Hợp đồng lao động điện tử: Quy định pháp luật, mẫu chuẩn và cách sử dụng

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hợp đồng lao động điện tử đang trở thành lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp nhờ tính tiện lợi, tiết kiệm chi phí và đảm bảo pháp lý. 

Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp và người lao động vẫn băn khoăn liệu hợp đồng lao động ký điện tử có giá trị pháp lý hay không, sử dụng chữ ký gì và triển khai như thế nào cho đúng luật. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn diện theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành.

Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019 như sau:

Hợp đồng lao động

1. Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì được coi là hợp đồng lao động.

….

Căn cứ Điều 33 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định:

Hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này.

Căn cứ Điều 36 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định:

Giao kết hợp đồng điện tử

1. Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng.

2. Trong giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.

Và, căn cứ theo khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

Hình thức hợp đồng lao động

1. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

…

Như vậy theo căn cứ trên, hợp đồng điện tử được hiểu là loại hợp đồng được xác lập dưới dạng thông tin điện tử, được tạo lập, gửi, tiếp nhận và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử. Các phương tiện này bao gồm những công nghệ vận hành dựa trên điện, điện tử, kỹ thuật số, truyền dẫn không dây, công nghệ quang học, điện từ hoặc các công nghệ tương đương khác.

Việc giao kết hợp đồng điện tử được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu, trong đó toàn bộ hoặc một phần quá trình giao dịch được tiến hành trên môi trường điện tử. Theo quy định của pháp luật, các thông báo, thỏa thuận được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý tương đương với thông báo được lập bằng hình thức hợp đồng truyền thống.

Trên cơ sở đó, hợp đồng lao động điện tử được xác định là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm, điều kiện làm việc, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động. Nội dung hợp đồng được khởi tạo, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử như Internet, hệ thống phần mềm, thiết bị điện tử…, đồng thời được xác nhận bằng chữ ký điện tử hợp pháp của các bên nhằm thiết lập và ghi nhận quan hệ lao động theo đúng quy định pháp luật.

Tính pháp lý của hợp đồng lao động điện tử như thế nào?

Căn cứ Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, Điều 34 và Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023, Nghị định 337/2025/NĐ-CP hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu được pháp luật công nhận giá trị như hợp đồng bằng văn bản. 

Đồng thời, pháp luật về chữ ký số quy định rõ điều kiện bảo đảm giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử khi được ký bằng chữ ký điện tử hợp lệ. Trên cơ sở các quy định này, tính pháp lý của Hợp đồng lao động điện tử được thể hiện qua các nội dung cụ thể dưới đây.

Giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của Hợp đồng lao động điện tử

Một trong những nội dung doanh nghiệp cần quan tâm hàng đầu khi áp dụng hợp đồng lao động điện tử là giá trị pháp lý và khả năng áp dụng trong thực tế. 

• Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản giấy khi được giao kết đúng quy định pháp luật.
• Toàn bộ quy trình giao kết hợp đồng (đề nghị giao kết, chấp nhận giao kết, xác nhận hợp đồng) phải được thực hiện thống nhất trên môi trường điện tử.
• Hợp đồng điện tử được sử dụng làm căn cứ xác lập quyền, nghĩa vụ của các bên và giải quyết tranh chấp lao động khi phát sinh.

Chỉ được công nhận khi hợp đồng tồn tại dưới dạng dữ liệu điện tử

Giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử gắn liền với hình thức tồn tại của hợp đồng trên môi trường số. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa dữ liệu điện tử hợp pháp và bản in mang tính tham khảo.

• Hợp đồng lao động điện tử chỉ được công nhận giá trị pháp lý khi tồn tại dưới dạng dữ liệu điện tử.
• Việc in hợp đồng điện tử ra giấy không làm thay đổi bản chất pháp lý của hợp đồng và không được xem là hợp đồng điện tử.
• Khi hợp đồng đã được ký bằng chữ ký số và gửi qua phương thức điện tử, doanh nghiệp không bắt buộc phải in và gửi bản giấy cho người lao động.

Yêu cầu về chữ ký số khi ký Hợp đồng lao động điện tử

Chữ ký số là yếu tố quyết định tính hợp lệ và khả năng chứng minh của hợp đồng lao động điện tử. Việc sử dụng chữ ký số không đúng quy định có thể làm phát sinh rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

• Hợp đồng điện tử phải được ký bằng chữ ký số đáp ứng điều kiện an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
• Chữ ký số hợp lệ giúp bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và không thể chối bỏ của hợp đồng.
• Đây là căn cứ quan trọng để cơ quan quản lý, tòa án và các bên liên quan xem xét khi xảy ra tranh chấp lao động.

Đặc điểm của hợp đồng lao động điện tử

So với hợp đồng truyền thống, hợp đồng lao động điện tử có nhiều đặc điểm riêng cần lưu ý.

• Về luật điều chỉnh: Ngoài các quy định chung về hợp đồng trong Bộ luật Dân sự 2019, hợp đồng lao động điện tử còn chịu sự điều chỉnh của Luật Giao dịch điện tử, Luật về Giao kết hợp đồng điện tử, Luật về Thương mại điện tử, Luật về Chữ ký điện tử.
• Về quy trình giao kết: Thay vì các bên phải gặp mặt trực tiếp và ký hợp đồng bằng tay, hợp đồng điện tử sẽ được giao kết bằng phương tiện tử và hợp đồng sẽ được ký bằng chữ ký điện tử.
• Về điều kiện hợp pháp: Hợp đồng lao động điện tử hợp pháp phải đáp ứng đầy đủ điều kiện của văn bản điện tử và chữ ký số sử dụng theo Luật giao dịch điện tử 2023.
• Có ít nhất 3 chủ thể tham gia trong hợp đồng thay vì 2. Với hợp đồng truyền thống thì chỉ cần 2 chủ thể là bên bán và bên mua. Nhưng với hợp đồng điện tử, bên cạnh 2 chủ thể bán và mua thì cần có chủ thể thứ 3 – chính là các nhà cung cấp mạng hoặc cơ quan chứng thực chữ ký điện tử.

Mẫu hợp đồng lao động điện tử mới, chuẩn quy định pháp luật

Để đảm bảo đúng luật, doanh nghiệp nên sử dụng mẫu hợp đồng lao động điện tử được xây dựng theo Bộ luật Lao động 2019. Nội dung mẫu hợp đồng bao gồm:

• Thông tin người lao động và người sử dụng lao động
• Công việc, chức danh, địa điểm làm việc
• Thời hạn hợp đồng
• Mức lương, phụ cấp, hình thức trả lương
• Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi
• Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
• Điều khoản chấm dứt hợp đồng

>>> Tham khảo mẫu hợp đồng lao động điện tử mới nhất: Tải về

Hướng dẫn cách điền nội dung hợp đồng lao động điện tử

Để hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý và hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần xây dựng nội dung hợp đồng đầy đủ, đúng cấu trúc theo quy định của Bộ luật Lao động. 

Việc soạn thảo rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp các bên dễ dàng quản lý, đối chiếu và xử lý khi phát sinh tranh chấp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng đúng chuẩn pháp luật.

1. Phần mở đầu hợp đồng

Phần mở đầu của hợp đồng lao động điện tử cần thể hiện đầy đủ các thông tin hành chính cơ bản, bao gồm quốc hiệu, tiêu ngữ, thời gian và địa điểm lập hợp đồng. 

Tiếp theo, ghi rõ tên hợp đồng là “HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG”, kèm theo số hiệu hợp đồng để thuận tiện cho việc quản lý và tra cứu. Đồng thời, cần dẫn căn cứ pháp lý áp dụng là Bộ luật Lao động năm 2019.

2. Thông tin các bên giao kết hợp đồng lao động điện tử

• Bên A – Người sử dụng lao động: ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật, chức vụ, địa chỉ trụ sở, mã số thuế, thông tin tài khoản ngân hàng (nếu có).
• Bên B – Người lao động: ghi rõ họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ cư trú, số CMND/CCCD, trình độ chuyên môn, chuyên ngành đào tạo.

3. Nội dung chính của hợp đồng

Nội dung cốt lõi của hợp đồng lao động điện tử cần thể hiện rõ:

• Loại hợp đồng và thời hạn làm việc;
• Địa điểm làm việc, bộ phận công tác, chức danh và nhiệm vụ cụ thể;
• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, điều kiện an toàn – vệ sinh lao động;
• Mức lương, các khoản phụ cấp, hình thức và kỳ hạn trả lương;
• Quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động;
• Quyền và trách nhiệm của người sử dụng lao động.

4. Thỏa thuận khác và điều khoản thi hành

Phần này quy định các nội dung liên quan đến việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng hoặc lập phụ lục hợp đồng khi cần thiết. Đồng thời, nêu rõ số lượng bản hợp đồng, giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử, hình thức lưu trữ và hiệu lực thi hành. Cuối hợp đồng, hai bên tiến hành ký xác nhận; bên sử dụng lao động thực hiện ký số và đóng dấu theo quy định.

5. Hướng dẫn soạn thảo Phụ lục Hợp đồng lao động điện tử

Thông tin căn cứ hợp đồng gốc: Phụ lục hợp đồng lao động điện tử được lập khi có sự thay đổi nội dung so với hợp đồng đã ký trước đó. Vì vậy, cần ghi chính xác số hợp đồng lao động, ngày ký kết và thông tin liên quan của hợp đồng gốc làm căn cứ.

Nội dung điều chỉnh, bổ sung

Trong phụ lục cần nêu rõ:

• Điều khoản nào của hợp đồng lao động được thay đổi;
• Nội dung điều chỉnh cụ thể và cách thức thay đổi.
  Ví dụ:

• Thay đổi vị trí công việc hoặc chức danh;
• Điều chỉnh mức lương do thay đổi lương tối thiểu vùng hoặc chính sách nội bộ;
• Bổ sung các khoản phụ cấp, trợ cấp hoặc chế độ đãi ngộ khác.

Thời điểm và thời hạn áp dụng: Ghi rõ thời điểm các nội dung điều chỉnh trong phụ lục Hợp đồng lao động điện tử bắt đầu có hiệu lực, thời gian áp dụng cụ thể hoặc thời hạn kết thúc (nếu có) để đảm bảo thống nhất trong quá trình thực hiện.

6. Ký và hoàn tất

• Xác nhận nội dung: Nếu đồng ý, tiếp tục quá trình ký. Nếu không, gửi yêu cầu chỉnh sửa.
• Ký số: Sử dụng thiết bị chữ ký số (USB Token,…) hoặc chữ ký điện tử có sẵn trên hệ thống để ký vào các vị trí yêu cầu.
• Hoàn thành: Hợp đồng sau khi ký sẽ tự động chuyển sang trạng thái “Đã ký” và được lưu trữ điện tử. 

Hợp đồng lao động điện tử sử dụng chữ ký gì?

Chữ ký là yếu tố quyết định hiệu lực của hợp đồng điện tử. Để ký hợp đồng lao động điện tử nên sử dụng:

• Chữ ký số USB Token được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp.
• Chữ ký số cá nhân cho người lao động.
• Chữ ký số doanh nghiệp cho người sử dụng lao động.
• Chữ ký scan hoặc hình ảnh chữ ký không được khuyến nghị do rủi ro pháp lý cao.
• Chữ ký số từ xa HSM.

Các vấn đề cần chú trọng khi áp dụng hợp đồng lao động điện tử

Việc triển khai hợp đồng lao động điện tử không chỉ đơn thuần là thay đổi hình thức ký kết từ giấy sang điện tử, mà còn đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ chặt chẽ các yêu cầu về pháp lý, kỹ thuật và quản trị dữ liệu. 

Nếu áp dụng không đúng quy định, hợp đồng có thể tiềm ẩn rủi ro tranh chấp hoặc bị cơ quan chức năng đánh giá là chưa hợp lệ. Vì vậy khi triển khai hình thức này, doanh nghiệp và người lao động cần lưu ý:

• Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ: Nên dùng các nền tảng hợp đồng điện tử được Bộ Công Thương cấp phép để đảm bảo tính pháp lý.
• Bảo mật thông tin: Đảm bảo tài khoản ký và email cá nhân được bảo vệ, tránh việc người khác ký thay.
• Lưu trữ dữ liệu: Phải có phương án dự phòng dữ liệu điện tử để phục vụ việc thanh tra, kiểm tra của cơ quan chức năng sau này.
• Sự đồng thuận: Việc giao kết bằng hình thức điện tử phải có sự thỏa thuận và đồng nhất ý chí giữa cả hai bên.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Không cắt giảm nội dung bắt buộc, không ép buộc người lao động ký.

Hợp đồng lao động điện tử là xu hướng tất yếu trong quản trị nhân sự hiện đại, vừa phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam, vừa giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành. Khi được ký kết đúng quy định, sử dụng chữ ký số hợp pháp và lưu trữ an toàn, hợp đồng lao động điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý như hợp đồng giấy truyền thống và hoàn toàn yên tâm khi áp dụng trong thực tế.