Hóa đơn điện tử thay thế là gì? Doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn khi phát hiện sai sót không?

Trong quá trình kinh doanh, việc phát sinh sai sót trong hóa đơn là điều không thể tránh khỏi. Vậy khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp có thể hủy bỏ hóa đơn đó không? Và hóa đơn điện tử thay thế là gì? Hãy cùng tìm hiểu câu trả lời qua bài viết này.

Thế nào là Hóa đơn điện tử thay thế?

Căn cứ khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc xử lý hóa đơn có sai sót như sau:

Xử lý hóa đơn có sai sót

…

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người …

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

…

Theo quy định trên, hóa đơn điện tử thay thế là hóa đơn được tạo ra để thay cho hóa đơn điện tử trước đó bị sai sót.

Nếu người bán và người mua đã thống nhất về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi tạo hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị lỗi, thì hai bên sẽ lập văn bản ghi rõ những sai sót đó. Sau đó, người bán sẽ lập hóa đơn điện tử thay thế mới thay cho hóa đơn đã có lỗi.

Hóa đơn điện tử mới này phải có dòng chữ ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

>> Tham khảo ngay Dịch vụ Hóa đơn điện tử của xCyber – chúng tôi tự hào là đơn vị cung cấp Hóa đơn điện tử cho

chục hàng ngàn cá nhân và Doanh nghiệp <<<

Doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn nếu hóa đơn điện tử thay thế bị sai sót không?

Về việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót thì tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định như sau:

Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp

1. Đối với hóa đơn điện tử:

…

c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;

…

Như vậy, nếu doanh nghiệp đã lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn trước đó nhưng hóa đơn thay thế này lại có sai sót, doanh nghiệp không được phép hủy hóa đơn thay thế đó.

Trong tình huống này, doanh nghiệp cần lập một hóa đơn điện tử thay thế mới và gửi cho đối tác.

Việc lập hóa đơn điện tử thay thế trong trường hợp này vẫn phải tuân thủ các quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, hóa đơn giấy có còn hiệu lực giao dịch không?

Căn cứ Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử như sau:

Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy

Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

Theo quy định này, hóa đơn điện tử khi chuyển đổi thành hóa đơn giấy chỉ được sử dụng để ghi sổ, theo dõi (trừ trường hợp hóa đơn được tạo từ máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định pháp luật) và không có giá trị giao dịch.