Đăng ký
Đăng nhập
Sử dụng giấy đề nghị thanh toán chuyển khoản là bước bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch và pháp lý trong quy trình giải ngân của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp mẫu văn bản chuẩn mới nhất, đồng thời hướng dẫn chi tiết cách lập phiếu để giúp bộ phận kế toán thực hiện giao dịch nhanh chóng và chính xác.
Mẫu đề nghị thanh toán chuyển khoản là gì?
Giấy đề nghị thanh toán chuyển khoản là loại văn bản được cá nhân hoặc tổ chức lập ra nhằm yêu cầu đơn vị thực hiện chi trả một khoản tiền cụ thể thông qua hình thức chuyển khoản ngân hàng thay vì tiền mặt.
Mẫu văn bản này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp, cơ quan để giải quyết các khoản chi phí như: thanh toán hợp đồng, công nợ, mua sắm trang thiết bị, dịch vụ hoặc các khoản chi phát sinh khác.
Để một mẫu giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản có giá trị pháp lý và đủ điều kiện để bộ phận kế toán phê duyệt, văn bản cần bao gồm các nội dung chính sau đây:
- Thông tin người yêu cầu thanh toán: Ghi đầy đủ họ tên, chức danh và bộ phận/đơn vị đang công tác.
- Thông tin đơn vị thực hiện thanh toán: Tên công ty/doanh nghiệp và bộ phận trực tiếp xử lý (thường là phòng Kế toán).
- Lý do đề nghị chi trả: Trình bày ngắn gọn nhưng rõ ràng mục đích thanh toán (ví dụ: thanh toán tiền hàng tháng 10, chi phí công tác phí…).
- Số tiền yêu cầu thanh toán: Phải ghi chính xác số tiền bằng cả chữ và số.
- Thông tin tài khoản thụ hưởng: Đây là phần quan trọng nhất, bao gồm: Tên chủ tài khoản, số tài khoản, tên ngân hàng và chi nhánh ngân hàng nhận tiền.
- Tài liệu đính kèm: Danh sách các chứng từ liên quan như hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu…
- Xác nhận và phê duyệt: Các chữ ký hợp lệ của người lập, kế toán trưởng và giám đốc (người có thẩm quyền).
Mẫu giấy đề nghị thanh toán chuyển khoản mới nhất
Hiện nay, mặc dù Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật Kế toán 2015 không quy định cứng nhắc một mẫu chung bắt buộc, nhưng các doanh nghiệp thường áp dụng các mẫu chuẩn để dễ dàng quản lý và hạch toán.
Dưới đây là mẫu giấy đề nghị chuyển khoản chuyên nghiệp và đầy đủ nhất mà bạn có thể tham khảo.
>>> Tải về mẫu giấy đề nghị chuyển khoản file Doc TẠI ĐÂY
Một số lưu ý quan trọng khi sử dụng giấy đề nghị chuyển khoản
Việc lập giấy đề nghị chuyển khoản nhìn có vẻ đơn giản nhưng nếu sai sót có thể dẫn đến chậm trễ thanh toán hoặc rủi ro về mặt pháp lý. Khi sử dụng, bạn cần lưu ý:
- Sử dụng đúng mẫu quy định: Mặc dù doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu riêng, nhưng nếu bạn thực hiện giao dịch tại quầy ngân hàng, hãy ưu tiên sử dụng mẫu in sẵn của ngân hàng đó để đảm bảo tính cập nhật.
- Chính xác thông tin tài khoản: Chỉ cần sai một chữ số trong số tài khoản hoặc sai tên ngân hàng, giao dịch sẽ bị treo hoặc hoàn trả. Hãy kiểm tra kỹ thông tin người thụ hưởng trước khi trình ký.
- Chuẩn bị chứng từ gốc: Luôn kèm theo các hóa đơn, hợp đồng gốc để đối chiếu. Nếu giao dịch tại ngân hàng, đừng quên mang theo CMND/CCCD hoặc giấy ủy quyền của tổ chức.
- Lưu giữ chứng từ sau giao dịch: Sau khi hoàn tất, kế toán hoặc người đi thực hiện giao dịch cần lưu lại liên giấy có đóng dấu xác nhận của ngân hàng. Đây là bằng chứng quan trọng để đối chiếu sổ sách sau này.
- Đơn vị tiền tệ: Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, đơn vị tiền tệ chính thức là Đồng Việt Nam (VND). Nếu thanh toán bằng ngoại tệ, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện về đơn vị tiền tệ kế toán theo quy định pháp luật.
Hy vọng mẫu giấy đề nghị thanh toán chuyển khoản và những hướng dẫn chi tiết trên đây sẽ giúp bạn hoàn thiện bộ chứng từ kế toán một cách chính xác. Việc chuẩn hóa văn bản ngay từ đầu sẽ giúp quy trình phê duyệt chi phí tại doanh nghiệp trở nên nhanh chóng và minh bạch hơn.
