinh doanh từ năm 2025. Bài viết sau đây sẽ giải thích rõ khái niệm hóa đơn điện tử, nội dung bắt buộc, các mẫu phổ biến theo quy định mới nhất, những mẫu khác cần biết, lưu ý sử dụng và câu hỏi thường gặp để bạn áp dụng đúng chuẩn pháp luật Việt Nam.
Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh là gì?
Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung tại điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đã định nghĩa khái niệm hóa đơn điện tử như sau:
“Hoá đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Trong đó:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là mẫu được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi người bán gửi hóa đơn cho người mua. Loại hóa đơn này giúp cơ quan thuế kiểm soát dữ liệu giao dịch theo thời gian thực, thường áp dụng với hộ kinh doanh thuộc diện quản lý chặt về doanh thu.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là mẫu hóa đơn do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ tự lập và gửi cho người mua, không cần cơ quan thuế cấp mã trước. Dữ liệu hóa đơn vẫn phải đảm bảo truyền về cơ quan thuế theo quy định.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế: Đây là mẫu được lập trực tiếp từ hệ thống máy tính tiền trong quá trình bán hàng. Hóa đơn có thể có mã của cơ quan thuế hoặc chứa dữ liệu điện tử để người mua tra cứu, kê khai. Toàn bộ thông tin hóa đơn được chuyển tự động đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn do Bộ Tài chính quy định.
Một mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể hợp lệ cần có các thông tin cơ bản sau:
- Tên loại hóa đơn (ví dụ: Hóa đơn giá trị gia tăng / Hóa đơn bán hàng).
- Ký hiệu hóa đơn, số thứ tự, ký hiệu mẫu.
- Ngày lập và gửi hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (nếu có).
- Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thuế suất và tiền thuế GTGT (nếu có).
- Chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của người bán.
Top 5 mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh phổ biến nhất
Tùy theo phương pháp tính thuế và đặc thù hoạt động, hộ kinh doanh sẽ sử dụng những mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể khác nhau. Dưới đây là các mẫu phổ biến nhất hiện nay được ban hành theo Phụ lục III, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01)
>>> Tải xuống
Đây là một trong những mẫu hóa đơn VAT của hộ kinh doanh được sử dụng rộng rãi nhất đối với các hộ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn thể hiện rõ giá trị hàng hóa, dịch vụ trước thuế, tiền thuế GTGT phát sinh và tổng số tiền người mua phải thanh toán.
- Đối tượng sử dụng: Áp dụng cho hộ kinh doanh có quy mô tương đối lớn, đáp ứng đủ điều kiện thực hiện kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ theo quy định của pháp luật thuế.
- Đặc điểm nhận diện: Trên mẫu hóa đơn trực tiếp của hộ kinh doanh có đầy đủ các chỉ tiêu về thuế suất GTGT, số tiền thuế GTGT đầu ra và tổng giá trị thanh toán sau thuế.
- Ý nghĩa trong hoạt động kinh doanh: Việc sử dụng hóa đơn GTGT giúp hộ kinh doanh được khấu trừ thuế đầu vào hợp lệ, đồng thời nâng cao tính minh bạch và mức độ tin cậy trong giao dịch, đặc biệt khi làm việc với doanh nghiệp hoặc các hợp đồng có giá trị lớn.
Hóa đơn bán hàng (Mẫu số 02)
Mẫu hóa đơn bán hàng của hộ kinh doanh là loại hóa đơn được sử dụng trong trường hợp hộ kinh doanh không thực hiện kê khai thuế GTGT hoặc đang nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, khác với hóa đơn GTGT (mẫu số 01).
>> Tải xuống
- Đối tượng áp dụng: Phù hợp với các hộ kinh doanh quy mô nhỏ như cửa hàng bán lẻ, siêu thị mini, quầy tạp hóa hoặc các mô hình kinh doanh nhỏ lẻ khác.
- Đặc điểm nhận diện: Trên mẫu hóa đơn bán lẻ của hộ kinh doanh dạng hóa đơn bán hàng không thể hiện thuế suất hay tiền thuế GTGT, mà chỉ ghi nhận giá bán hàng hóa, dịch vụ và tổng số tiền khách hàng phải thanh toán.
- Ý nghĩa sử dụng: Loại hóa đơn này giúp hộ kinh doanh đơn giản hóa thủ tục về thuế, không phát sinh khấu trừ thuế GTGT nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý, minh bạch trong hoạt động mua bán, cung ứng dịch vụ.
Phiếu xuất kho gửi đại lý/CTV (Mẫu số 03)
>>> Tải xuống
Phiếu xuất kho gửi địa lý là loại chứng từ được sử dụng trong quá trình xuất kho và lưu thông hàng hóa, vừa phục vụ công tác quản lý nội bộ, vừa có giá trị chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi cơ quan chức năng kiểm tra.
- Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho hộ kinh doanh có hoạt động lưu kho, thường xuyên vận chuyển hàng hóa hoặc thực hiện giao hàng cho chi nhánh, cửa hàng, đại lý phân phối.
- Đặc điểm nhận diện: Chứng từ thể hiện đầy đủ thông tin về bên giao hàng, bên nhận hàng, phương tiện vận chuyển, thời điểm xuất kho và số lượng hàng hóa được xuất.
- Ý nghĩa trong thực tế: Việc sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử giúp hộ kinh doanh giảm thiểu rủi ro trong quá trình lưu thông hàng hóa, đồng thời hỗ trợ quản lý xuất – nhập – tồn kho một cách rõ ràng, minh bạch và có hệ thống.
Hóa đơn giá trị gia tăng đặc thù (Mẫu số 04)
>>> Tải xuống
Hóa đơn giá trị gia tăng đặc thù là loại hóa đơn được thiết kế riêng cho các ngành nghề có đặc điểm hoạt động đặc biệt, theo hướng dẫn và quy định của Bộ Tài chính, như: điện lực, xăng dầu, bảo hiểm, ngân hàng, hàng không và một số lĩnh vực chuyên ngành khác.
- Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh hoạt động trong các ngành nghề đặc thù thuộc danh mục do cơ quan quản lý tài chính quy định.
- Đặc điểm nhận diện: Bên cạnh các nội dung bắt buộc như những mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể thông thường, hóa đơn này còn bổ sung các chỉ tiêu chuyên biệt phù hợp với từng lĩnh vực, chẳng hạn: thông tin công tơ điện, chuyến bay, hợp đồng bảo hiểm hoặc dữ liệu nghiệp vụ đặc thù khác.
- Ý nghĩa sử dụng: Việc sử dụng hóa đơn GTGT đặc thù giúp cơ quan thuế quản lý doanh thu, thuế phải nộp đúng với bản chất hoạt động của từng ngành nghề, đồng thời nâng cao tính minh bạch và chính xác trong các giao dịch có tính chất chuyên biệt.
Hóa đơn GTGT bằng ngoại tệ (Mẫu số 05)
>>> Tải xuống
Hóa đơn GTGT bằng ngoại tệ là mẫu hóa đơn điện tử được sử dụng trong trường hợp hộ kinh doanh phát sinh giao dịch thanh toán bằng ngoại tệ như USD, EUR… thay cho đồng Việt Nam.
- Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho hộ kinh doanh có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài hoặc các giao dịch được phép thanh toán bằng ngoại tệ theo quy định.
- Đặc điểm nhận diện: Trên mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể này, giá trị hàng hóa, dịch vụ được thể hiện bằng ngoại tệ; đồng thời phải quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá của ngân hàng thương mại tại thời điểm lập hóa đơn để phục vụ kê khai thuế.
- Ý nghĩa sử dụng: Việc lập hóa đơn GTGT bằng ngoại tệ giúp đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch xuyên biên giới, thuận tiện trong thanh toán, hạch toán và kê khai thuế, đồng thời tạo điều kiện để hộ kinh doanh mở rộng hoạt động ra thị trường quốc tế.
Các mẫu hóa đơn điện tử khác mà hộ kinh doanh cần biết
Ngoài các mẫu phổ biến trên, hộ kinh doanh còn có thể gặp những mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể khác trong quá trình hoạt động:
| STT | Tên mẫu | Quy định ban hành | Đặc điểm | Link tải |
| 1 | Hóa đơn bán tài sản công | Phụ lục III, Nghị định 123/2020/NĐ-CP | Áp dụng trong trường hợp bán các tài sản công, tài sản của nhà nước. | Tải xuống |
| 2 | Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia | Phụ lục III, Nghị định 123/2020/NĐ-CP | Chỉ được sử dụng mẫu này trong trường hợp bán vật tư, thiết bị, hàng hóa nằm trong danh mục hàng dự trữ quốc gia. | Tải xuống |
| 3 | Hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế | Phụ lục I, II, Thông tư số 32/2025/TT-BTC | Hóa đơn GTGT đặc thù, vừa thể hiện thông tin giao dịch bán hàng vừa tích hợp dữ liệu phục vụ hoàn thuế GTGT cho người mua đủ điều kiện theo quy định. | Tải xuống |
| 4 | Hóa đơn GTGT tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí | Phụ lục I, II, Thông tư số 32/2025/TT-BTC | Hóa đơn GTGT đặc thù, đồng thời thể hiện thông tin bán hàng và khoản thu thuế, phí, lệ phí để phục vụ quản lý và đối chiếu nghĩa vụ tài chính theo quy định. | Tải xuống |
| 5 | Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí | Phụ lục I, II, Thông tư số 32/2025/TT-BTC | Chứng từ kết hợp giữa hóa đơn bán hàng và biên lai thu, dùng để ghi nhận giao dịch và các khoản thu thuế, phí, lệ phí phát sinh theo quy định. | Tải xuống |
| 6 | Hóa đơn thương mại | Phụ lục I, II, Thông tư số 32/2025/TT-BTC | Chứng từ dùng trong hoạt động xuất nhập khẩu, thể hiện thông tin người bán – người mua, hàng hóa, giá trị giao dịch và điều kiện thương mại, làm căn cứ cho khai hải quan và thanh toán quốc tế. | Tải xuống |
Những lưu ý cho hộ kinh doanh khi sử dụng hóa đơn điện tử
Trong quá trình triển khai và hỗ trợ hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử, xCyber tổng hợp một số lưu ý quan trọng khi áp dụng mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể như sau:
Chọn đúng loại hóa đơn theo phương pháp tính thuế:
- Hộ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ phải sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT – mẫu số 01).
- Trường hợp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện kê khai GTGT thì sử dụng hóa đơn bán hàng (mẫu số 02) theo quy định.
Đảm bảo đầy đủ nội dung bắt buộc trên hóa đơn:
Mỗi mẫu hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh cần thể hiện đầy đủ các thông tin theo quy định như: thông tin người bán – người mua, mã số thuế, ngày lập hóa đơn, ký hiệu và số hóa đơn, giá trị hàng hóa dịch vụ, thuế suất (nếu có), chữ ký số và mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã.
Xử lý hóa đơn sai sót đúng trình tự pháp luật:
Khi hóa đơn điện tử đã phát hành phát sinh sai sót (sai thông tin khách hàng, mã số thuế, số tiền…), hộ kinh doanh không được hủy hay xóa hóa đơn. Thay vào đó, cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng quy định của cơ quan thuế.
Thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử đủ thời hạn:
Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Chủ hộ kinh doanh cần đảm bảo dữ liệu hóa đơn được bảo mật, an toàn và có thể tra cứu, xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
Ưu tiên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hợp pháp, uy tín:
Việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp thuận giúp hộ kinh doanh yên tâm về tính pháp lý của mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể, đồng thời hạn chế rủi ro lỗi hệ thống hoặc thất lạc dữ liệu.
Một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh
Trong quá trình triển khai và sử dụng mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể, nhiều chủ hộ vẫn còn băn khoăn về đối tượng áp dụng, loại hóa đơn cần dùng cũng như cách xử lý trong các tình huống phát sinh. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến nhất và phần giải đáp ngắn gọn, dễ hiểu.
Câu 1: Hộ kinh doanh có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không?
Có, hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử nếu có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên. Nếu doanh thu dưới 1 tỷ thì khuyến khích dùng hóa đơn điện tử.
Câu 2: Hóa đơn VAT và hóa đơn GTGT có phải là một không?
Có. Hóa đơn VAT là cách gọi thông dụng của hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Trước đây, loại hóa đơn này còn được gọi là “hóa đơn đỏ”.
Câu 3: Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cần lưu trữ trong bao lâu?
Hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh cần được lưu trữ an toàn tối thiểu 10 năm, tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm phát sinh hóa đơn, theo quy định của Luật Kế toán và pháp luật về hóa đơn điện tử, đảm bảo đủ cơ sở cho việc kiểm tra, đối chiếu thuế.
Câu 4: Khách hàng không lấy hóa đơn thì có cần xuất hóa đơn điện tử không?
Có, hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn cho khách hàng dù khách có lấy hay không, theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi NĐ 123/2020) có hiệu lực từ 01/06/2025, nhằm tăng minh bạch thuế; người bán vẫn phải lập HĐĐT và gửi dữ liệu lên thuế, trừ một số trường hợp đặc biệt (siêu thị, xăng dầu) được giảm bớt thông tin người mua. Dù là khách lẻ, cá nhân không lấy hóa đơn, HKD vẫn phải xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) để đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Câu 5: Hóa đơn điện tử viết sai có được xóa bỏ không?
Hóa đơn điện tử viết sai KHÔNG được xóa bỏ mà phải xử lý bằng cách điều chỉnh hoặc thay thế, theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/06/2025, bỏ quy định hủy hóa đơn cũ.
Việc nắm rõ và sử dụng đúng mẫu hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật mà còn hạn chế tối đa rủi ro về thuế trong quá trình hoạt động. Tùy vào phương pháp tính thuế và lĩnh vực kinh doanh, hộ kinh doanh cần lựa chọn mẫu hóa đơn phù hợp để đảm bảo tính hợp lệ, minh bạch và thuận tiện khi quyết toán sau này.
