Đăng ký
Đăng nhập
Từ năm 2026, nhiều hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo phương thức kê khai thuế. Vậy cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh thực hiện như thế nào, cần chuẩn bị gì và xuất hóa đơn ra sao để đúng quy định thuế? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu và áp dụng ngay cho hộ kinh doanh.
Xuất hóa đơn điện tử hộ kinh doanh là gì?
Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) hộ kinh doanh là quá trình hộ kinh doanh khởi tạo, lập và gửi thông tin bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng thông qua các phương tiện điện tử (máy tính, phần mềm, internet) thay vì viết tay trên các quyển hóa đơn giấy như trước đây.
3 Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh chi tiết
Hiện nay, tùy theo mô hình hoạt động và phương thức quản lý thuế, cách xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh được thực hiện theo 3 hình thức phổ biến, giúp hộ kinh doanh dễ dàng lựa chọn phương án phù hợp và đúng quy định.
Cách 1: Xuất hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế
Bước 1: Truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
Hộ kinh doanh truy cập vào Cổng thông tin điện tử về hóa đơn điện tử tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn để thực hiện đăng ký và quản lý hóa đơn.
Bước 2: Thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí
– Tại giao diện hệ thống, hộ kinh doanh đăng nhập bằng mã số thuế đã được cơ quan thuế cấp.
– Sau đó, điền đầy đủ các thông tin theo mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí do cơ quan thuế ban hành.
– Thực hiện ký số hoặc ký điện tử theo hướng dẫn trên hệ thống (trong trường hợp được yêu cầu).
Bước 3: Chờ cơ quan thuế tiếp nhận và phê duyệt
– Sau khi hoàn tất việc gửi hồ sơ đăng ký, cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra và phản hồi kết quả.
– Thời gian xử lý thông thường dao động từ 15 phút đến 01 ngày làm việc, tùy từng trường hợp cụ thể.
Bước 4: Phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử
– Khi đăng ký được chấp thuận và cấp quyền sử dụng, hộ kinh doanh đăng nhập lại hệ thống để lập, phát hành hóa đơn điện tử miễn phí.
– Việc xuất hóa đơn cho khách hàng được thực hiện theo đúng quy định về nội dung, thời điểm và hình thức của hóa đơn điện tử.
Cách 2: Xuất hóa đơn qua phần mềm hóa đơn điện tử
Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí
– Hộ kinh doanh cần tìm và lựa chọn các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử được Cục Thuế chấp thuận, như xCyber Bill, Viettel, VNPT.. hoặc các đơn vị đủ điều kiện theo quy định.
– Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín giúp đảm bảo hệ thống vận hành ổn định và tuân thủ đúng quy định pháp luật về hóa đơn điện tử.
Bước 2: Đăng ký và khởi tạo tài khoản sử dụng phần mềm
– Hộ kinh doanh truy cập website chính thức của nhà cung cấp hoặc liên hệ trực tiếp để tạo tài khoản sử dụng phần mềm.
– Trong quá trình đăng ký, cần cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin hộ kinh doanh như mã số thuế, tên hộ kinh doanh, địa chỉ, ngành nghề hoạt động… theo yêu cầu của hệ thống.
Bước 3: Thực hiện đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
– Sau khi có tài khoản, hộ kinh doanh tiến hành đăng ký phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm.
– Trường hợp phần mềm yêu cầu, hộ kinh doanh cần thiết lập chữ ký số hoặc phương thức ký điện tử để hoàn tất hồ sơ đăng ký theo quy định của cơ quan thuế.
Bước 4: Chờ cơ quan thuế tiếp nhận và phê duyệt
– Hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử sẽ được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
– Hộ kinh doanh theo dõi trạng thái xử lý và chờ thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế trong thời gian quy định.
Bước 5: Lập và xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng
Sau khi được cơ quan thuế phê duyệt, hộ kinh doanh có thể tạo, phát hành và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng trực tiếp trên phần mềm miễn phí đã đăng ký, bảo đảm đúng nội dung, thời điểm và quy định hiện hành.
Cách 3: Xuất hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Bước 1: Chuẩn bị máy tính tiền tích hợp hóa đơn điện tử
Chủ hộ kinh doanh lựa chọn mua mới hoặc nâng cấp máy tính tiền có tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử đã được Cục Thuế chấp thuận. Thiết bị này phải đáp ứng yêu cầu kết nối và truyền dữ liệu hóa đơn theo quy định.
Bước 2: Thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
– Hộ kinh doanh tiến hành đăng ký phát hành hóa đơn điện tử thông qua phần mềm trên máy tính tiền hoặc làm thủ tục đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế quản lý.
– Đồng thời, cần đăng ký và thiết lập chữ ký số để phục vụ việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
Bước 3: Lập và phát hành hóa đơn điện tử khi bán hàng
– Trong quá trình bán hàng, nhân viên sử dụng máy tính tiền để khởi tạo hóa đơn điện tử và cung cấp cho khách hàng ngay tại thời điểm giao dịch.
– Theo quy định, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc ký số trực tiếp tại thời điểm xuất hóa đơn.
Bước 4: Chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế
Dữ liệu hóa đơn điện tử sẽ được gửi định kỳ (tự động hoặc thủ công) từ phần mềm máy tính tiền đến cơ quan thuế thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu theo chuẩn kỹ thuật.
Bước 5: Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử
Chủ hộ kinh doanh có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử đúng thời hạn và quản lý thông tin bán hàng, doanh thu trên hệ thống máy tính tiền để phục vụ công tác kê khai, quyết toán và kiểm tra khi cần thiết.
Các câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh mà nhiều chủ hộ quan tâm khi triển khai, giúp làm rõ quy trình, điều kiện áp dụng và các lưu ý quan trọng theo quy định hiện hành.
Câu 1: Xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh không có mã số thuế có được không?
Về nguyên tắc, việc xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh có mã số thuế được thực hiện đầy đủ và thuận lợi theo quy định của pháp luật về hóa đơn.
Trường hợp hộ kinh doanh chưa có mã số thuế vẫn có thể phát sinh việc lập hóa đơn, tuy nhiên sẽ bị giới hạn về hình thức áp dụng và phải tuân thủ các quy định riêng, tùy theo tư cách và phạm vi hoạt động của hộ kinh doanh trong từng giao dịch. Cụ thể như sau:
TH1: Trường hợp hộ kinh doanh là người MUA hàng
Nếu bạn là bên bán và khách hàng của bạn là một hộ kinh doanh nhưng họ không cung cấp hoặc chưa có mã số thuế, bạn vẫn xuất được hóa đơn.
TH2: Trường hợp hộ kinh doanh là người BÁN hàng
Nếu một hộ kinh doanh chưa có mã số thuế, HKD đó sẽ KHÔNG THỂ tự xuất hóa đơn cho khách hàng.
Xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh không có mã số thuế chỉ được áp dụng trong phạm vi nhất định; hộ kinh doanh không được tự phát hành hóa đơn điện tử mà phải sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh và thực hiện đầy đủ thủ tục theo quy định.
Câu 2: Hộ kinh doanh có xuất hóa đơn GTGT (VAT) được không?
Không, hộ kinh doanh (HKD) không được xuất hóa đơn Giá trị gia tăng (VAT) vì họ không áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT mà tính thuế theo tỷ lệ % doanh thu (phương pháp trực tiếp).
Thay vào đó, HKD sử dụng hóa đơn bán hàng (có mã của cơ quan thuế) hoặc hóa đơn điện tử có mã theo quy định hoặc có thể mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Câu 3: Hộ kinh doanh xuất hóa đơn bao nhiêu phần trăm?
Hộ kinh doanh xuất hóa đơn bao nhiêu phần trăm phụ thuộc vào ngành nghề và phương pháp tính thuế; thông thường. Theo quy định mới nhất (Thông tư 40/2021/TT-BTC), hộ kinh doanh (HKD) khi xuất hóa đơn sẽ nộp thuế theo phương pháp Trực tiếp trên doanh thu. Tổng số thuế phải nộp bao gồm Thuế GTGT và Thuế TNCN.
Mức thuế suất cụ thể chia theo 4 nhóm ngành nghề như sau:
Bảng mức thuế suất hộ kinh doanh
| Nhóm ngành nghề kinh doanh | Thuế GTGT | Thuế TNCN | Tổng cộng |
| Phân phối, cung cấp hàng hóa | 1% | 0,5% | 1,5% |
| Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu | 5% | 2% | 7% |
| Sản xuất, vận tải, dịch vụ có gắn với hàng hóa, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu | 3% | 1,5% | 4,5% |
| Hoạt động kinh doanh khác | 2% | 1% | 3% |
Câu 4: Hộ kinh doanh có bắt buộc sử dụng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?
Không phải tất cả mọi hộ kinh doanh đều bắt buộc, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, kinh doanh tại các lĩnh vực như bán lẻ, nhà hàng, F&B (cà phê, trà chanh) và sử dụng máy tính tiền bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, bắt đầu từ ngày 1/6/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Đối tượng này cần đảm bảo hóa đơn hợp lệ, thuận tiện kê khai và được công nhận chi phí, trong khi hộ có doanh thu dưới 1 tỷ đồng không bắt buộc.
Trên đây là hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh theo quy định mới nhất, giúp chủ hộ nắm rõ các phương thức thực hiện, quy trình đăng ký và sử dụng hóa đơn đúng quy định. Việc chủ động triển khai hóa đơn điện tử không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật thuế mà còn thuận tiện hơn trong quản lý bán hàng, doanh thu và chứng từ kế toán trong giai đoạn chuyển đổi sang mô hình kê khai.
