Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 99/2025/TT-BTC: Cách lập, cách ghi và tải mẫu miễn phí

Từ ngày 01/01/2026, doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC sẽ sử dụng hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán ban hành kèm theo Thông tư này. Trong đó, mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 99 là một trong những chứng từ được nhiều kế toán và doanh nghiệp tìm kiếm vì gắn trực tiếp với nghiệp vụ xuất vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp. Nếu bạn đang cần tra cứu đúng mẫu, cách ghi hoặc tải mẫu phiếu xuất kho Excel Thông tư 99, nội dung dưới đây sẽ giúp bạn nắm nhanh những điểm quan trọng nhất.

Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 99/2025/TT-BTC 

Theo Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 99/2025/TT-BTC, mẫu phiếu xuất kho áp dụng từ ngày 01/01/2026 là Mẫu số 02-VT. Thông tư 99 cũng có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC đối với chế độ kế toán doanh nghiệp. Vì vậy, nếu doanh nghiệp đang tìm mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 99 để áp dụng từ năm tài chính 2026 trở đi, thì mẫu cần dùng là Mẫu số 02-VT theo Thông tư 99.

Về phạm vi áp dụng, Thông tư 99 là chế độ kế toán doanh nghiệp, áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc nhiều loại hình khác nhau. Theo đó, phiếu xuất kho theo Thông tư 99 được dùng trong doanh nghiệp để theo dõi việc xuất vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm hoặc hàng hóa ra khỏi kho; đồng thời làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng, kế toán ghi sổ và doanh nghiệp kiểm soát biến động hàng tồn kho.

>>> Tải mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 99 Word tại đây

>>> Tải mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 99 Excel tại đây

Cách lập và ghi mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 99 đúng chuẩn

Để sử dụng đúng phiếu xuất kho theo Thông tư 99, doanh nghiệp không chỉ cần chọn đúng mẫu 02-VT mà còn cần hiểu cách ghi từng chỉ tiêu, quy trình lập phiếu, số liên phải lập và trách nhiệm của từng bộ phận liên quan. Đây là phần rất quan trọng vì phiếu xuất kho là chứng từ gốc phục vụ cả quản lý kho lẫn hạch toán kế toán.

Cách ghi mẫu phiếu xuất kho TT99

Khi ghi mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 99, trước hết cần hoàn thiện phần thông tin chung ở đầu phiếu. Góc bên trái phiếu ghi rõ tên đơn vị hoặc đóng dấu đơn vị, đồng thời ghi bộ phận xuất kho. Mỗi phiếu được lập cho một hoặc nhiều loại vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cùng một kho và cùng một mục đích sử dụng hoặc cùng một đối tượng hạch toán chi phí.

Các thông tin cơ bản cần ghi trên phiếu gồm:

• Họ tên người nhận hàng;
• Tên đơn vị hoặc bộ phận nhận;
• Số phiếu, ngày, tháng, năm lập phiếu;
• Lý do xuất kho;
• Tên kho xuất hàng.

Ở phần bảng chi tiết:

• Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
• Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.
• Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).
• Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (tùy theo quy định hạch toán của doanh nghiệp) và tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho (cột 4 = cột 2 x cột 3).

Cuối phiếu:

• Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực tế đã xuất kho.
• Dòng “Tổng số tiền viết bằng chữ”: Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.

Quy trình lập phiếu xuất kho

Về quy trình, phiếu xuất kho theo thông tư 99 thường được lập khi doanh nghiệp phát sinh nhu cầu xuất vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ từ kho để phục vụ sản xuất, kinh doanh hoặc bàn giao cho bộ phận sử dụng.

Trình tự chung có thể thực hiện như sau:

• Bộ phận có nhu cầu xuất kho lập đề nghị xuất.
• Kế toán hoặc bộ phận được phân công lập phiếu xuất kho.
• Người có thẩm quyền duyệt phiếu.
• Thủ kho căn cứ vào phiếu đã duyệt để xuất hàng.
• Các bên liên quan ký xác nhận và chuyển liên chứng từ theo quy trình nội bộ.

Số liên của phiếu xuất kho và trách nhiệm

Thông thường, phiếu xuất kho theo thông tư 99 được lập thành 3 liên:

• Liên 1: lưu tại bộ phận lập phiếu.
• Liên 2: thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán.
• Liên 3: giao cho người nhận hàng để theo dõi nội bộ hoặc làm căn cứ vận chuyển.

Về trách nhiệm ghi và ký:

• Người lập phiếu chịu trách nhiệm lập chứng từ ban đầu.
• Người nhận hàng ký xác nhận đã nhận đúng hàng.
• Thủ kho ghi số lượng thực xuất và ký xác nhận.
• Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán kiểm tra chứng từ.
• Người có thẩm quyền phê duyệt việc xuất kho theo phân cấp quản lý của doanh nghiệp.

Quy trình sau khi lập phiếu xuất kho

Sau khi mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 99 được lập, người lập phiếu, kế toán trưởng ký xác nhận, sau đó chuyển cho Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt. Phiếu sau khi duyệt được giao cho người nhận hàng để xuống kho nhận vật tư, hàng hóa. Thủ kho ghi vào cột số 2 số lượng thực xuất, ghi ngày tháng năm xuất kho, và ký tên cùng người nhận hàng. Các liên được phân phối đến các bộ phận theo chức năng để lưu trữ, theo dõi và hạch toán.

Căn cứ vào các yếu tố nào để doanh nghiệp xác định đơn vị tiền tệ trong kế toán?

Để xác định đơn vị tiền tệ trong kế toán, doanh nghiệp cần căn cứ trước hết vào các yếu tố chính liên quan đến hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như:

• Đồng tiền được sử dụng chủ yếu trong việc xác định giá bán hàng hóa, dịch vụ;
• Đồng tiền được sử dụng chủ yếu trong việc xác định chi phí sản xuất, kinh doanh;
• Đồng tiền có ảnh hưởng lớn đến dòng tiền của doanh nghiệp.

Trường hợp vẫn chưa xác định rõ được theo các yếu tố trên, Thông tư 99 cho phép doanh nghiệp xem xét thêm:

• Đơn vị tiền tệ dùng để huy động các nguồn lực tài chính, như phát hành công cụ nợ hoặc công cụ vốn;
• Đơn vị tiền tệ thường xuyên thu được từ hoạt động kinh doanh và được sử dụng để tích trữ.

Nội dung này đặc biệt cần lưu ý khi doanh nghiệp lập chứng từ kế toán, trong đó có phiếu xuất kho theo thông tư 99, vì đơn vị tiền tệ sử dụng trên chứng từ phải thống nhất với đơn vị tiền tệ doanh nghiệp đã lựa chọn trong kế toán.

Từ ngày 01/01/2026, mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 99 áp dụng trong doanh nghiệp là Mẫu số 02-VT ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Đây là chứng từ dùng để theo dõi việc xuất hàng khỏi kho, làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và kế toán ghi sổ. Khi sử dụng mẫu này, doanh nghiệp cần ghi đúng chỉ tiêu trên phiếu, thực hiện đúng quy trình lập – duyệt – xuất kho và lưu chuyển chứng từ để bảo đảm số liệu kế toán, kho và hồ sơ nội bộ được đồng nhất.