Hướng dẫn kiểm tra hóa đơn hủy, thay thế, điều chỉnh đã nộp theo mẫu 04/SS-HĐĐT và quy định xử lý sai sót theo Công văn 1647/TCT-CS

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc phát sinh sai sót là điều không thể tránh khỏi. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật, việc kiểm tra hóa đơn và xử lý các hóa đơn hủy, thay thế, điều chỉnh đã nộp theo mẫu 04/SS-HĐĐT là vô cùng quan trọng. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình kiểm tra hóa đơn và các quy định xử lý sai sót theo Công văn 1647/TCT-CS, giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện đúng quy định và tránh các rủi ro pháp lý.

Hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn hủy, thay thế, điều chỉnh đã nộp theo mẫu 04/SS-HĐĐT hay chưa?

Hướng dẫn tra cứu trạng thái xử lý hóa đơn

Bước 1: Truy cập trang web: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin gồm: mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha, sau đó nhấn [Tìm kiếm].

Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu hóa đơn.

• Nếu hóa đơn hợp lệ, trạng thái xử lý sẽ hiển thị “Đã cấp mã hóa đơn”.
• Nếu xuất hiện thông báo “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp…”, nghĩa là hóa đơn không có trong hệ thống.
• Nếu thông báo hiển thị “Hóa đơn có Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót ngày … Tính chất … Cơ quan thuế tiếp nhận”, kèm trạng thái “Hóa đơn đã bị xóa/hủy bỏ”, điều này cho thấy hóa đơn đã được hủy thành công và mẫu 04/SS-HĐĐT đã được gửi đến cơ quan thuế.

(Minh họa đính kèm bên dưới)

Công văn 1647/TCT-CS hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót như thế nào?

Ngày 10/5/2023, Tổng cục Thuế đã có Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 hướng dẫn chi tiết về việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Cụ thể như sau:

(1) Trường hợp bắt buộc phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế:

Căn cứ theo quy định tại khoản 1, điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, bao gồm:

– Hủy hóa đơn đã gửi cho cơ quan thuế cấp mà chưa gửi cho người mua

– Sai tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai (trừ hóa đươn không có mã chưa gửi lên cơ quan thuế)

– Trả lời cho thông báo rà soát mẫu 01/RSĐT của cơ quan thuế gửi đến đơn vị

– Thay thế hóa đơn của Nghị định 51/2010/NĐ-CP.

(2) Trường hợp không phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế:

Căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ngoài ra còn quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, gồm:

– Điều chỉnh hóa đơn Nghị định 123/2020/NĐ-CP

– Thay thế hóa đơn của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Xử lý sai sót hóa đơn gửi Bảng tổng hợp mẫu 01/TH-HĐĐT

Đồng thời, Tổng cục Thuế hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót như sau:

Trường hợp 1: Nếu bên bán quyết định xử lý hóa đơn sai sót bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh, cần thực hiện như sau:

Người bán sẽ điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin của dòng hàng hóa có lỗi và đồng thời điều chỉnh tăng dòng hàng hóa chính xác. Các nội dung cần điều chỉnh bao gồm: tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất và tổng giá trị trước thuế.

Trường hợp 2: Nếu bên bán chọn phương án lập hóa đơn thay thế để xử lý sai sót, cần tạo một hóa đơn mới với số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn và đầy đủ các nội dung của hóa đơn cũ cần thay thế.

Trong cả hai trường hợp (điều chỉnh hoặc thay thế), hóa đơn mới phải ghi rõ thông tin: “Điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

Ngoài ra, nếu sau khi đã điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP mà vẫn phát hiện sai sót, người bán phải tiếp tục xử lý theo phương thức đã áp dụng trong lần đầu tiên.

Trường hợp 3: Nếu doanh nghiệp phát hiện hóa đơn điện tử ban đầu (hóa đơn F0) có sai sót và đã lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (hóa đơn F1), nhưng sau đó nhận ra hóa đơn F1 vẫn chưa chính xác, cần xử lý như sau:

• Nếu sử dụng phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 để điều chỉnh trực tiếp cho hóa đơn F0 (vì hóa đơn F0 trước đó đã được điều chỉnh bởi hóa đơn F1).
• Nếu sử dụng phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 để thay thế hóa đơn F1 (vì hóa đơn F0 đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).

Trường hợp 4: Đối với hóa đơn được lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính nhưng có sai sót, doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn thay thế theo khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Theo đó, doanh nghiệp không cần hủy hóa đơn cũ theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, do từ ngày 1/7/2022, các quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP, Thông tư 39/2014/TT-BTC cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan đã hết hiệu lực.

Người bán cần thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Xác định thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT trong trường hợp bên bán tự phát hiện ra sai sót và gửi thông báo như thế nào?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC có nêu như sau:

Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp

1. Đối với hóa đơn điện tử:

a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;

Theo quy định, thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế có phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp phát hiện sai sót trên hóa đơn vào tháng 10/2024, thì hạn chót để gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế sẽ là 31/10/2024 (đối với kê khai theo tháng) hoặc 31/12/2024 (đối với kê khai theo quý).

Hy vọng rằng, với những hướng dẫn chi tiết trên, bạn đã có thể nắm rõ quy trình kiểm tra hóa đơn và xử lý hóa đơn hủy, thay thế, điều chỉnh theo mẫu 04/SS-HĐĐT và các quy định tại Công văn 1647/TCT-CS. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý mà còn góp phần xây dựng một môi trường kinh doanh minh bạch và hiệu quả.