Đăng ký
Đăng nhập
Cách đăng ký người phụ thuộc khi chuyển công ty là vấn đề khiến nhiều người lao động băn khoăn khi thay đổi nơi làm việc nhưng vẫn muốn tiếp tục được áp dụng giảm trừ gia cảnh khi tính thuế thu nhập cá nhân. Trên thực tế, nếu không nắm rõ quy định về việc cắt giảm hay đăng ký lại người phụ thuộc, người nộp thuế rất dễ gặp sai sót khi quyết toán thuế.
Trong bài viết này, xCyber sẽ làm rõ cách đăng ký người phụ thuộc khi chuyển công ty, phân tích quy định liên quan, hướng dẫn thủ tục cắt giảm người phụ thuộc khi chuyển nơi làm việc và chỉ ra quy trình đăng ký người phụ thuộc đúng chuẩn, giúp bạn đảm bảo quyền lợi thuế một cách đầy đủ và liên tục.
Quy định về cắt giảm/đăng ký mới người phụ thuộc khi chuyển nơi làm việc
Khi thay đổi nơi làm việc, nhiều người lao động băn khoăn thay đổi nơi làm việc có phải đăng ký lại người phụ thuộc hay không. Việc nắm rõ quy định về cắt giảm hoặc đăng ký mới người phụ thuộc sẽ giúp cá nhân đảm bảo quyền lợi giảm trừ gia cảnh và hạn chế sai sót trong quá trình quyết toán thuế.
Thay đổi nơi làm việc có phải đăng ký lại người phụ thuộc không?
Có. Theo quy định, để tiếp tục được áp dụng giảm trừ gia cảnh tại đơn vị mới, cá nhân cần thực hiện đăng ký người phụ thuộc khi chuyển công ty theo đúng thủ tục, thay vì mặc nhiên được kế thừa từ công ty cũ.
Theo điểm i khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về giảm trừ gia cảnh như sau:
Các khoản giảm trừ
Các khoản giảm trừ theo hướng dẫn tại Điều này là các khoản được trừ vào thu nhập chịu thuế của cá nhân trước khi xác định thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công, từ kinh doanh. Cụ thể như sau:
1. Giảm trừ gia cảnh
…
i) Người nộp thuế chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi một người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh. Trường hợp người nộp thuế thay đổi nơi làm việc, nơi kinh doanh thì thực hiện đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc như trường hợp đăng ký người phụ thuộc lần đầu theo hướng dẫn tại tiết h.2.1.1.1, điểm h, khoản 1, Điều này.
…
Theo đó, khi người lao động chuyển sang đơn vị làm việc mới, việc đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc sẽ được thực hiện tương tự như thủ tục đăng ký người phụ thuộc lần đầu theo quy định hiện hành.
Chuyển công ty có cần cắt giảm người phụ thuộc không?
Về mặt nguyên tắc, bạn KHÔNG bắt buộc phải làm thủ tục “cắt” (chấm dứt) người phụ thuộc tại công ty cũ.
Căn cứ điểm i khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, người nộp thuế chỉ được đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh. Trường hợp người nộp thuế thay đổi nơi làm việc hoặc địa điểm kinh doanh, việc đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc sẽ được thực hiện tương tự như thủ tục đăng ký người phụ thuộc lần đầu, theo hướng dẫn tại tiết 2.1.1.1 điểm h khoản 1 Điều này.
Theo đó, khi người lao động chuyển sang làm việc tại công ty mới và có nhu cầu tiếp tục được tính giảm trừ người phụ thuộc, cá nhân cần thực hiện đăng ký người phụ thuộc tại đơn vị mới. Đối với công ty cũ, người lao động không bắt buộc phải thực hiện thủ tục báo giảm người phụ thuộc.
Lưu ý: Việc thực hiện thủ tục cắt giảm người phụ thuộc chỉ phát sinh trong trường hợp khi đăng ký người phụ thuộc lần đầu, cá nhân chưa kê khai thông tin về “thời điểm kết thúc tính giảm trừ”. Khi đó, đến thời điểm người phụ thuộc không còn đủ điều kiện được giảm trừ, cá nhân phải thực hiện thủ tục báo giảm.
Ngược lại, nếu trên tờ khai đăng ký người phụ thuộc đã kê khai đầy đủ thời điểm kết thúc tính giảm trừ, thì sau thời điểm đã xác định này, hệ thống sẽ tự động chấm dứt việc giảm trừ cho người phụ thuộc. Trong trường hợp này, người nộp thuế không cần thực hiện thêm thủ tục cắt giảm.
Tóm lại, khi người lao động chuyển nơi làm việc, nhiều người băn khoăn chuyển công ty có cần cắt giảm người phụ thuộc hay không. Để đảm bảo việc áp dụng giảm trừ gia cảnh đúng quy định, cá nhân cần thực hiện thủ tục cắt giảm người phụ thuộc tại nơi làm việc cũ trong trường hợp thuộc diện phải cắt giảm, đồng thời đăng ký người phụ thuộc tại đơn vị mới nhằm tiếp tục được tính giảm trừ thuế thu nhập cá nhân đầy đủ và chính xác.
Thủ tục cắt giảm người phụ thuộc khi chuyển nơi làm việc
Để đảm bảo thực hiện đúng quy định khi thay đổi nơi làm việc, người nộp thuế cần hiểu rõ thủ tục cắt giảm người phụ thuộc khi chuyển nơi làm việc, bao gồm hồ sơ cần chuẩn bị và trình tự thực hiện, qua đó hạn chế sai sót và giúp quá trình kê khai thuế diễn ra thuận lợi.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Để thực hiện cắt giảm, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
– Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN: Tờ khai đăng ký người phụ thuộc (Thông tư 80/2021/TT-BTC). Tại mục “Thời điểm kết thúc”, bạn ghi tháng cuối cùng bạn làm việc tại công ty cũ.
– Bản sao CCCD/CMND: Của người nộp thuế (là bạn).
– Thông tin MST người phụ thuộc: Để kế toán tra cứu chính xác trên hệ thống.
Quy trình thực hiện
Tùy vào việc bạn tự làm hay nhờ công ty cũ mà quy trình sẽ khác nhau:
Cách 1: Thông qua công ty cũ (Phổ biến nhất)
Bước 1: Chuẩn bị thông tin: Bạn cần chuẩn bị Mã số thuế (MST) của mình và MST của (những) người phụ thuộc cần cắt.
Bước 2: Điền mẫu tờ khai: Tải và điền Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN (theo Thông tư 80/2021/TT-BTC).
– Tại cột “Thời điểm kết thúc”: Ghi tháng cuối cùng bạn làm việc và nhận lương tại đây.
Bước 3: Nộp cho kế toán công ty cũ: Gửi mẫu đã điền cho bộ phận nhân sự/kế toán. Họ sẽ dùng phần mềm HTKK để đẩy dữ liệu lên hệ thống Thuế.
Cách 2: Thực hiện tại công ty mới (Nếu công ty cũ không hỗ trợ)
(Thực hiện ngay khi bạn ký hợp đồng lao động chính thức)
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hoàn chỉnh: Dù đã đăng ký ở công ty cũ, công ty mới vẫn cần một bộ hồ sơ để lưu trữ tại đơn vị nhằm phục vụ việc kiểm tra của cơ quan thuế sau này:
– Bản sao CCCD/Giấy khai sinh của người phụ thuộc.
– Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN (lần này điền vào cột “Thời điểm bắt đầu” là tháng bạn bắt đầu làm việc tại đây).
Bước 2: Nộp cho bộ phận kế toán mới: Bạn nộp bộ hồ sơ trên. Kế toán sẽ thực hiện đăng ký qua mạng.
Bước 3: Kiểm tra kết quả: Sau khoảng 2-5 ngày làm việc, bạn có thể hỏi kế toán xem kết quả trả về từ cơ quan thuế là “Chấp nhận” hay chưa.
Sơ đồ luân chuyển hồ sơ khi chuyển công ty
Khi bạn chuyển nơi làm việc, lộ trình di chuyển của người phụ thuộc sẽ như sau:
– Tại nơi cũ: Báo giảm (cắt) từ tháng nghỉ việc.
– Giai đoạn chuyển tiếp: Giữ lại các chứng từ khấu trừ thuế của công ty cũ cấp.
– Tại nơi mới: Đăng ký mới (báo tăng) từ tháng bắt đầu làm việc.
Lưu ý
Ví dụ, nếu bạn nghỉ việc ở công ty cũ vào tháng 3 và đến tháng 5 mới bắt đầu làm ở công ty mới: Tháng 4: Bạn sẽ không được tính giảm trừ tại bất kỳ đâu trong bảng lương.
Tuy nhiên: Khi quyết toán thuế vào cuối năm, bạn vẫn được tính giảm trừ trọn vẹn 12 tháng cho người phụ thuộc đó (nếu bạn có thu nhập chịu thuế trong cả năm và người phụ thuộc vẫn đủ điều kiện), vì mức giảm trừ gia cảnh được tính theo năm dương lịch.
Cách đăng ký người phụ thuộc khi chuyển công ty
Khi bạn chuyển sang công ty mới, việc đăng ký người phụ thuộc (NPT) thực chất là thủ tục khai báo đơn vị chi trả thu nhập mới cho mã số thuế của người phụ thuộc đó.
Dưới đây là các bước chi tiết cách đăng ký người phụ thuộc khi thay đổi nơi làm việc để bạn thực hiện nhanh chóng và chính xác:
Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ chứng minh
Dù bạn đã có mã số thuế cho người phụ thuộc từ công ty cũ, công ty mới vẫn cần lưu giữ một bộ hồ sơ (bản sao) để giải trình với cơ quan thuế khi quyết toán.
– Đối với con cái: Bản sao Giấy khai sinh hoặc CCCD (nếu có).
– Đối với vợ/chồng hoặc bố mẹ: Bản sao CCCD và giấy tờ chứng minh quan hệ (Giấy kết hôn, Sổ hộ khẩu hoặc xác nhận cư trú).
– Đối với các đối tượng khác: Giấy xác nhận nghĩa vụ nuôi dưỡng (theo mẫu của cơ quan thuế).
Bước 2: Điền tờ khai đăng ký (Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN)
Đây là bước quan trọng nhất. Bạn điền thông tin vào Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
– Mục “Thời điểm bắt đầu”: Ghi tháng bạn bắt đầu làm việc tại công ty mới (ví dụ: 01/2026).
– Mục “Thời điểm kết thúc”: Để trống (trừ khi bạn biết chắc chắn thời điểm con đủ 18 tuổi hoặc ngừng nuôi dưỡng).
Bước 3: Nộp hồ sơ cho bộ phận Nhân sự/Kế toán công ty mới
Sau khi nhận hồ sơ từ bạn, kế toán sẽ thực hiện các thao tác kỹ thuật sau:
- Nhập dữ liệu vào phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai) hoặc phần mềm kế toán của công ty.
- Kết xuất tệp dữ liệu XML.
- Nộp tờ khai lên cổng Thuế điện tử của Tổng cục Thuế.
Bước 4: Kiểm tra kết quả
Sau khoảng 2 – 5 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ trả kết quả về cho công ty.
– Trạng thái “Thành công”: Bạn chính thức được giảm trừ gia cảnh tại công ty mới.
– Trạng thái “Lỗi”: Thường do sai sót thông tin số định danh hoặc trùng mã số thuế. Kế toán sẽ báo lại để bạn điều chỉnh.
Các lưu ý quan trọng khi chuyển đổi người phụ thuộc
– Nguyên tắc không trùng lặp: Trong cùng 1 tháng, bạn không được giảm trừ cho cùng một người phụ thuộc ở cả 2 công ty. Hãy đảm bảo tháng bắt đầu ở công ty mới tiếp nối ngay sau tháng kết thúc ở công ty cũ.
– Giảm trừ gia cảnh theo năm: Nếu bạn nghỉ việc ở công ty cũ vào tháng 3 và tháng 6 mới làm công ty mới, khi Quyết toán thuế TNCN cuối năm, bạn vẫn được tính đủ mức giảm trừ cho người phụ thuộc của cả 12 tháng (miễn là có thu nhập chịu thuế).
– Sử dụng App eTax Mobile: Bạn nên cài ứng dụng này để chủ động theo dõi danh sách người phụ thuộc đã được phê duyệt dưới tên mình hay chưa mà không cần hỏi kế toán.
Thực hiện đúng quy trình khi thay đổi nơi làm việc sẽ giúp người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh khi chuyển công ty một cách liên tục và đúng quy định. Do đó, cá nhân cần chủ động kiểm tra hồ sơ, xác định rõ trường hợp phải cắt giảm hay đăng ký lại người phụ thuộc và thực hiện đúng trình tự theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Việc kê khai đầy đủ, chính xác và đúng thời điểm không chỉ hỗ trợ quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân diễn ra thuận lợi mà còn góp phần hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh sau này.
