Đăng ký
Đăng nhập
Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN là nhóm chi phí kế toán cần đặc biệt lưu ý khi lập hồ sơ quyết toán thuế. Đây có thể là các khoản chi thực tế đã phát sinh, doanh nghiệp đã hạch toán vào sổ kế toán, nhưng không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Việc phân loại sai chi phí được trừ và không được trừ có thể làm lệch số thuế TNDN phải nộp, phát sinh điều chỉnh khi quyết toán hoặc bị loại chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra. Vì vậy, ngay từ khi ghi nhận chi phí, kế toán cần kiểm tra đủ điều kiện chứng từ, mục đích phát sinh, phương thức thanh toán và quy định loại trừ liên quan.
Chi phí không được trừ là gì?
Chi phí không được trừ là các khoản chi phí không đáp ứng điều kiện để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, hoặc thuộc nhóm khoản chi bị loại theo quy định pháp luật thuế.
Nói cách khác, doanh nghiệp vẫn có thể ghi nhận khoản chi này trên sổ kế toán nếu thực tế có phát sinh và có căn cứ kế toán phù hợp. Tuy nhiên, khi tính thuế TNDN, khoản chi đó không được trừ khỏi doanh thu tính thuế, nên doanh nghiệp phải điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế trên tờ khai quyết toán.
Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng điều kiện về khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; một số khoản chi thực tế khác theo quy định; đồng thời có đủ hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, trừ trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định.
Điều kiện để một khoản chi được trừ như sau:
| Điều kiện | Cách hiểu thực tế |
| Khoản chi thực tế phát sinh | Có phát sinh thật trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp |
| Liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc thuộc nhóm khoản chi được pháp luật cho phép | Khoản chi phục vụ hoạt động của doanh nghiệp, không phải chi cá nhân hoặc chi không liên quan |
| Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp | Có hóa đơn, hợp đồng, biên bản, bảng kê, chứng từ kế toán phù hợp với từng loại chi phí |
| Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thuộc trường hợp bắt buộc | Với khoản chi từ ngưỡng phải thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán hợp lệ theo quy định |
Nếu khoản chi không đáp ứng các điều kiện trên hoặc thuộc danh mục khoản chi không được trừ, kế toán cần loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Các loại chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN
Các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN khá đa dạng, từ chi phí thiếu hóa đơn chứng từ, chi sai đối tượng, chi vượt mức quy định đến các khoản phạt, thuế, tiền chậm nộp. Khi rà soát hồ sơ quyết toán, kế toán nên phân nhóm để dễ kiểm tra thay vì chỉ nhìn từng chứng từ riêng lẻ.
Dưới đây là một số nhóm chi phí bị loại khi tính thuế TNDN thường gặp:
- Chi vượt định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa (Điểm 2.3).
- Chi mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn hoặc không lập bảng kê theo mẫu (Điểm 2.4).
- Chi thuê tài sản cá nhân thiếu hợp đồng, chứng từ thanh toán, hoặc không nộp thuế thay (Điểm 2.5).
- Chi tiền lương, thưởng:
+ Không ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính, hoặc quy chế thưởng do Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định (sửa đổi bởi Thông tư 25/2018/TT-BTC) (Điểm 2.6).
+ Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên, thù lao sáng lập viên không tham gia điều hành.
- Chi trang phục vượt 5 triệu đồng/người/năm (bằng tiền) hoặc không có hóa đơn (bằng hiện vật) (Điểm 2.7).
- Chi thưởng sáng kiến, cải tiến không có quy chế, hội đồng nghiệm thu (Điểm 2.8).
- Chi phụ cấp tàu xe nghỉ phép không đúng Bộ Luật Lao động (Điểm 2.9).
- Chi thêm cho lao động nữ, dân tộc thiểu số không đúng đối tượng hoặc vượt mức quy định (Điểm 2.10).
- Chi quỹ hưu trí tự nguyện, bảo hiểm:
+ Vượt 3 triệu đồng/tháng/người cho quỹ hưu trí tự nguyện, bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ, hoặc các quỹ an sinh xã hội (sửa đổi bởi Thông tư 25/2018/TT-BTC).
+ Phải ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính, hoặc quy chế thưởng.
+ Không được tính nếu doanh nghiệp không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc (Điểm 2.11).
- Chi trợ cấp mất việc không đúng quy định (Điểm 2.12).
- Chi đóng góp quản lý cấp trên hoặc vượt mức quy định của hiệp hội (Điểm 2.13, 2.14).
- Chi tiền điện, nước thiếu hóa đơn, chứng từ hợp lệ (Điểm 2.15).
- Chi thuê TSCĐ vượt mức phân bổ theo năm (Điểm2.16).
- Chi lãi vay không được trừ khi tính thuế TNDN bao gồm (Điểm 2.17, 2.18):
+ Vay để bù đắp vốn điều lệ còn thiếu.
+ Lãi vay vượt quá 150% lãi suất cơ bản của Ngân hàng Nhà nước (áp dụng cho khoản vay từ đối tượng không phải tổ chức tín dụng).
+ Lãi vay đã được vốn hóa (tính vào giá trị tài sản).
- Chi phí lãi vay vượt mức giới hạn quy định trong giao dịch liên kết.
- Chi dự phòng không đúng hướng dẫn của Bộ Tài chính (Điểm 2.19).
- Chi trích trước chưa chi hoặc chi không hết (Điểm 2.20).
+ Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại khoản tiền tệ gốc ngoại tệ (trừ nợ phải trả) (Điểm 2.21).
- Chi tài trợ giáo dục, y tế, thiên tai, nhà tình nghĩa, nghiên cứu khoa học không đúng đối tượng, thiếu hồ sơ (Điểm 2.22-2.26).
- Chi phí quản lý do công ty nước ngoài phân bổ vượt công thức quy định (Điểm 2.27).
- Chi được bù đắp bởi nguồn khác, chi từ quỹ phát triển khoa học, chi phí chơi golf (Điểm 2.28).
- Chi thuê quản lý kinh doanh trò chơi có thưởng, casino vượt 4% doanh thu (Điểm 2.29).
- Chi không tương ứng doanh thu tính thuế, trừ các khoản đặc thù như:
+ Phòng chống HIV/AIDS, giáo dục quốc phòng, hỗ trợ tổ chức Đảng.
+ Chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động (ví dụ: chi đám hiếu, hỷ, nghỉ mát, hỗ trợ thiên tai, khen thưởng con em người lao động…) không quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế (sửa đổi bởi Thông tư 25/2018/TT-BTC) (Điểm 2.30).
- Chi đầu tư xây dựng cơ bản để hình thành TSCĐ (Điểm 2.31).
- Chi ủng hộ, từ thiện không thuộc các khoản tài trợ được phép (Điểm 2.32).
- Chi liên quan phát hành cổ phiếu, cổ tức (trừ loại nợ phải trả) (Điểm 2.33).
- Chi cấp quyền khai thác khoáng sản vượt mức thực tế (Điểm 2.34).
- Chi kinh doanh đặc thù (bảo hiểm, xổ số, chứng khoán) không đúng hướng dẫn của Bộ Tài chính (Điểm 2.35).
- Tiền phạt vi phạm hành chính (giao thông, thuế, kế toán…) (Điểm 2.36).
- Thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ, thuế TNDN, TNCN (trừ trường hợp nộp thay theo hợp đồng) (Điểm 2.37).
>> Xem chi tiết 37 khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN TẠI ĐÂY
Ví dụ về chi phí không được trừ
Để dễ hình dung, kế toán có thể hiểu chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN là những khoản chi đã phát sinh trong thực tế, nhưng không đủ điều kiện để đưa vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Ví dụ, doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ nhưng không có hóa đơn hợp pháp, hoặc có hóa đơn nhưng thông tin không đúng, không chứng minh được khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh thì khoản chi này có thể bị loại khi tính thuế TNDN.
Một trường hợp khác là doanh nghiệp phát sinh khoản chi tiếp khách, công tác phí, hội nghị nhưng hồ sơ không đầy đủ, thiếu đề nghị thanh toán, quyết định cử đi công tác, bảng kê chi tiết hoặc chứng từ chứng minh mục đích phục vụ kinh doanh. Khi đó, dù khoản chi đã được hạch toán vào sổ kế toán, doanh nghiệp vẫn có rủi ro không được tính vào chi phí được trừ.
Ngoài ra, các khoản tiền phạt vi phạm hành chính, tiền chậm nộp thuế, chi phí cá nhân của chủ doanh nghiệp, chi phí không liên quan đến hoạt động kinh doanh hoặc khoản mua hàng có giá trị thuộc trường hợp phải thanh toán không dùng tiền mặt nhưng lại thanh toán bằng tiền mặt cũng là những ví dụ thường gặp về chi phí bị loại khi tính thuế TNDN.
Chi phí khác có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Có thể được trừ, nhưng không phải mọi khoản chi phí khác đều mặc nhiên được trừ khi tính thuế TNDN. Kế toán cần kiểm tra khoản chi đó có thực tế phát sinh, có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc thuộc nhóm được pháp luật cho phép, đồng thời có đủ hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán theo quy định hay không.
Ví dụ, một khoản chi phí khác phát sinh để xử lý công việc phục vụ hoạt động kinh doanh, có đầy đủ hồ sơ và không thuộc nhóm khoản chi không được trừ thì có thể được tính vào chi phí được trừ. Ngược lại, nếu khoản chi không chứng minh được mục đích kinh doanh, thiếu hóa đơn chứng từ hoặc là tiền phạt vi phạm hành chính thì không được trừ khi tính thuế TNDN.
Chi phí lãi vay không được trừ có đúng không?
Không phải mọi chi phí lãi vay đều không được trừ. Chi phí lãi vay có thể được trừ nếu phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, có hồ sơ vay, chứng từ thanh toán và không thuộc trường hợp bị khống chế hoặc bị loại theo quy định.
Tuy nhiên, một số khoản chi phí lãi vay không được trừ có thể phát sinh trong các trường hợp như: lãi vay tương ứng phần vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn; lãi vay không phục vụ hoạt động kinh doanh; lãi vay thiếu hồ sơ chứng minh; hoặc chi phí lãi vay vượt giới hạn được trừ đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết nếu thuộc phạm vi áp dụng quy định khống chế chi phí lãi vay. Theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 20/2025/NĐ-CP, tổng chi phí lãi vay sau khi trừ lãi tiền gửi và lãi cho vay phát sinh trong kỳ của người nộp thuế có giao dịch liên kết được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN không vượt quá 30% EBITDA trong kỳ tính thuế.
Hướng dẫn xử lý khi chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN và quyết toán thuế
Khi phát hiện chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN, kế toán cần xác định thời điểm phát hiện sai sót để có cách xử lý phù hợp. Về nguyên tắc, các khoản chi này vẫn là chi phí thực tế phát sinh của doanh nghiệp, nên không nhất thiết phải xóa hoặc hạch toán lại trên sổ kế toán. Phần cần xử lý là điều chỉnh khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Trường hợp 1: Doanh nghiệp tự phát hiện trước khi cơ quan thuế kiểm tra
Nếu kế toán phát hiện chi phí không được trừ trước khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp nên chủ động rà soát và tổng hợp các khoản chi này trước khi lập hồ sơ quyết toán thuế TNDN.
Khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN, kế toán đưa tổng giá trị các khoản chi không được trừ vào chỉ tiêu B4 – Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế trên tờ khai 03/TNDN. Việc kê khai tại chỉ tiêu này giúp điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế, từ đó xác định lại số thuế TNDN phải nộp theo đúng quy định.
Kế toán cần lưu ý: không thực hiện bút toán điều chỉnh lại chi phí trên sổ kế toán nếu khoản chi đã phát sinh thực tế và được ghi nhận đúng theo bản chất kế toán. Đây chỉ là khoản chi không được trừ theo quy định thuế, nên được xử lý khi quyết toán thuế TNDN.
Trường hợp 2: Cơ quan thuế phát hiện khi kiểm tra, quyết toán thuế
Nếu cơ quan thuế kiểm tra và xác định doanh nghiệp có khoản chi không được trừ nhưng chưa loại ra khi nộp quyết toán thuế TNDN, các khoản chi này thường được ghi nhận trong biên bản kiểm tra thuế.
Khi đó, doanh nghiệp không hạch toán lại các khoản chi này trên sổ kế toán. Thay vào đó, kế toán căn cứ vào biên bản kiểm tra thuế để xác định phần thuế TNDN phải điều chỉnh tăng. Trường hợp phát sinh thiếu số thuế phải nộp, doanh nghiệp có thể phải nộp bổ sung số thuế TNDN và tiền chậm nộp theo quy định.
Để hạn chế rủi ro khi quyết toán, doanh nghiệp nên lập bảng theo dõi riêng các khoản chi phí không được trừ, nêu rõ nội dung chi, số tiền, lý do không được trừ và hồ sơ chứng từ liên quan. Cách làm này giúp kế toán chủ động hơn khi lập tờ khai 03/TNDN và dễ giải trình nếu cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu.
Cách hạch toán chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN
Chi phí không được trừ hạch toán vào tài khoản nào? Về nguyên tắc, chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN vẫn là chi phí thực tế phát sinh của doanh nghiệp. Vì vậy, kế toán vẫn hạch toán các khoản chi này vào tài khoản chi phí phù hợp theo đúng bản chất nghiệp vụ, chẳng hạn TK 642 đối với chi phí quản lý doanh nghiệp, TK 632 đối với giá vốn hàng bán, TK 635 đối với chi phí tài chính hoặc TK 641 đối với chi phí bán hàng.
Điểm khác biệt nằm ở bước quyết toán thuế TNDN cuối năm. Khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN theo Mẫu 03/TNDN, doanh nghiệp phải loại phần chi phí không được trừ ra khỏi chi phí được trừ bằng cách kê khai vào chỉ tiêu [B4] – Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Có thể hiểu theo hai bước xử lý như sau:
Bước 1: Hạch toán kế toán theo thực tế phát sinh
Doanh nghiệp vẫn ghi nhận chi phí như bình thường theo đúng bản chất kinh tế của nghiệp vụ. Ví dụ:
- Chi phí lãi vay hạch toán vào TK 635 – Chi phí tài chính.
- Chi phí bán hàng hạch toán vào TK 641 – Chi phí bán hàng.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp hạch toán vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Giá vốn hàng bán hạch toán vào TK 632 – Giá vốn hàng bán.
- Chi phí tiền lương, phúc lợi hạch toán vào TK 622, 627, 641, 642 tùy bộ phận phát sinh.
Bước 2: Điều chỉnh khi quyết toán thuế TNDN
Khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN, kế toán tổng hợp các khoản chi phí không được trừ và đưa vào chỉ tiêu [B4] trên tờ khai 03/TNDN. Việc này làm tăng thu nhập chịu thuế so với lợi nhuận kế toán, từ đó làm tăng số thuế TNDN phải nộp tương ứng nếu doanh nghiệp phát sinh thu nhập tính thuế.
Như vậy, doanh nghiệp không cần mở một tài khoản kế toán riêng để hạch toán chi phí không được trừ. Kế toán nên hạch toán theo đúng nghiệp vụ phát sinh, đồng thời mở bảng theo dõi riêng các khoản chi không được trừ để thuận tiện khi lập quyết toán thuế TNDN và giải trình với cơ quan thuế.
Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN là nhóm chi phí kế toán cần rà soát kỹ trước khi lập quyết toán thuế, đặc biệt với các khoản thiếu hóa đơn chứng từ, không có thanh toán không dùng tiền mặt khi bắt buộc, chi không phục vụ hoạt động kinh doanh, tiền phạt, chi phí lãi vay bị khống chế hoặc các khoản chi vượt mức quy định.
Để hạn chế rủi ro bị loại chi phí, doanh nghiệp nên kiểm tra chứng từ ngay từ thời điểm phát sinh, phân loại rõ chi phí được trừ và không được trừ, đồng thời theo dõi riêng phần chi phí bị loại để điều chỉnh đúng khi quyết toán thuế TNDN. Với xCyber Books, doanh nghiệp có thể quản lý dữ liệu kế toán, hóa đơn và chứng từ tập trung hơn, hỗ trợ kế toán tra cứu, đối chiếu và chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuận tiện hơn.
